Pomon matkasuunnitelman laatimisen ei tarvitse olla uuvuttavaa. Huolellisella suunnittelulla sekä sinä että pomosi olette valmiita mihin tahansa suunniteltuun matkaan.
Askeleet
Osa 1/4: Matkan suunnittelu
Vaihe 1. Tapaa pomosi ja keskustele heidän matkamuistoistaan
Onko hän älypuhelinkarkki tietoinen kaikista sovelluksista A: sta Z: hen? Onko hän luddiitti, joka käyttää läppäpuhelinta ja ostaa karttoja huoltoasemalta? Ennen kuin laadit reittisuunnitelman pomollesi, sinun on opittava, miten pomosi haluaa päästä reittisuunnitelmaan sekä heidän mieltymyksensä ja inhoamansa.
- Mitä he haluavat asettaa etusijalle: mukavuutta ja mukavuutta tai yrityksen rahan säästämistä? (Pomosi mieltymykset tässä auttavat ohjaamaan suunnittelusi mukana tulevia rajapäätöksiä.)
- Ovatko he mieluummin digitaalisia reittejä vai paperireittejä?
- Millaisista istuimista he pitävät?
- Kuinka paljon yksityiskohtia he haluavat matkasuunnitelmassa?
- Mitä yritysalennuksia he haluaisivat käyttää?
- Miten he haluavat viettää aikaa ennen ja jälkeen kokouksia?
- Haluavatko he sijoittaa matkatoimistoon?
- Tällaiset kysymykset voivat olla hyödyllisiä kartoitettaessa polkua eteenpäin, jotta sinä ja pomosi voitte olla samalla sivulla suuren matkasuunnitelman rakentamisessa.
Vaihe 2. Hanki näkemyksiä kollegoilta, jotka tuntevat pomosi paremmin kuin sinä
Joskus kollegoillasi on jo kokemusta pomosi matkasta. He saattavat tietää asioita, joita pomosi pitää olennaisina reittisuunnitelmassa.
Vaihe 3. Tiedä pomosi matkan tarkoitus
Olitpa pomosi matkalla työ- tai lomamatkalle, haluat heidän olevan niin valmistautuneita kuin mahdollista. Mieti, millaisen vaikutelman he haluavat tehdä tapaamiinsa ihmisiin ja mitä he tarvitsevat tehdäkseen vaikutelman.
Vaihe 4. Valmista matkalle sopivien kohteiden tarkistuslista
Työmatka vaatii todennäköisesti liikkuvan toimiston- sisällytä tarkistuslistaan kaikki ja kaikki mobiiliversiot tavaroista, joita pomo tyypillisesti käyttää työssään.
Harkitse puhelinlatureita, ulkomaisia sovittimia (tarvittaessa), flash -asemia, tabletteja, akkuja ja käyntikortteja
Vaihe 5. Varmista, että pomollasi on matkatavarat pakattuna
Ennen lähtöä voit ottaa yhteyttä pomoon ja tarkistaa, ettei hän unohtanut mitään.
Osa 2/4: Matkan varaaminen
Vaihe 1. Etsi edullisin tai kätevin lento
Jos matka vaatii lentomatkoja, on parasta tutkia useita vaihtoehtoja parhaalle lennolle ja/tai hotellille. Kayak vertailee erilaisia matkasivustoja löytääkseen parhaan nykyisen hinnan, mutta myös sen, että hinta todennäköisesti nousee tai laskee, jos ostat lipun tai varauksen myöhemmin.
Jos pomosi on ilmoittanut haluavansa mukavuutta, voit päätyä valitsemaan hieman kalliimman lennon, joka sopii pomosi tarpeisiin
Vaihe 2. Arvioi, olisiko matkatoimistosta apua pomosi tietyllä matkalla
- Matkatoimistot voivat yleensä lisätä osaamistaan, jos matka sisältää epäsuoria lentoja, kansainvälisiä matkoja tai hyvitettäviä lippuja.
