Puhelun lopettaminen puhuvan henkilön kanssa: 12 vaihetta

Sisällysluettelo:

Puhelun lopettaminen puhuvan henkilön kanssa: 12 vaihetta
Puhelun lopettaminen puhuvan henkilön kanssa: 12 vaihetta

Video: Puhelun lopettaminen puhuvan henkilön kanssa: 12 vaihetta

Video: Puhelun lopettaminen puhuvan henkilön kanssa: 12 vaihetta
Video: Valokuvien ja videoiden siirto Android-puhelimesta tietokoneelle 2024, Maaliskuu
Anonim

Meillä kaikilla on ollut puhelu, joka ei koskaan näytä loppuvan. Joten miten lopetat keskustelun kunnioittavasti? On tärkeää ylläpitää hyviä kommunikaatiolinjoja ystävien, perheenjäsenten ja liikekontaktien välillä. Puhelun lopettaminen kohteliaasti on tärkeä osa näiden suhteiden kehittämistä.

Askeleet

Osa 1/3: Keskustelun päättäminen

Puhelun lopettaminen puhuvan henkilön kanssa Vaihe 1
Puhelun lopettaminen puhuvan henkilön kanssa Vaihe 1

Vaihe 1. Keskitä keskustelu

Kun olet lähellä puheluasi, varmista, ettet kutsu toista henkilöä jatkamaan puhumista. Saatat esimerkiksi olla todella kiinnostunut jostakin, jonka he juuri kertoivat sinulle, mutta kysymyksen esittäminen kutsuu toisen henkilön jatkamaan puhumista.

  • Esimerkiksi äitisi on saattanut kertoa sinulle mehukkaita juoruja. Sen sijaan, että kysyisit avointa kysymystä (kuten "Kuinka kuulit siitä ?!"), tee lausunto (esim. "No, et voi uskoa kaikkea mitä kuulet."). Lausunto sulkee keskustelun, jotta voit siirtyä muihin aiheisiin, joista sinun on keskusteltava, tai siirtää keskustelu loppuun.
  • Jos olet työpuhelussa ja haluat ohjata keskustelun uudelleen, vastaa toisen henkilön sanoihin lausumalla ja osoittamalla, että hänen äsken sanomansa on myös sinulle tärkeää. Esitä sitten heti aihe, johon sinun on puututtava. Voit esimerkiksi sanoa:”Kiitos, että ilmoitit minulle palkanlaskennan ongelmasta. Puhun asiasta toimistomme päällikön kanssa heti, kun saan puhelimen pois, mutta halusin keskustella neljännesvuosikatsauksen edistymisestä.”
Puhelun lopettaminen puhuvan henkilön kanssa Vaihe 2
Puhelun lopettaminen puhuvan henkilön kanssa Vaihe 2

Vaihe 2. Odota rauhoittumista

Kaikissa keskusteluissa on taukoja. Odota, että kaiutin pysähtyy, ja selitä, että sinun on poistuttava puhelimesta.

Älä pidä taukoa, kun hyödynnät hiljaisuutta. Muuten puhelimen toisessa päässä oleva henkilö saattaa alkaa kertoa sinulle uuden tarinan. Kerro tällöin henkilölle, että olet nauttinut puhumisesta hänen kanssaan, että soitat pian uudelleen ja hyvästit heti peräkkäin. Älä pidennä hyvästit

Puhelun lopettaminen puhuvan henkilön kanssa Vaihe 3
Puhelun lopettaminen puhuvan henkilön kanssa Vaihe 3

Vaihe 3. Keskeytä

Vaikka näemme keskeytyksen tyypillisesti töykeänä käytöksenä, voit keskeyttää jonkun kohteliaasti!

