Suuren tapahtuman järjestäminen voi tuntua aluksi ylivoimaiselta. Ruoasta tapahtumapaikkaan on vain niin paljon asioita, jotka sinun on otettava huomioon! Onneksi tapahtuman järjestäminen on paljon helpompaa, jos annat itsellesi runsaasti aikaa ja tilaa tehtävien hoitamiseen yksi kerrallaan. Se auttaa myös, jos sinulla on työtovereita tai ystäviä, jotka auttavat sinua tietyissä tehtävissä. Se on kuitenkin sen arvoista, kun näet hymyn vieraidesi kasvoilla, kun he kävelevät tapahtumapaikalle suurena päivänä!
Askeleet
Menetelmä 1/4: Budjetin määrittäminen ja paikan löytäminen
Vaihe 1. Määritä, kuinka monta vierasta sinulla on tapahtumassa
Ota joko henkilömäärä yrityksesi tapahtumassa työskentelevistä työntekijöistä tai tee luettelo kaikista kutsuistasi ystävistä. Jos myyt lippuja avoimeen tapahtumaan, arvioi kuinka moni alueella oleva henkilö saattaa olla kiinnostunut näkemiesi vastaavien tapahtumien koon perusteella. Kun sinulla on käsitys siitä, kuinka monta ihmistä voi esiintyä, sinulla on käsitys siitä, minkä kokoinen paikka on oltava.
Jos isännöit autoesitystä tai konferenssia, saapuvien ihmisten määrä riippuu siitä, kuinka monta puhujaa, yritystä tai myyjää voit lukita. Haluat ehkä budjetoida ja aloittaa siitä ensin
Vaihe 2. Aloita tapahtuman yksityiskohtien suunnittelu 6-12 kuukautta etukäteen
Paikan löytäminen, ruokailijoiden selvittäminen ja vieraiden antaminen aikaa kutsuihin voi viedä paljon aikaa. Koska tapahtumasuunnittelu ei ole kokopäivätyötäsi, sinun on annettava itsellesi tyyny selvittääksesi kaikki tämä. Jopa pienempää tapahtumaa varten anna itsellesi vähintään 6 kuukautta aikaa suunnitella. Massiiviset tapahtumat voivat vaatia vähintään vuoden suunnittelua.
- Jos kutsut vain 25-100 henkilöä, tarvitset vähemmän aikaa valmistautua. Anna itsellesi vähintään 6 kuukautta aikaa löytää oikea tila ja myyjät.
- Jos omistat kaiken aikasi tapahtuman suunnitteluun eikä sinulla ole budjettirajoituksia, voit mahdollisesti järjestää suuren tapahtuman 2-3 viikon kuluessa paikan löytämisestä. Tosiasia on, että useimmat ihmiset järjestävät tapahtuman vapaa-ajallaan ja ottavat sen kuitenkin pala kerrallaan.
Vaihe 3. Luo tehtävälista tai aikajana pitääksesi asiat järjestyksessä
Tapahtuman tehtävälistan luominen on paras tapa varmistaa, ettet unohda jotain. Jos aiot käyttää apua suunnittelussa (mikä sinun pitäisi), luo jaettava asiakirja tai pääluettelo, johon kaikilla on pääsy. Säilytä kaikki kuitit, talletukset ja asiakirjat yhdessä kansiossa tehtävälistan yläpuolella.
Kärki:
Aikataulu on hyödyllinen, jos suunnittelet tapahtumaa, jossa myyt lippuja, koska saatat tarvita osan tuloista kattamaan talletukset tai myyjät. Säästä helpot tavarat viimeiseksi. Voit esimerkiksi luopua koristeiden ostamisesta 1 kuukausi ennen tapahtumaa.
Vaihe 4. Määritä budjettisi ennen tapahtuman tietojen vahvistamista
Joko käy henkilökohtaiset raha -asiat läpi tai istu alas henkilökuntasi tai perheesi kanssa ja määritä, kuinka paljon rahaa voit käyttää tapahtumaan. Jos suunnittelet tapahtumaa muiden kanssa, keskustele tästä aiheesta varhain, jotta kaikki ovat samalla sivulla siitä, kuinka paljon rahaa voit käyttää.