- Jos pomollasi on ensisijainen matkatoimisto, pyri ehdottomasti luomaan vahva suhde tämän henkilön kanssa. Ole ystävällinen ja kiitollinen ja tietoinen heidän palveluistaan. Et koskaan tiedä, milloin agentti voi saada sinut tai pomosi pois odottamattomasta matkahäiriöstä.
Vaihe 3. Ajoita pomosi saapuminen illaksi ennen kokouksia
Haluat sallia mahdollisimman paljon joustavuutta viivästysten sattuessa. Lisäksi pomosi voi keskittyä valmistautumiseen kokouksiin sen sijaan, että pääsisi kokouksiin ajoissa.
Vaihe 4. Etsi suoria lentoja pikemminkin kuin epäsuoria
Aina kun voit poistaa mahdolliset komplikaatiot, tee se. Epäsuorat lennot aiheuttavat yleensä porttimuutoksia ja viivästyksiä.
Jos välilasku on väistämätön, etsi lentoja, joilla on lyhyempi välilasku
Vaihe 5. Varmista, että hakusi ottaa huomioon vaihtoehtoiset lentokentät
Jos pomosi kokous on esimerkiksi Washingtonissa, haluat haun ottavan huomioon Reaganin (DCA), Dullesin (IAD) ja Baltimoren (BWI).
Vaihe 6. Etsi pomollesi mukava istuin
SeatGurun kaltainen palvelu tarjoaa yksityiskohtaisen analyysin lentokoneiden istuimista ja niiden jalkatiloista, ikkunoista pääsystä, kallistumismahdollisuuksista ja wc: n läheisyydestä.
Vaihe 7. Harkitse halpoja lentoliikenteen harjoittajia, kuten JetBlue ja Southwest, joita Kayak ei sisälly hauihinsa
Nämä lentoyhtiöt voivat tarjota parempia tarjouksia. Lisäksi jos pomosi tykkää työskennellä lentokoneessa, JetBlue on arvostettu WiFi -yhteydestään.
Vaihe 8. Ota selvää, onko pomollasi usein lentolehtisiä tai yritysalennuksia
Varaa tiedot näille kilometreille ja alennuksille, kun varaat lentoyhtiöltä.
Vaihe 9. Harkitse pakettitarjouksia
Jos pomosi tarvitsee hotellin ja/tai vuokra -auton lennon yhteydessä, osta paketti ja säästä jopa 50%.
Osa 3/4: Matkasuunnitelman järjestäminen
Vaihe 1. Luo matkapaketti pomollesi
Matkapaketin tulee sisältää seuraavat tiedot:
- lentokentän saapumisaika (vähintään kaksi tuntia ennen aikataulun mukaista lentoa)
- lennon lentoyhtiö
- lennon numero
- lähtö- ja saapumislentoasemille
- lähtö- ja saapumisajat
- lähtö- ja saapumisportit
- kohdehotelli, jossa on osoite ja uloskirjautumisaika
- autonvuokrauksen tiedot.
- Paketissa tulee olla myös hotellin, lentoyhtiön ja matkatoimiston (tarvittaessa) puhelinnumerot.
- Liitä mukaan kopiot pomosi passista ja ajokortista.
- Jos pomosi on matkalla vieraaseen maahan, täydennä matkapakettia tiedoilla vieraan maan valuuttakursseista, tullista ja mahdollisista turvallisuusongelmista.
- Haluat esimiehesi löytää nämä tärkeät tiedot helposti.
Vaihe 2. Sisällytä matkapalvelupakettiin tiedot autopalveluista
Jos pomosi ei vuokraa autoa, he tarvitsevat tavan kiertää.
- Matkanjakopalvelut, kuten Uber ja Lyft, ovat suosittuja, ja ne sopivat hyvin kustannusherkille tai rennommille pomoille. Jotkut lentokentät eivät kuitenkaan salli kyydinjakopalveluja.
- Pomolle, joka haluaa käyttää ylellisempään kyytiin, limolink.com antaa sinun varata autokuljetetun limusiinin tai autopalvelun kaupungeista ympäri maailmaa.
- Jos pomosi haluaa kaupunkiauton limusiinin sijasta, tutustu pomon kohteeseen nähdäksesi, mitä paikalliset yritykset tarjoavat kaupunkiautopalvelua.
Vaihe 3. Sisällytä päivittäiset esityslistat matkapakettiin
Aikataulu, jossa on erityiset kokousohjelmat ja -ajat, tulisi olla pomollesi helposti saatavilla.
- Harkitse cocktail -tunnin tai illalliskokousten ajoittamista, jos pomosi voi hyvin sosiaalisemmissa ympäristöissä.
- Hyödyllisiä lisäyksiä päivittäisiin agendoihin ovat sääennusteet, kohdealueen kartta ja asiaankuuluvat ajo -ohjeet.
Vaihe 4. Kartoita pomosi vapaa -aika päivittäisiin esityslistoihin helposti luettavalla fontilla
Jos olet perehtynyt pomosi makuun, sisällytä tietoja läheisistä ravintoloista tai tapahtumista, joista pomosi voi nauttia tänä vapaa -aikana
Vaihe 5. Varmista, että pomollasi on valmis tapa järjestää kaikki matkakuitit
Yksinkertainen kansio voisi tehdä tempun.
Osa 4/4: Ole valmis ongelmiin
Vaihe 1. Ole rauhallinen
Ajattele kaikkia aikoja, kun matkustit ja jouduit odottamattomaan säähän, viivästymisiin ja muihin tapahtumiin, joihin et voi vaikuttaa. Esimiehesi saattaa kohdata matkahäiriöitä, mutta voit olla valmis valmistautumaan, ellei kaikki matkasuunnitelmassa mene suunnitelmien mukaan.
Vaihe 2. Ilmoita pomosi pankille matkasuunnitelmista, jotta pankki ei jäädytä pomosi luotto- tai maksukortteja
Haluat kaikkien olevan samalla sivulla, kun pomosi on poissa toimistosta.
Vaihe 3. Muodosta yhteys kollegoidesi kanssa kokouspaikkaan
Ennen kuin pomo lähtee matkalle, esittele itsesi lyhyesti puhelimitse kohdehotellin vastaanottoon ja asiaankuuluviin henkilökunnan jäseniin, jotka osallistuvat kokouksiin, joihin pomosi on määrä osallistua. Tämä on tilaisuutesi saada käsitys siitä, mihin pomosi on menossa, ja ehkä jos tietyt kokoukset kestävät todennäköisesti pitkään tai alkavat ajoissa.
Vaihe 4. Tiedä, miten pomosi haluaa kommunikoida poissa ollessaan
Haluat olla johdonmukainen tapa ottaa yhteyttä toisiisi.
Vinkkejä
- Käytä malleja. Jotkut, jotka ovat suunnitelleet reittejä pomoille tai toiset aiemmin, tarjoavat työnsä tulevien suunnittelijoiden kehittämiseksi. Nämä olemassa olevat asiakirjat voivat auttaa muodostamaan pohjan paremmalle reittisuunnitelmalle esimiehesi tulevalle matkalle, olipa kyse vain karkeasta vertailusta tai jos sattuu olemaan asiakirjan todellisia osia, jotka perustuvat läheisesti malliin.
- Ei voi korostaa tarpeeksi, että pomosi mieltymykset määräävät kuinka yksityiskohtaisen reitin sinun pitäisi tehdä. Jotkut pomot mieluummin paljain luustoreitillä; toiset haluavat erityisiä yksityiskohtia matkan jokaisesta vaiheesta. Joka tapauksessa sinun tulee säilyttää oma tietämyksesi yksityiskohtainen reitti referenssiksi.
- On monia mobiilisovelluksia, jotka yhdistävät matkasuunnittelun. Sovellukset, kuten TripIt ja Hotel Tonight, on arvioitu positiivisesti. Asenna ne (ja muut) puhelimeesi ja kokeile niiden eri ominaisuuksia. Mittaa, sopivatko ne esimiehellesi vai eivät.