Elämässäsi on monia tapauksia, joissa sinun on ehkä kirjoitettava virallinen pyyntökirje. Näin ollen virallisen pyynnön oikean muodon ja sävyn oppiminen on välttämätön elämäntaito. Onneksi pyyntökirjeet noudattavat yleensä tiettyä mallia. Kun olet oppinut oikean tekniikan, pyyntökirjeiden kirjoittaminen ei ole ongelma.
Askeleet
Osa 1/2: Valmistautuminen pyyntökirjeen kirjoittamiseen
Vaihe 1. Tunnista pyyntöön sopiva henkilö
Usein osa pyynnön tekemisestä on selvittää, kuka on oikea henkilö ottamaan yhteyttä. Yleensä sinun pitäisi pyytää pätevintä henkilöä täyttämään pyyntösi, ja saattaa kestää jonkin aikaa selvittää, kuka hän on.
- Jos kirjoitat pyytääksesi palvelusta yritykselle, sinun on ehkä soitettava yrityksen sihteerille sopivan henkilön tunnistamiseksi. Hanki tämän henkilön koko nimi, osoite, puhelinnumero ja virka.
- Sinun on ehkä kirjoitettava eri pyyntökirje, jotta voit kysyä joltakin, kenelle sinun pitäisi kirjoittaa. Tässä tapauksessa noudata edelleen näitä ohjeita pyyntökirjeen kirjoittamiseen.
Vaihe 2. Opi liikekirjeen muoto
Pyyntökirjeen tulee käyttää oikeaa liikekirjeen muotoa, koska se on todennäköisesti muodollinen pyyntö. Tämä koskee sitä, lähetätkö sähköpostin tai paperiversion. Tutustu seuraavaan muotoon ja muista käyttää sitä kirjeen kirjoittamisessa.
- Aseta nimesi, tittlesi ja osoitteesi paperin vasempaan yläkulmaan.
- Aseta päivämäärä tämän alle.
- Kirjoita henkilön nimi, virka ja osoite tämän alle.
- Osoita henkilöä asianmukaisesti. Aloita "Arvoisa herra". tai "Rakas rouva"
- Pidä 1 tuuman marginaalit paperin ympärillä ja käytä yksittäisiä välilyöntejä. Älä sisennä, käytä vain kaksinkertaista välilyöntiä kappaleiden välissä.
- Käytä helppolukuista kirjasinta, kuten Times New Roman tai Arial, 12 pisteen kirjasimella.
- Lopeta "Terveisin" ja jätä 4 riviä, jotta voit allekirjoittaa nimesi manuaalisesti. Kirjoita tämän alle nimesi ja tittlesi.
Vaihe 3. Jätä riittävästi aikaa pyyntöön
Muista, että kenellä tahansa, jolle kirjoitat, on todennäköisesti muita tehtäviä, joten pyyntösi saaminen voi kestää jonkin aikaa. Jos pyyntösi on aikaherkkä, muista ilmoittaa siitä vastaanottajalle riittävän ajoissa etukäteen sen käsittelemiseksi. Yleensä viikon salliminen pyynnöille on hyvä ohje, vaikka suuret tehtävät voivat hyvinkin kestää kauemmin.
Et esimerkiksi kysy opettajalta suosituskirjettä 2 päivää ennen eräpäivää. Se on kohtuuton pyyntö. Jos olisit suunnitellut etukäteen, tiedät, että tällaisten pyyntöjen täyttäminen kestää yleensä kaksi viikkoa
Osa 2/2: Kirjeen kirjoittaminen
Vaihe 1. Käytä tervehdystä
Kirjeen vastaanottajaa tulee tervehtiä ja kohdata kunnolla.
- "Rakas" on hyväksytty avaus tämän tyyppiselle kirjeelle. Avaukset, kuten "Hei" tai "Hei", ovat sopimattomia ja epäammattimaisia liikekirjeelle.
- Käytä herraa, rouvaa ja rouvaa tarpeen mukaan. Älä koskaan käytä vain jonkun etunimeä.
- Jos et ole varma henkilön sukupuolesta, käytä tervehdyksessä koko nimeä herran tai rouvan sijasta. Esimerkiksi "Hyvä Casey Smith".
Vaihe 2. Esittele itsesi
Jos tämä on ei -toivottu pyyntö, vastaanottajan on tiedettävä, kuka pyynnön tekee. Tee lyhyt esittely itsestäsi, kuten työstäsi/tehtävästäsi tai liitännäisorganisaatiosta. Tämä auttaa lukijaasi ymmärtämään pyynnön esittäjän.
- Esittelysi voi olla vain lause tai kaksi. Sinun ei tarvitse antaa elämäkertaa, sinun on vain annettava vastaanottajalle käsitys siitä, kuka olet.
- Esittelyssä on kaksi etua. Ensinnäkin se on kohteliasta. Muista, että kenelle tahansa kirjoitat, luultavasti ei tarvitse hyväksyä pyyntöäsi, joten hyvät käytöstavat osoittavat, että olet ajatellut ja ponnistellut ottaaksesi häneen yhteyttä. Toiseksi, itsesi tunnistaminen auttaa vastaanottajaa ymmärtämään kuka olet ja käsittelemään pyyntösi paremmin.
- Jos olet tavannut henkilön ennen, se voi auttaa muistuttamaan häntä. Voit esimerkiksi kirjoittaa:”Tapasimme viime viikolla urheilujuhlissa. Olin iloinen saadessani tutustua.”
Vaihe 3. Kerro palvelus, jota pyydät
Esittelyn jälkeen aloita toinen kappale. Esitä kohteliaasti, mutta selkeästi suosio, jota tarvitset. Täytä myös kaikki tarvittavat tiedot, jotka vastaanottaja tarvitsee pyyntösi täyttämiseksi, kuten päivämäärät ja ajat. Älä: kysy apua "Tarvitsen apuasi" tai "Kuulin, että voisit tehdä tämän puolestani"
Tee: pyydä apua "Olisiko mahdollista…" tai "Olisin kiitollinen, jos antaisit …"
Vaihe 4. Pidä se yksinkertaisena
Älä tule hulluksi yksityiskohdilla. Sinun pitäisi pystyä tekemään pyyntösi muutamalla lauseella. Tärkeintä on, että tarvitsemasi on ilmoitettu selvästi. Älä: sisällytä tarpeetonta imartelua tai anteeksipyyntöä.
Tee: peitä kaikki tarvittavat tiedot, kuten aikataulu.
Vaihe 5. Kerro vastaanottajalle, miksi palvelus on tärkeä
Joissakin tapauksissa saatat joutua vakuuttamaan vastaanottajan, että hänen on hyväksyttävä pyyntösi. Tämän pitäisi mennä myös toiseen kappaleeseen. Pidä kaikki todisteet valmiina ja kerro lyhyesti, miksi tämä pyyntö on tärkeä ja miksi sen myöntäminen auttaisi vastaanottajaa.
-
Voit esimerkiksi pyytää yritystä sponsoroimaan järjestämääsi tapahtumaa. Voit korostaa, että yritys saa hyvän näkyvyyden näin. Voisit sanoa: "Jos annat tarvittavan rahoituksen, ilmoitamme yrityksestäsi tapahtumassa virallisena sponsorina. Tämä antaa sinulle näkyvyyttä yhteisölle ja tunnistaa yrityksesi hyväksi." Älä: painosta jotakuta sanalla "Tämä on erittäin tärkeää". tai "Se merkitsisi minulle todella maailmaa."
Tee: anna tarkkoja tietoja, kuten määräaika tai konkreettinen kannustin.
Vaihe 6. Tarjoa apua vastaanottajalle
Osoita aina halukkuutesi työskennellä vastaanottajan kanssa. Yksinkertainen lausunto, kuten "Kerro minulle, jos tarvitset lisätietoja", voi osoittaa vastaanottajalle, että olet valmis työskentelemään yhdessä ja olemaan niin paljon apua kuin voit. Älä: painosta lukijaa viittauksilla aiempiin palveluksiisi.
Tee: tunnusta "ymmärrän, jos et pysty tekemään tätä".
Vaihe 7. Sulje kirje kohteliaasti
Kun olet ilmoittanut pyyntösi ja antanut kaikki tarvittavat tiedot, joita vastaanottaja voi tarvita, sulje kohtelias huomautus. Kiitä vastaanottajaa pyyntösi käsittelystä ja sano, että odotat kuulevasi takaisin. Lopeta sitten kunnioituksella, kuten "Ystävällisin terveisin".
Esimerkki: "Paljon kiitoksia ajastasi tämän pyynnön käsittelyyn. Odotan innolla vastaustasi tähän asiaan. Terveisin, John Smith."
Vaihe 8. Oikaise kirjeesi ennen sen lähettämistä
Älä koskaan lähetä kirjettä ilman oikolukua, etenkään virallista liikekirjettä. Kirjoitus- tai kielioppivirheet saavat kirjeesi näyttämään epäammattimaiselta ja voivat vähentää mahdollisuuksiasi saada pyyntösi hyväksytyksi.
- Lue kirjeesi vähintään kaksi kertaa ennen lähettämistä. Näin voit huomata kaikki tekemäsi virheet.
- Se, että kirjoitat kirjeesi, ei tarkoita, että oikeinkirjoituksesi ja kielioppiisi tarkistavat kaiken. Älä koskaan luota yksinomaan näihin ohjelmiin. Sinun on vielä tarkistettava vanhanaikainen tapa.
Mallikirjeitä
Esimerkkikirje, jossa pyydetään suosiota
Mallikirje Business Favorille