- Älä luota liikaa lippujen myyntiin, lahjoituksiin tai apuun. Mitä enemmän voit peittää etukäteen, sitä parempi.
- Jos isännöit yhteisöä tai hyväntekeväisyystapahtumaa, ota yhteyttä paikallisiin yrityksiin löytääksesi sponsoreita.
- Budjetin tulee perustua tapahtuman suuruuteen ja siihen, kuinka ylellisen haluat saada. Pieni juhla hillityssä paikassa voidaan heittää yhteen hintaan 300-400 dollaria. Massiivinen konferenssi, jossa on useita puhujia hienossa keskustan juhlasalissa, voi maksaa 80 000–100 000 dollaria.
Vaihe 5. Ota yhteyttä tapahtumapaikkoihin ja käy niissä
Katso netistä löytääksesi alueesi. Tapahtumastasi riippuen voit harkita hääpaikkoja, museoita, juhlasaleja, hotelleja tai yliopistotiloja. Ota yhteyttä lupaavilta näyttäviin paikkoihin ja tutustu niiden tilaan ja selvitä niiden saatavuus. Kun löydät paikan, joka näyttää oikealta ja on käytettävissä aikataulussasi, lukitse päivämäärä maksamalla talletus.
- Sinun on maksettava talletus useimpien tilojen säilyttämiseksi. Tämä on tyypillisesti 15-30% kokonaishinnasta. Tämä vaihtelee kuitenkin paikkakunnittain.
- Jos haluat järjestää lapsille sopivan yhteisön tapahtuman, ota yhteyttä paikallisiin kirkkoihin, kouluihin ja yhteisökeskuksiin. Nämä paikat usein vapaaehtoisesti tilaa tai vuokrata sen halvalla.
- Jotkut paikat tekevät kaiken sisustuksen ja aterian puolestasi. Tämä on loistava valinta, jos haluat leikata työtä.
Tapa 2/4: Teeman tai esityslistan valitseminen
Vaihe 1. Valitse muoto tapahtuman tavoitteen perusteella
Jos tavoitteena on juhlia työntekijöitäsi, he todennäköisesti pitävät tanssista, juomista ja musiikista. Jos yrität lisätä tietoisuutta hyväntekeväisyyssyistä, saat todennäköisesti hyötyä pääpuhujasta tai paneelista puhuaksesi asiasta. Valitse tapahtuman muoto sen perusteella, mitä yrität saavuttaa.
- Tavoitteesi voi olla viihdyttää, tiedottaa, ansaita rahaa tai levittää tietoisuutta. Se riippuu täysin siitä, mitä yrität tehdä.
- Lopulta valitsemasi myyjät riippuvat muodosta. Voit todennäköisesti etsiä pienyrityksiä myymään ruokaa messuilla, mutta sinun on ostettava ruoka itse juhlatilaisuuteen.
Vaihe 2. Sisällytä teema, jos tapahtuma on virkistävä tai opettavainen
Teema ei ole vaatimus, mutta haluat ehkä korostaa tiettyä aihetta tai ajatusta tapahtuman markkinoinnin, koristelun ja muodon ohjaamiseksi. Teema antaa vieraillesi myös käsityksen siitä, mitä odottaa tapahtumassa. Lisää teeman nimi kutsuihisi ja markkinointimateriaaleihisi.
- Teemasi ei tarvitse olla monimutkainen. Se voi olla jotain niin yksinkertaista kuin "Työntekijöiden juhla" tai "Hyvin tehty työ".
- Koulutustapahtuman teema voi olla”Power in Learning”, kun taas hyväntekeväisyystapahtuman teema voi olla”Ilmastonmuutoksen torjuminen”.
Vaihe 3. Luo tapahtuman esityslista tai toimintaohjelma
Kun sinulla on idea siitä, miltä tapahtumasi näyttää, voit aloittaa itse tapahtuman aikataulun laatimisen. Aseta aikataulu illalliselle, puheille, tanssille tai cocktail -tunnille. Päätä, haluatko sisällyttää näyttelyitä tai palkintoja. Et tarvitse vahvistettua esityslistaa juhlien kaltaisille asioille, mutta kaikille muodollisille tapahtumille on todennäköisesti oltava aikataulu.
- Häät, kuten häät, asialista on melko suoraviivainen: seremonia, cocktail -tunti, illallinen ja tanssi. Sinulla on kuitenkin paljon enemmän vapautta avoimempiin tapahtumiin.
- Jos kyseessä on autonäyttely tai juhla, et välttämättä tarvitse aikataulua, koska vieraat voivat viihdyttää itseään. Se on kuitenkin täysin sinusta kiinni.
- Ei hätää, jos alustava agendasi muuttuu asioiden kehittyessä. Kyse on enemmän siitä, että luodaan tunne siitä, miltä tapahtuma näyttää.
Tapa 3/4: Vieraiden kutsuminen
Vaihe 1. Suunnittele ja tulosta kutsut muodolliseen tapahtumaan
Suljetussa, muodollisessa tapahtumassa sinun on lähetettävä viralliset kutsut. Suunnittele kutsu itse tai palkkaa suunnittelija tekemään sen puolestasi. Liitä mukaan päivämäärä, paikka, pukeutumiskoodi, vieraiden rajoitukset ja kaikki muut tärkeät tiedot, joita vieraasi tarvitsevat. Tulosta kutsut ammattimaisesti ja lähetä ne postille vähintään 3-6 kuukautta etukäteen.
Tulosta myös kirjekuoret, jos haluat ammattimaisemman ilmeen
Vaihe 2. Lähetä sähköpostiviestejä tai peruskutsuja rentoon juhlaan tai kokoontumiseen
Jos kyseessä ei ole vakava tapahtuma ja saat vain paljon ihmisiä juhliin, sinulla on paljon vapautta kutsua ihmisiä. Voit suunnitella paperikutsuja halutessasi tai lähettää yksinkertaisen kutsun verkossa. Voit myös kertoa ihmisille tekstiviestillä, jos se on tarkoitettu vain 50–100 henkilölle.
Vaihe 3. Käytä sosiaalista mediaa houkutellaksesi yleisöä avoimeen tapahtumaan
Jos joku voi tulla tai myyt lippuja, paperikutsujen lähettäminen on tehoton tapa toimia. Luo sen sijaan Facebook -tapahtuma ja julkaise tapahtuma muilla sosiaalisen median alustoillasi. Jaa viestit julkisesti ja kannusta ystäviäsi ja perhettäsi tekemään samoin.
Jos vetoat tiettyyn alueeseen tai väestöryhmään, aseta esitteitä tai julisteita koko alueelle. Tämä on hyvä idea yliopistotapahtumiin tai paikallisiin konsertteihin
Vaihe 4. Mainosta tapahtumaasi, jos myyt lippuja tai vuokraat kaiuttimia
Näitä tapahtumia varten ota yhteyttä paikallisiin radioasemiin nähdäksesi, mitä sanan saaminen maksaa. Laita esitteitä lähiympäristöön tai korkeakoulutapahtumaan ja harkitse mainoksen ottamista paikallislehteen. Tällä tavalla vetoat mahdollisimman laajaan yleisöön saadaksesi enemmän ihmisiä paikalle.
Suuremmille kaupallisille tapahtumille, kuten auto- tai messutapahtumille, luo verkkosivusto lippujen myymiseen ja tapahtumasi mainostamiseen. Harkitse verkkosivustosi mainostamista sosiaalisessa mediassa tai suosituilla verkkosivustoilla
Kärki:
Tarkista, onko olemassa ilmaisia tapoja mainostaa tapahtumaasi, jos se on tarkoitettu hyväntekeväisyyteen. Julkinen radio ja julkinen televisio jakavat usein tapahtumatietosi ilmaiseksi, jos se on hyvästä syystä.
Tapa 4/4: Toimittajien palkkaaminen
Vaihe 1. Pyydä apua muiden tehtävien siirtämiseen, jos mahdollista
Suuren tapahtuman järjestäminen yhdessä on paljon työtä. Jos mahdollista, värvä 3-5 työtoveria, läheistä ystävää tai perheenjäsentä hoitamaan joitakin muita tehtäviä. Määritä erilliset ihmiset vastaamaan cateringista, sisustuksesta, kutsuista, vierailevista puhujista tai musiikista. Tapahtuman delegointi riippuu täysin tapahtuman tyypistä, mutta työn erottaminen tekee siitä paljon hallittavampaa.
Kun valitset, mihin henkilökohtaisesti aiot keskittyä, valitse tapahtuman tärkein osa. Konferenssissa tämä on luultavasti puhujia. Häät, tämä on luultavasti valokuvaaja, catering ja valokuvaus. Se riippuu todella siitä, millaista tapahtumaa järjestät
Vaihe 2. Ota tapahtuma huomioon, jos se kestää yli 2 tuntia
Jos tapahtumasi kestää enintään 1-2 tuntia, voit ohittaa ruoan. Useimpiin tavanomaisiin tapahtumiin haluat todennäköisesti palkata pitopalvelun. Ota yhteyttä alueen ravintoloihin ja ravintoloihin löytääksesi jonkun, joka pystyy käsittelemään isännöimäsi vieraiden määrän. Useimmat catering -yritykset kattavat myös tarjoilun ja esityksen, mikä helpottaa asioita huomattavasti.
- Voit silti saada ruokaa lyhyemmälle tapahtumalle, mutta monet ihmiset tulevat suunnittelemaan syömistä myöhemmin tai täydellä vatsallaan etukäteen.
- Saatat joutua hankkimaan erilliset baarimikot, jos haluat alkoholia tapahtumassa.
Kärki:
Kun on kyse ruoasta, valitse jotain, josta kaikki nauttivat. Varmista myös, että saat ruokaa, joka vastaa tapahtuman sävyä. Black tie -tapahtuma ei näytä sopivalta pizzan kanssa, kun taas perheenyhdistäminen voi tuntua hieman oudolta ranskalaisen keittiön kanssa.
Vaihe 3. Palkkaa tapahtumaryhmä käsittelemään huonekaluja ja suunnittelua tarvittaessa
Jos vuokraat avoimen tilan, jossa ei ole huonekaluja, sinun on vuokrattava huonekalut ja koristeet. Helpoin tapa tehdä tämä on palkata tapahtumayritys hoitamaan koristeita, pöytiä ja tuoleja. Muussa tapauksessa sinun on kuljetettava ja asennettava joukko huonekaluja itse, mikä voi todella olla tuskaa.
- Isommissa kokouksissa voit järjestää ne yliopistossa. Kouluissa on usein auditorioita tai huonekaluja, joita voit käyttää.
- Jos palkkaat myyjiä messuille, pyydä myyjiä tuomaan omat kopit, istuimet ja materiaalit, jos mahdollista.
Vaihe 4. Kutsu tapahtumakoordinaattori hoitamaan tapahtumapäivä
Voit tehdä tämän itse, jos haluat, mutta on hauskempaa, jos pääset nauttimaan tapahtumasta. Katso suosituksia netistä tai ota yhteyttä tapahtumapaikkaan. Vuokraa tapahtumasuunnittelija tapaamisen jälkeen ja luovuta myyjän tiedot ja tiedot. He varmistavat, että tapahtumasi sujuu suunnitellusti, ja ratkaisevat mahdolliset ongelmat tapahtumapäivänä.
Voit palkata tapahtumakoordinaattorin tekemään kaiken tässä artikkelissa luetellun puolestasi, mutta he veloittavat yleensä tuhansia dollareita tapahtumasi koosta riippuen
Vaihe 5. Hanki DJ tai bändi, jos haluat musiikkia tapahtumaan
Jos isännöit foorumia tai konferenssia, tämä ei ole tärkeää. Sinun on ehdottomasti hankittava DJ tai bändi, jos isännöit häitä, juhlia tai muita suuria tapahtumia. Etsi verkossa löytääksesi arvostetun DJ: n tai bändin, joka esiintyy alueellasi. Tapaa DJ tai bändi nähdäksesi, millaista musiikkia he ovat erikoistuneet. Kun olet löytänyt musiikkia tapahtumapaikallesi, lukitse heidät treffeillesi.
- Sinun on todennäköisesti maksettava talletus DJ: stä tai bändistä; tämä on usein 10-20% niiden kokonaishinnasta.
- Häät, DJ toimii usein myös emcee.
- Jos tanssi tai musiikki eivät ole tapahtuman keskeinen osa, harkitse soittolistan laatimista itse. Valitse jotain pehmeää, kuten jazzia, instrumentaalia tai klassista musiikkia. Anna soittolistan käydä ja pidä äänenvoimakkuus alhaisena tapahtuman aikana.
ASIANTUNTIJAN VINKKI
Stefanie Chu-Leong
Owner & Senior Event Planner, Stellify Events Stefanie Chu-Leong is the Owner and Senior Event Planner for Stellify Events, an event management business based in the San Francisco Bay Area and California Central Valley. Stefanie has over 15 years of event planning experience and specializes in large-scale events and special occasions. She has a BA in Marketing from San Francisco State University.
Stefanie Chu-Leong
Owner & Senior Event Planner, Stellify Events
Expert Trick:
I like connecting with new vendors in addition to big-name ones. New vendors are always willing to work with you, in hopes of a big breakthrough for themselves. They will work hard to accommodate to the music selection you need for the event, as long as it's within the scope of their style.
Vaihe 6. Palkkaa isäntä ja kutsu puhujia foorumille tai konferenssille
Voit palkata isännän etsimällä verkossa ammattimaisia emsejä tai pyytää läheistä ystävää, joka osaa puhua julkisesti, tekemään sen puolestasi. Jos sinulla on muita puhujia, ota yhteyttä aikaisin sähköpostitse nähdäksesi, ovatko he kiinnostuneita tapahtumasta. Akateemisia konferensseja varten ota yhteyttä professoreihin tai kirjailijoihin aiheesta. Verkostoitumistapahtumiin voit hakea apua aloittelijoilta, jotka menestyvät alallaan.
- Pyri aloittamaan tämä mahdollisimman varhain. Ihmiset voivat kestää muutaman viikon ennen kuin he voivat vastata, ja monet mahdolliset kaiuttimet eivät ehkä ole käytettävissä. Lukitse isäntä varhain varmistaaksesi, että tästä tärkeästä tekijästä huolehditaan.
- Kuka palkkaat puhumaan tapahtumassa, riippuu täysin isännöimäsi tapahtuman tyypistä. Voit pysyä ammattilaisten ja asiantuntijoiden seurassa tai luoda foorumityyppisen paneelin, joka on täynnä ihmisiä, jotka haluavat rakentaa ansioluettelonsa tai mainostaa työtään.
- Sinun on yleensä maksettava kaiuttimille, jos se ei ole erityisen tunnettu tapahtuma. Jos et kuitenkaan saa tunnettuja asiantuntijoita, voit todennäköisesti päästä eroon vapaaehtoisten löytämisestä.
Vaihe 7. Järjestä kuljetuspalvelu, jos tuot ihmisiä tapahtumaan
Tämä on tärkeämpää, jos lennät ihmisiä ulos kaupungista. Ota yhteyttä limusiini-, kuljetus- tai taksipalveluun kuljetuksen järjestämiseksi hotellista tapahtumapaikalle. Sinun ei tarvitse tehdä tätä, mutta se on loistava tapa varmistaa, että vieraasi löytävät paikan ja tuntevat itsensä hoidetuksi.
Voit vuokrata kuljetuslaivaston edestakaisin noutopisteeseen, jos isännöit tapahtumaa suurella juhlasalilla tai stadionilla pääkaupunkiseudun ulkopuolella
Vinkkejä
- Älä unohda takin tarkistusta, jos järjestät tapahtuman kylminä kuukausina!
- Voit myös kysyä mahdollisilta vierailtasi, mitä he olisivat kiinnostuneita syömään tai kuulemaan tapahtumassa, jos haluat saada palautetta.