  • Keskeytä, kun se on ainoa mahdollisuutesi, ja pyydä aina anteeksi. Voit esimerkiksi keskeyttää, kun painava tehtävä tai hätätilanne ilmenee puhelimen aikana. Vaihtoehtoisesti voit keskeyttää, kun sinulla on tietty aikaraja, jonka olet jo selvittänyt.
  • Ehkä olet työpuhelussa, mutta joku on juuri tullut toimistollesi tai sinulla on ajoitettu kokous. Kerro puhelun toisessa päässä olevalle henkilölle tilanteestasi ja kerro hänelle, milloin soitat uudelleen lopettaaksesi keskustelusi.
  • Jos sinulla on hätätilanne, selitä se lyhyesti:”Olen pahoillani keskeytyksestä, mutta koirani vain oksensi. Minun täytyy tarkistaa hänet."
  • Jos sinun on pidettävä kiinni jo määritellystä aikarajasta, muistuta heitä rajoitteistasi: "Olen pahoillani keskeytyksestä, mutta taukoni on nyt ohi ja minun on palattava töihin."
Puhelun lopettaminen puhuvan henkilön kanssa Vaihe 4
Puhelun lopettaminen puhuvan henkilön kanssa Vaihe 4

Vaihe 4. Anna aikavaroitus

Jos ilmoitat toiselle henkilölle aikarajasi, voit välttää hankalat tai töykeät hyvästit. Kerro toiselle, kun sinulla on viisi tai kymmenen minuuttia aikaa puhua. Jos heidän on kysyttävä tietty kysymys tai kerrottava sinulle jotain tärkeää, aikavaroitus muistuttaa heitä keskittymään keskustelun loppuun.

  • Vaihtoehtoisesti aikavaroitus voi olla tapa siirtyä viimeiseen kysymykseen tai aiheeseen. Kun toinen henkilö on vastannut, kiitä häntä ajastasi ja lopeta keskustelu.
  • Liiketoiminnan puheluissa aikavaroitus voi auttaa sinua ohjaamaan keskustelun uudelleen ja asettamaan tärkeysjärjestykseen, mitä sinun on keskusteltava toisen henkilön kanssa. Voit sanoa esimerkiksi: "Minulla on vain viisi minuuttia ennen seuraavaa kokousta, mutta halusin kysyä, oletko oikealla tiellä neljännesvuosikatsauksen kanssa." Kun toinen henkilö vastaa, voit kiittää häntä ja kertoa hänelle, että odotat innolla raportin tarkistamista pian.

Osa 2/3: Hyvästit

Puhelun lopettaminen puhuvan henkilön kanssa Vaihe 5
Puhelun lopettaminen puhuvan henkilön kanssa Vaihe 5

Vaihe 1. Pyydä anteeksi

Jos joudut lopettamaan keskustelun äkillisesti, muista olla pahoillani. Selitä, että haluat jatkaa puhumista, mutta sinun on puututtava hätätilanteeseen, joka tapahtui puhelimen aikana.

Puhelun lopettaminen puhuvan henkilön kanssa Vaihe 6
Puhelun lopettaminen puhuvan henkilön kanssa Vaihe 6

Vaihe 2. Vahvista nautintosi

Muista kertoa toiselle henkilölle, että sinulla oli mukava päästä kiinni ja arvostat häntä ottamaan aikaa puhuakseen kanssasi. Tällä tavoin vahvistat, että ne ovat sinulle tärkeitä.

Puhelun lopettaminen puhuvan henkilön kanssa Vaihe 7
Puhelun lopettaminen puhuvan henkilön kanssa Vaihe 7

Vaihe 3. Suunnittele puhua uudelleen

Jos puhut läheisen ystävän tai perheenjäsenen kanssa, varaat ajan puhumiseen lähitulevaisuudessa, joten voit lopettaa keskustelun nopeammin. Toinen henkilö tietää voivansa kertoa sinulle muut asiat, jotka he halusivat sanoa pian, eikä koe tarvitsevansa jatkaa keskustelua kertomalla sinulle kaiken kerralla.

