Jos omistat pienyrityksen, tiedät todennäköisesti, että voit vähentää suurimman osan liiketoimintaasi liittyvistä kuluista. Sinun on kuitenkin myös säilytettävä kuitit ja muut asiakirjat näistä kuluista siltä varalta, että veroosasto tarkastaa veroilmoituksesi tai pyytää lisätietoja vaatimistasi vähennyksistä. Kuittien järjestäminen ja kulujen seuranta voi olla vaivalloista, mutta jos sinulla on kätevä ja helppokäyttöinen järjestelmä, voit varmistaa, että sinulla on kaikki valmiina maksujen vähentämiseksi.
Askeleet
Tapa 1 /3: Arkistointijärjestelmän kehittäminen
Vaihe 1. Valitse kätevä tiedostojen tallennusjärjestelmä
On helpompi kehittää tapa lähettää kuitit heti, jos tiedostosi tallennustila on helposti saatavilla. Useimmille pienyrityksille yksinkertainen arkistokaappi riittää. Säilytä se paikassa, jonka ohitat usein, jotta sinun ei tarvitse mennä ulos kuittien arkistoinnista.
- Usein paras paikka tiedostojen tallennusjärjestelmälle on aivan pöydän vieressä, jossa hoidat liiketoiminnan rahoitusta. Näin kaikki tarvittava on lähellä.
- Jos sinulla on pienempi yritys ilman paljon kuitteja, pienempi tiedostolaatikko saattaa toimia paremmin. Saatat esimerkiksi saada muovilaatikon, jossa on roikkuvat kansiot.
Vaihe 2. Järjestä kuitit luokittain
Kun suoritat verosi, sinun on laskettava vähennyksesi tietyissä luokissa. Jos annat kuitit näihin luokkiin, olet jo tehnyt tämän työn. Verohetkellä sinun tarvitsee vain lisätä ne yhteen. Tarvitsemasi luokat:
- Mainonta ja myynninedistäminen (käyntikortit, postituslistat, verkkosivustojen kehittäminen, sosiaalisen median mainokset)
- Ateriat ja viihde (lounaskokoukset, illalliset asiakkaiden kanssa)
- Matkustaminen (lentoliput, autokulut, tietullit, kilometrimäärä, majoitus, ateriat töissä ollessa)
- Vuokra (maksut vuokratusta toimistotilasta tai vuokratuista laitteista)
- Apuohjelmat (sähkö, vesi, lämpö/ilmastointi, roskakorit työpaikalle)
- Viestintä (puhelukulut, internetyhteys)
- Tarvikkeet (toimistotarvikkeet, siivousvälineet, kahvi tai pullovesi toimistossa)
- Postitus ja postitus (postilaatikot, toimituskulut)
- Oikeudelliset ja ammatilliset palkkiot (kirjanpitäjän/kirjanpitäjän palkkiot, asianajajan palkkiot)
- Vakuutus (yritysvastuuvakuutusmaksut, työntekijöiden palkkiot työntekijöille)
- Lisenssit ja maksut (liikenneluvat, ammattilisenssit, ammattiliiton jäsenmaksut, franchising -maksut)
- Koulutus (ammatillinen kehitys, ammatillisten lisenssien jatkokoulutus, työkoulutus sinulle tai työntekijöillesi)
Kärki:
Jos kuitti sisältää kuluja useista luokista, tee kuitista kopio jokaisesta luokasta. Merkitse jokaiseen kappaleeseen kyseisen vähennyksen kokonaisvähennys kyseisessä luokassa.
Vaihe 3. Pidä kuitit aikajärjestyksessä
Vaikka tämä ei olekaan välttämätöntä, se voi auttaa sinua arvioimaan verosi neljännesvuosittaisten verojen yhteydessä. Se voi myös auttaa sinua löytämään helpommin tietyn kulut.
