Kirjanpitojärjestelmän muuttaminen tai täydentäminen on erinomainen tapa automatisoida taloudellisia tietoja ja luoda tehokkaampi infrastruktuuri, varsinkin jos olet siirtymässä kirjanpitotyylistä ohjelmistopohjaiseen kirjanpitojärjestelmään. Kirjanpito -ohjelmiston tai -järjestelmien onnistuneen käyttöönoton pitäisi johtaa projektipäällikkö, joka voi käyttää aikaa kirjanpitojärjestelmän valinnassa varmistaakseen, että valitset vaihtoehdon, jolla on laaja koulutus ja tekninen tuki. Opi ottamaan käyttöön kirjanpitojärjestelmä.
Askeleet
Vaihe 1. Valitse uusi kirjanpitojärjestelmäsi huolellisesti
Voit halutessasi palkata ulkopuolisen kirjanpitäjän tarkistamaan talousmenettelysi ja ehdottamaan muutoksia, jotka voivat auttaa yritystä. Tarkista jokaisen muutoksen edut kirjanpito- tai kirjanpito-osastollasi, koska heidän on työskenneltävä sen kanssa päivittäin.
Varmista, että sinulla on johdon ja kirjanpidon tuki ennen vaihtamista. On vaikea tehdä koko yrityksen laajuisia muutoksia ilman muiden ihmisten kouluttamista
Vaihe 2. Määritä projektipäällikkö, joka johtaa toteutusprosessia
Tällä henkilöllä tulee olla laaja kokemus koko yrityksen projekteista. Kirjanpito- ja kirjanpito -osastojen tuntemus antaa heille mahdollisuuden ymmärtää tarvittavaa talousarviota, resursseja ja tukea.
Vaihe 3. Luo budjetti ja aikajana
Kirjanpitojärjestelmien muuttaminen edellyttää investointeja esimieheen, työntekijän työaikaan, koulutusmateriaaleihin ja muuhun. Aseta realistinen aikajana projektipäällikön ja kirjanpito -osaston kanssa.
Vaihe 4. Suunnittele uusi kirjanpitojärjestelmä
Kun olet valinnut käyttämäsi kirjanpitojärjestelmän, sinun on käytettävä aikaa sen mukauttamiseen tarpeidesi mukaan. Keskustele ostamasi yrityksen suunnittelijoiden kanssa tarvittavien ominaisuuksien valitsemiseksi.
Vaihe 5. Luo koulutusohjelma
Tutki nykyistä infrastruktuuriasi ja luo erilainen koulutussuunnitelma kullekin osastolle, joka toimii kirjanpito -ohjelmiston kanssa. Jos kirjanpito -ohjelma ei tarjoa sinulle koulutuskäsikirjaa, ota yhteyttä tekniseen kirjoitusyritykseen saadaksesi tarkan käsikirjan.
Vaihe 6. Luo pilottilaskentajärjestelmä
Henkilökuntasi voi testata tätä järjestelmää, mutta sinun pitäisi silti pystyä ehdottamaan muutoksia onnistuneempiin menettelyihin. Jotkut yritykset perustavat pieniä moduuleja ja työntekijät lähettävät palautetta prosessin alussa.
Vaihe 7. Kouluta työntekijöitäsi järjestelmän käyttöön
Jos monet ihmiset tarvitsevat koulutusta, voit halutessasi tehdä tämän eri aalloilla. Käytä pilottijärjestelmää heidän kouluttamiseen.
Vaihe 8. Tee muutokset ja hyväksy kirjanpitojärjestelmä
Kun ohjelmisto- tai rahoitusyhtiö on asentanut järjestelmän, voit aloittaa lopullisen toteuttamisaikataulun. Siirrä tiedot vanhasta kirjanpitojärjestelmästä uuteen järjestelmään.
Määritä menettelyt, jos historiallisten tietojen siirrossa on ongelmia. Tämä on erittäin tärkeä osa toteutustasi, ja kirjanpitojärjestelmän tarjoajan on oltava valmiina varmistamaan, että järjestelmä on täysin toiminnassa
Vaihe 9. Aloita siirtyminen
Aloita talousosastolta ja aloita koko yrityksen toiminta. Varaa ylimääräistä aikaa uuden järjestelmän oppimiseen työntekijöidesi työpäivän aikana.
Vaihe 10. Määritä tukitoimenpiteet
Pyydä yrityksen yhteyshenkilöä, josta ostit kirjanpito -ohjelmiston, ja luo täydennyskoulutuskursseja kaikille apua tarvitseville.