  • Toiselta henkilöltä kysyminen, milloin on hyvä aika soittaa uudelleen, voi johtaa pitkäaikaiseen puheluun. Sen sijaan kerro heille, että lähetät tekstiviestin tai sähköpostin, jotta näet, milloin he ovat käytettävissä keskusteluun ensi viikolla.
  • Vaihtoehtoisesti, jos et tiedä milloin voit puhua uudelleen, ehdota epämääräistä aikataulua. Sano esimerkiksi: "Soitan uudelleen myöhemmin tällä viikolla tai viikonloppuna."
  • Jos kyseessä on henkilö, jolle et puhu säännöllisesti, sano jotain: "Meidän pitäisi tehdä tämä pian uudelleen!" Näin ehdotat, että haluat pitää yhteyttä, mutta et rajoitu tiettyyn aikajanaan.
Puhelun lopettaminen puhuvan henkilön kanssa Vaihe 8
Puhelun lopettaminen puhuvan henkilön kanssa Vaihe 8

Vaihe 4. Ehdota vaihtoehtoista tapaa kommunikoida

Jos et halua puhua puhelimessa, mainitse, että haluat Skypen, tekstiviestin tai sähköpostin pysyäksesi yhteydessä.

  • Jos kyseessä on liikekontaktit, jotka ovat yleensä pitkäkestoisia, voit kertoa toiselle henkilölle, että pystyt vastaamaan nopeammin sähköpostitse kuin puhelimitse. Toinen henkilö saattaa todennäköisemmin lähettää sähköpostia, jos hän vastaa lähettämääsi sähköpostiin, eikä aloita viestiketjun ensimmäistä sähköpostia. Lähetä heille sähköpostiviestejä puhelinkeskustelusi jälkeen samana päivänä ja kannusta heitä vastaamaan sähköpostitse.
  • Joskus henkilökohtaiset puhelinkeskustelut pitkittyvät, koska toinen kokee, että heidän on täytettävä kaikki, mitä on tapahtunut viimeisen puhumisenne jälkeen. Jos pidät yhteyttä sosiaalisen median (kuten Facebookin), tekstiviestien tai sähköpostiviestien kautta, he tuntevat vähemmän painetta viettää pitkään puhelimessa.
  • Kerro toiselle henkilölle, että lähetät tekstiviestejä tai sähköpostitse kuvia jostakin, josta kerroit heille puhelimessa. Pidennät viestintää, mutta teet niin omassa aikataulussasi. Tekstiviestien lähettäminen tai sähköpostin lähettäminen keskustelun jälkeen voi myös avata uuden viestintätavan.

Osa 3/3: Puhelun suunnittelu

Puhelun lopettaminen puhuvan henkilön kanssa Vaihe 9
Puhelun lopettaminen puhuvan henkilön kanssa Vaihe 9

Vaihe 1. Soita toimintojen välillä

Jos tiedät, että henkilö, jolle haluat soittaa, on yleensä erittäin puhelias, soita sovittujen tapaamisten, kokousten tai toimintojen välillä. Voit sanoa, että sinulla on vain kymmenen minuuttia aikaa puhua, mutta halusit todella soittaa, kun pystyit. Kerro ystävällesi tai perheenjäsenellesi aikarajoituksistasi keskustelun alussa, jotta he tietävät tilanteesi.

Usein puhuvat ihmiset haluavat kertoa sinulle "vielä yhden asian", kun yrität lopettaa keskustelusi. Kun kerrot keskustelukumppanillesi, että sinulla on vain muutama minuutti aikaa keskustella, tämä auttaa heitä priorisoimaan tärkeimmät asiat, jotka he haluavat kertoa sinulle

Puhelun lopettaminen puhuvan henkilön kanssa Vaihe 10
Puhelun lopettaminen puhuvan henkilön kanssa Vaihe 10

Vaihe 2. Ole tietoinen heidän aikataulustaan

Mieti ystäväsi tai perheenjäsenesi säännöllistä rutiinia. Jos tiedät, että he syövät tiettyyn aikaan ja heillä ei ole rajoittamatonta määrää aikaa, soita sitten. Voit esimerkiksi soittaa heidän lounastauolleen tai ennen kuin he yleensä syövät illallisen. Tällä tavalla paine lopettaa keskustelu kohdistuu toiseen henkilöön (ei sinuun).