Jos sinulla on paljon kuitteja yhdessä luokassa kuukaudessa, laske kuukausittainen summa ja lisää se tiedostoosi kuukauden lopussa. Se helpottaa kulujen laskemista veroaikana ja minimoi virheiden riskin
Vaihe 4. Aikatauluta kuitit
Käytä järjestelmää, joka toimii sinulle parhaiten ja jonka kanssa voit pysyä mukana. Jotkut pienyritysten omistajat jättävät kuitit mieluummin välittömästi, kun taas toiset varaavat kerran viikossa aikaa käydä ne läpi ja arkistoida ne.
- Riippumatta valitsemastasi menetelmästä haluat varmistaa, että käydään kuitit läpi ja jätetään ne, kun tapahtuma on vielä mielessäsi, joten tiedät, mihin kyseinen kuitti on tarkoitettu.
- Jos keräät kuitit laatikkoon etkä vaivaudu luokittelemaan niitä, sinulla on vaikeuksia tulla verotukseen ja saatat menettää vähennykset, jotka olisit voinut ottaa, jos olisit paremmin organisoitu.
Menetelmä 2/3: Kustannusten dokumentointi
Vaihe 1. Merkitse kuitiin kunkin kulutuksen liiketoiminnan tarkoitus
Pidä mielessä, että aiot säilyttää kuitit 6 vuoden ajan, mikä näyttää itsestään selvältä viikkoa kulujen syntymisen jälkeen, ei ehkä muistuta useita vuosia myöhemmin. Vaikka tämä ei ehkä koske toimistotarvikkeita, ateriat ja matkustaminen voivat olla vaikeampaa.
- Jos esimerkiksi lähdit lounaalle asiakkaan kanssa, saatat huomata asiakkaan nimen ja lounaskokouksen yleisen aiheen.
- Merkitse matkakulujen yhteydessä matkan syy. Voit myös sisällyttää esitteen tai muita tietoja. Jos esimerkiksi matkustat kauppasopimusta varten, voit liittää sopimukseen liittyvän esitteen kyseiseen sopimukseen liittyviin kuitteihin.
Vaihe 2. Erota liike- ja henkilökohtaiset kulut samasta kuitista
Ihannetapauksessa pidät liike- ja henkilökohtaiset kulut erillisinä tapahtumina. Se ei kuitenkaan ole aina kätevää tehdä niin. Jos sinulla on henkilökohtaisia kuluja samassa kuitissa kuin liiketoiminnan kulut, korosta tai korosta liiketoiminnan kulut ja laske uusi summa verotusta varten.
Jos esimerkiksi ostit toimistotarvikkeita ja otit vesipullon itsellesi uloskirjautumisen aikana, vesipulloa pidettäisiin henkilökohtaisena kuluna, ei yrityskuluna. Vähennät veden kulut (älä unohda mahdollisia myyntiveroja) kokonaismäärästä saadaksesi vähennyskelpoiset kulut yhteensä
Vaihe 3. Yhdistä kuittitapahtumat tilinpäätöstietoihin
Kun saat pankki- ja luottokorttitiliotteesi kuukausittain, tulosta ne ja vertaa niitä kuitteihisi. Merkitse tai korosta jokainen tapahtuma jokaisessa tiliotteessa, josta sinulla on kuitti.
Jos jossakin tiliotteessasi on tapahtuma, jonka uskot olevan vähennyskelpoinen, mutta sinulla ei ole kuittia, saatat ehkä saada kuitin uudelleenpainatuksen tietueistasi. Ota yhteyttä myyjään selvittääksesi, onko tämä mahdollista
Varoitus:
Vältä käteisen käyttöä liiketoiminnan kulujen maksamiseen. Sitä on vaikea seurata, eikä se jätä paperirataa, kuten luotto- tai maksukortit tekevät.
Tapa 3/3: Siirry paperittomaksi
Vaihe 1. Skannaa kaikki kuitit ennen niiden arkistointia, vaikka säilytäisit paperitiedostoja
Useimmat kuitit tulostetaan lämpöpaperille, joka heikkenee ajan myötä. Verohallinto suosittelee, että säilytät kuitit 6 vuoden ajan. Kuumuuspaperikuitissa oleva muste on kuitenkin saattanut haalistua siihen pisteeseen, että se näyttää vain tyhjältä pitkän ajan kuluttua.
- Useimmat toimistotulostimet sisältävät skannerin. Jos omasi ei, investoi yhteen ja muista, että osto on myös verovähennyskelpoinen toimistokulu.
- Jos teet muistiinpanoja jokaiseen kuittiin, skannaa ne muistiinpanojen tekemisen jälkeen.
Kärki:
Voit myös ottaa valokuvia kuiteistasi älypuhelimella.
Vaihe 2. Pidä kuvatiedostosi järjestyksessä ja merkitty luokan ja päivämäärän mukaan
Jäljitä paperin arkistointijärjestelmääsi digitaalisen arkistointijärjestelmäsi avulla ja luo kansioita kullekin luokalle. Yleensä tietokoneesi tai elektroninen laitteesi tallentaa tiedostot oletusarvoisesti kronologisesti.
Voit myös luoda kansioita luokan kansioihin kuukausia. Tämä auttaa sinua löytämään helpommin tietyn kuitin kuvan ja järjestämään vähennyksesi, jotta voit arvioida tarkemmin neljännesvuosittaiset verosi
Vaihe 3. Käytä älypuhelimesi kuittien järjestämissovellusta
On olemassa useita älypuhelinsovelluksia, jotka voivat auttaa pienyritysten omistajia seuraamaan vähennyskelpoisia kuluja ja järjestämään tuloja. Jotkut auttavat myös seuraamaan mittarilukemaasi ja muita kuluja, joista sinulla ei ehkä ole kuitteja.
Jos päätät käyttää sovellusta, varmista, että se ei ole ainoa asia, jota käytät kulujen seurantaan. Et koskaan tiedä, milloin sovelluksen tehnyt yritys saattaa lopettaa toimintansa tai lopettaa sovelluksen
Kärki:
Jos käytät kirjanpito -ohjelmistoa yrityksellesi, valitse sovellus, joka synkronoi kirjanpito -ohjelmistotilisi kanssa. Sitten kuittien kulutiedot ladataan automaattisesti kirjoihisi.
Vaihe 4. Lataa skannatut kuvat pilvipalvelimelle
Vaikka saatat pitää skannattuja kuvia tietokoneellasi tai älypuhelimellasi, haluat myös varmistaa, että tiedostot on varmuuskopioitu. Muista, että sinun on säilytettävä nämä tiedostot 6 vuotta, ja on epätodennäköistä, että kuuden vuoden kuluttua sinulla on edelleen sama älypuhelin ja sama tietokone.
Suuren varovaisuuden vuoksi haluat ehkä myös luoda varmuuskopion CD -levylle tai muistitikulle. Voit esimerkiksi pitää yhden vuoden arvosta vähennyskelpoisia kuluja muistitikulla ja merkitä jokaiseen peukaloasemaan vuoden. Säilytä nämä muistitikut turvallisessa tai muussa turvallisessa paikassa
Vaihe 5. Pyydä myyjiä lähettämään sinulle kuitit sähköpostitse aina kun mahdollista
Monet myyjät ovat valmiita lähettämään sinulle kuitit sähköpostitse fyysisen kuitin sijasta (tai sen lisäksi). Sähköpostikuitit ovat mieluummin kirjanpitoa varten, koska ne eivät heikennä lämpöpaperin fyysisten kuittien tapaa.
- Voit määrittää kansioita sähköpostitililläsi jäljittelemään fyysisen arkistointijärjestelmän kansioita.
- Tulosta sähköpostikuitit ja arkistoi ne fyysiseen arkistointijärjestelmään. Saatat menettää pääsyn sähköpostiosoitteeseesi tai muuttaa sitä.
Kärki:
Käytä yrityssähköpostiosoitettasi kuitteihin liikekuluista, älä henkilökohtaista osoitettasi.