Ota huomioon toisen henkilön aikataulu. Kun soitat, sano jotain:”Tiedän, että olet lounastauolla. Halusin vain soittaa ja jutella muutaman kerran, jos sinulla on aikaa.”

Puhelun lopettaminen puhuvan henkilön kanssa Vaihe 11
Puhelun lopettaminen puhuvan henkilön kanssa Vaihe 11

Vaihe 3. Palauta puhelu

Jos he soittavat sinulle ja sinulla ei ole aikaa puhua puhelimessa noin tunti, älä vastaa. Muista kuitenkin soittaa heille takaisin samana päivänä, jotta he eivät luule sinun välttävän heitä.

  • Ole rehellinen ja kerro, miksi et voinut vastata heidän puheluunsa. Ehkä olit keskellä projektin parissa työskentelyä, kuntosalilla tai kotitehtävien suorittamista jne. Kerro heille, että olet pahoillani, että et vastannut heidän puheluunsa.
  • Soita, kun sinulla on riittävästi aikaa keskustella, jotta ystäväsi tai perheenjäsenesi ei luule sinua hylkääväksi. Haluat vahvistaa, että kunnioitat ja välität siitä, mitä heidän on kerrottava sinulle. Jos et vastaa alkuperäiseen puheluun ja soitat heille takaisin, osoitat, että sinulla on nyt aikaa kiinnittää heille täysi huomio.
  • Jos tiedät, ettei sinulla ole aikaa myöskään samana päivänä, vastaa alkuperäiseen puheluun. Kysy ensin heiltä, mitä tapahtuu; heillä saattaa olla hätätilanne tai joitain tärkeitä uutisia, jotka heidän on jaettava. Jos he soittivat sen sijaan keskustellakseen, kerro vain soittajalle, mitä olet tekemässä ja että sinulla on kiireinen päivä edessä. Kysy, voitko soittaa heille myöhemmin viikolla, kun sinulla on enemmän aikaa.
Puhelun lopettaminen puhuvan henkilön kanssa Vaihe 12
Puhelun lopettaminen puhuvan henkilön kanssa Vaihe 12

Vaihe 4. Tee luettelo

Jos soitat puhuvalle henkilölle tietystä syystä, kirjoita muistiin, mitä sinun on kerrottava tai kysy häneltä ennen kuin soitat. Tämä auttaa sinua pitämään keskustelun radalla.

Kirjoittamalla luettelo aiheista, joista haluat keskustella, muistutamme sinua siitä, mitä halusit kertoa toiselle henkilölle, jos keskustelusi sivuutetaan. Jos voit, yritä siirtää keskustelu takaisin johonkin luettelossasi olevista aiheista yhdistämällä se siihen, mitä toinen on sanonut sinulle:”Voi, se muistuttaa minua! Halusin todella kertoa teille eilen tapahtuneesta!"

Video - Käyttämällä tätä palvelua joitakin tietoja voidaan jakaa YouTuben kanssa

Vinkkejä

  • On parasta olla aina rehellinen. Jos teet jatkuvasti samoja tekosyitä, toinen tuntee, ettet arvosta heitä tai voi jopa ajatella, että he ovat tehneet jotain loukataksesi sinua.
  • Ole erittäin kohtelias ja päättäväinen. Jos he jättävät huomiotta pyyntösi ja jatkavat puhumista, sinun on ehkä toistettava tarpeesi lopettaa puhelu.

Varoitukset

  • Ole herkkä toisten tarpeille. Ehkä viettää hieman ylimääräistä aikaa puhelimessa jonkun kanssa, joka tarvitsee puhua, on tärkeämpää kuin mitä luulet tarvitsevasi tehdä.
  • Älä käytä naurettavia tekosyitä (kuten "Minun täytyy mennä syömään piirakkani nyt" tai "Anteeksi, minun täytyy mennä pesemään hiukseni"). Tämä ärsyttää ja suututtaa puhuttua henkilöä.

Suositeltava: