Motivaatiokirje on eräänlainen saatekirje, joka lähetetään tyypillisesti kansainvälisille yliopistoille, etenkin eri Euroopan maiden korkeakouluille, kun haluat hakea kilpailukykyiseen jatko-opinto-ohjelmaan tai apurahaohjelmaan. Tehokkaat motivaatiokirjeet kuvaavat olennaisia tietoja tulevista opiskelijoista luovalla ja intohimoisella tavalla. Koska tämä osa hakuprosessia voi olla niin tärkeä, sinun tulee laatia ja muokata kirje huolellisesti ennen sen lähettämistä.
Askeleet
Osa 1/4: Aivoriihi
Vaihe 1. Tee muistiinpanoja
Tee koko aivoriihi -prosessin aikana yksityiskohtaisia muistiinpanoja, joihin voit palata kirjeen kirjoittamisen aikana. Sisällytä sekä perustiedot että toissijaiset tiedot riippumatta siitä, käytätkö niitä tosiasiallisesti itse kirjeeseen.
Vaihe 2. Tutki yliopistoa ja sen ohjelmaa
Lue kaikki painettu tai digitaalinen kirjallisuus, jonka yliopisto tarjoaa sinulle, mukaan lukien sen verkkosivusto. Kiinnitä erityistä huomiota koulun pääsyvaatimuksiin harjoittamaasi ohjelmaan.
- Yliopisto kuvailee yleensä pätevyydet, joita he toivovat tulevilta opiskelijoilta, ja voit käyttää näitä tietoja räätälöidäksesi motivaatiokirjeesi kyseistä koulua kohti.
- Jos esimerkiksi yliopisto osallistuu voimakkaasti ohjelman aiheeseen liittyviin humanitaarisiin toimiin, voit kiinnittää enemmän huomiota omiin humanitaarisiin etuihisi. Toisaalta, jos koulukirjallisuus keskittyy tiukasti tutkijoihin, tiedät pitävän kirjeen yhtä keskittyneenä akateemisiin pyrkimyksiin ja kokemuksiin.
Vaihe 3. Kysy itseltäsi, miksi sinut pitäisi valita
Ohjelman valintalautakunta haluaa tietää, miksi sinut pitäisi valita jonkun toisen sijasta, mutta ennen kuin voit antaa hallitukselle nämä tiedot, sinun on ratkaistava kysymys itse.
- Tarkista akateeminen urasi nyt. Selvitä, mitkä kurssit, opettajat ja vaikutteet johtivat sinut tällä polulla, jota parhaillaan valitset, ja selvitä, miten se tapahtui.
- Mieti, miksi valitsit tämän koulun ja tämän ohjelman. Harkitse kaikkia motiivejasi, myös henkilökohtaisia ja ammatillisia.
Osa 2/4: Kirjoitusprosessin jälkeen
Vaihe 1. Kirjoita ääriviivat
Kerää muistiinpanosi yhteen ja yritä järjestää ne ääriviivoiksi. Suunnitelmasi tulisi sisältää erilliset osiot johdantolauseelle, jokainen erillinen tekstikappale ja loppuhuomautuksesi.
Jos et halua tehdä ääriviivoja, harkitse muistiinpanojen järjestämistä vuokaavioksi tai vastaavaksi organisaatiotyökaluksi. Tärkeä osa tätä vaihetta on rakentaa rakenne aikaisemmin rakenteettomille ideoillesi
Vaihe 2. Piirrä kirje
Heti kun olet järjestänyt ajatuksesi, sinun on aloitettava kirjeesi ensimmäisen luonnoksen kirjoittaminen. Ymmärrä, että tämän pitäisi olla vain ensimmäinen luonnos; sinun on tehtävä muutoksia ennen kuin se on valmis lähetettäväksi.
- Sisällytä kaikki, mitä voit ajatella, mikä tuntuu tärkeältä, ja kuvaile sitä mahdollisimman aistillisilla yksityiskohdilla. Saatat saada liikaa tietoa ja aivan liikaa sivuja, mutta voit leikata pois tarpeettomat kohdat prosessin muokkauksen aikana.
- Katso sekä epävirallisia muistiinpanojasi että virallisia hahmotelmiasi tästä prosessin osasta. Huomaa myös, että sinun on noudatettava tämän artikkelin kohdassa "Kirjeen rakenne" annettuja ohjeita.
Vaihe 3. Palaa kirjeeseen useita päiviä myöhemmin
Kun olet tehnyt ensimmäisen luonnoksen, astu pois kirjeestä vähintään yhden tai kahden päivän ajan, ennen kuin ajattelet sen muokkaamista.
- Hyvin perustasolla sinun on tarkistettava kirjeen kielioppi ja rakenne.
- Vielä tärkeämpää on, että sinun on myös tarkistettava kirje tarkkuuden ja johdonmukaisuuden vuoksi. Faktojesi pitäisi olla oikein, ideoidesi pitäisi olla alkuperäisiä ja sävysi tasaisesti ammattimainen.
Vaihe 4. Pyydä rakentavaa kritiikkiä luotettavista lähteistä
Vaikka se ei ole ehdottoman välttämätöntä, se voi auttaa saamaan ulkopuolisia mielipiteitä pätevistä lähteistä. Parhaat ihmiset, joita kysytään, ovat professorit ja opiskelijat, jotka ovat tällä hetkellä tutkijakoulussa.
Ihannetapauksessa sinun pitäisi yrittää ottaa yhteyttä henkilöön, joka on jo ilmoittautunut tiettyyn ohjelmaan, johon haet. Tällä henkilöllä on selkeämpi käsitys siitä, mitä yliopisto haluaa opiskelijoiltaan
Vaihe 5. Tarkista kirje tarvittaessa
Analysoi motivaatiokirje omien ja muiden arvostelujen avulla. Älä pelkää kirjoittaa kirjettä useita kertoja, kunnes saat sen oikein.
- Poista tarpeeton kieli tai ideat sekä tiedot, jotka eivät keskity suoraan kirjeen pääajatukseen. Keskimäärin kirjeen tulee olla vain noin yksi täysi sivu; mitään pidempää pidetään yleensä tarpeettomana ja lannistumattomana.
- Huomaa, että jotkin ohjelmat saattavat etsiä kahden tai kolmen sivun pituisia kirjaimia. On parasta lukea sovelluksesta tarkat tiedot pituudesta; jos et löydä tällaisia tietoja, yhden sivun pitäminen on turvallista.
- Varmista, että tärkeimmät argumentit on asetettu aikaisemmin kirjeeseen kuin vähemmän tärkeät kohdat, ja järjestä kirjeen sisältö tarpeen mukaan, jotta se kulkee hyvin.
Osa 3/4: Kirjeen rakenne
Vaihe 1. Osoita kirje mahdollisimman tarkasti
Jos tiedät vastaanottohakemuksia arvioivan henkilön nimen, on parasta osoittaa kirje tälle henkilölle nimen mukaan.
-
Jos et pysty jäljittämään tiettyä nimeä, sinun on ainakin yritettävä puhua lukijan sijainnin mukaan. Vaihtoehtoja voivat olla:
- "Hyvä pääsyneuvoja"
- "Hyvä valintalautakunta"
- "Arvoisa pääsyjohtaja,"
- Käytä vain yleisiä osoitemuotoja (esim. "Kenelle se voi koskea", "Arvoisa vastaanottaja") viimeisenä keinona.
Vaihe 2. Aseta selkeä tavoite
Motivaatiokirjeesi ensimmäisen kappaleen tulee tiivistää tiivistelmä kirjeen lopusta ja antaa lukijalle tarkka käsitys siitä, mitä odottaa.
- Tämän ensimmäisen kappaleen tulisi koostua vain yhdestä kolmeen lauseeseen, ja sinun tulee epäsuorasti ilmoittaa, että esität motivaatiokirjeen valitsemallesi ohjelmalle.
- Aloitusrivi voi olla esimerkiksi yksinkertainen: "Kirjoitan tämän kirjeen ilmaistakseni kiinnostukseni XYZ -yliopiston ABC -ohjelmaa kohtaan."
Vaihe 3. Tee yhteenvetosi kannastasi
Kirjeen osalta sinun on kerrottava hakemustaululle, miksi tämä yliopisto ja sen ohjelma ovat mielestäsi paras vaihtoehto. Sinun on myös selitettävä, miksi ohjelman pitäisi hyväksyä sinut muihin mahdollisiin ehdokkaisiin nähden.
- Katso aiemmin tekemääsi muistiinpanoa, joka koskee omia motiivejasi ja pätevyyttäsi.
-
Selitä, miksi koulun pitäisi valita sinut. Kuvaile aiempia akateemisia ja ammatillisia kokemuksiasi, kun ne koskevat sinua kiinnostavaa ohjelmaa. Sinun on annettava tosiasiat täällä, mutta sinun on myös osoitettava, miten nämä tosiasiat vaikuttivat sinuun ihmisenä.
Voit esimerkiksi mainita, miten olet reagoinut aihekursseihin aikaisemmalla akateemisella tasolla, kuten peruskoulussa. Sen sijaan, että vain toteaisit, että olet käynyt aiheeseen liittyviä kursseja, kuvaile, kuinka kurssien sisältö sai sinut tuntemaan olosi kiehtovaksi, päättäväiseksi tai uteliaaksi
-
Selitä, miksi valitsit tämän koulun, ohjelman ja sijainnin. Useimmat yliopistot ovat kiinnostuneita ottamaan vastaan opiskelijoita, joilla on vahva intohimo tai motivaatio osallistua.
- Pane merkille ammatilliset tavoitteesi ja miksi luulet, että tämä ohjelma tarjoaa sinulle parhaan mahdollisuuden saavuttaa ne. Voit viitata ohjelman yhteisiin myyntipisteisiin, kunhan et lainaa niitä suoraan.
- Kerro, mikä sinua kiehtoo yliopistossa. Jos olet kansainvälinen opiskelija, sinun on myös kerrottava, miksi olet kiinnostunut opiskelemaan erityisesti kyseisessä maassa. Jos esimerkiksi koulu sijaitsee Saksassa, kerro miksi haluat jatkaa jatko -opintoja Saksassa.
Vaihe 4. Kiinnitä huomiota perustutkintoihisi
Osoittaessasi, miksi olet hyvä ohjelma, sinun on mainittava akateemiset kokemukset, henkilökohtaiset ominaisuudet ja muut asiaan liittyvät kokemukset. Keskity niihin kohtiin, jotka liittyvät lähinnä itse ohjelmaan.
- Tutustu CV: hen, mutta älä kopioi sitä. Yleensä sinun on sisällytettävä kopio ansioluettelostasi (CV) hakemusasiakirjoihin, jotka toimitetaan motivaatiokirjeesi mukana. Voit käyttää CV: si tietoja muistin käynnistämiseen kirjoittaessasi, mutta kirjeen ei pitäisi olla tarkka kopio CV: stä. Pyydä tarvittaessa kirjeesi lukijaa ansioluetteloon, jos haluat antaa lisätietoja, joita et voi luetella lyhyesti kirjeessä.
- Tue väitteitäsi. Aina kun mainitset yhden vahvuuksistasi, sinun on määriteltävä se riittävillä tukitiedoilla. Ei riitä, että sanot olevasi ahkera työntekijä; sinun on annettava esimerkkejä kokemuksista, jotka osoittavat tämän ajatuksen.
- Älä ylpeile itsestäsi. Sinun ei pitäisi mennä tieltäsi näyttämään nöyrältä, mutta sinun on myös vältettävä ylimielistä tai liian luottavaista kieltä. Tee tämä noudattamalla lähinnä konkreettisia tosiasioita ja jättämällä subjektiivinen analyysi pois yhtälöstä.
Vaihe 5. Muuta asemaasi
Kirjeen viimeisen kappaleen yhteydessä toista lyhyesti toiveesi päästä ohjelmaan. Tarjoa kohtelias kiitollisuus pääsylautakunnan ajasta ja huomiosta ennen kirjeen sulkemista ja allekirjoittamista.
- Loppukappaleesi tulisi olla noin kolme lauseen pituinen. Muotoile johdantolauseesi uudelleen ja tiivistä jokaisen kappalekappaleen pääkohdat yhdellä lauseella.
- Lopuksi kiitä lukijoita heidän ajastaan ja huomiostaan ja allekirjoita ammatillinen päätös (esim. "Kunnioittavasti sinun") ja koko nimesi.
Osa 4/4: Tee kirjeestäsi erinomainen
Vaihe 1. Käytä puhdasta, ytimekästä kieltä
Keskity kirjeen aiheeseen käyttämällä kieliopillisesti oikeaa kieltä, joka kuvaa tarkoituksesi ja pätevyytesi suoraan. Säilytä aktiivinen ääni ja pysy kaukana kukkaisista tai mutaisista kuvauksista.
-
Vältä kliseisiä lauseita tai terminologiaa. Lausekkeet, joihin usein luotetaan, heijastavat sinua huonosti, koska niiden käyttäminen viittaa luovan ajattelun puutteeseen. Kun tunnet kiusausta käyttää tiettyä klisee, leikkaa ajatus sen "miksi" ja "miten" -piirteisiin osoittamalla ajatuksen totuus aktiivisilla esimerkeillä tasaisten lausuntojen sijasta.
- Esimerkkejä yleisistä kliseistä
- "Olen erittäin motivoitunut…"
- "Olen aina rakastanut …"
- "Suurimmat tavoitteeni ovat …"
- Älä plagioi sisältöä. Vaikka käytit ohjelmakirjallisuudesta saatua tietoa ideoidesi muodostamiseen, sinun ei pitäisi toistaa sitä sanasta sanaan. Jos ohjelma korostaa "uusinta laitteistoa", pysy kaukana lauseesta "uusimmat laitteet".
- Älä kopioi lomaketta. Saatat olla hyödyllistä tarkastella esimerkkimotivaatiokirjeitä saadaksesi lisätietoja rakenteesta ja sävystä, joita sinun on sovellettava, mutta sinun tulee välttää lomakkeen kopioimista liian läheltä. Loppujen lopuksi kuka tahansa voi kopioida lomakekirjeen ja täyttää tyhjät kohdat; sinun on osoitettava, että olet vain "kuka tahansa", ja käyttämällä alkuperäistä sävyä voit tehdä sen.
Vaihe 2. Pidä positiivinen sävy
Kirjeesi tulisi keskittyä positiivisiin eikä negatiivisiin. Jos päätät kuvata menneisyyden vaikeuksia tai haasteita, korosta sitä, miten voitit nämä vaikeudet sen sijaan, että korostaisit itse ongelmien vakavuutta.
- Pysy kaukana heikoista kohdistasi. Sinulta todennäköisesti kysytään heikkouksistasi haastattelun aikana, mutta motivaatiokirjeen on myytävä vahvuutesi.
- Keskity tulevaisuuteen. Vaikka sinun on kuvattava aiemmat pätevyytesi, sinun on myös osoitettava, että katsot eteenpäin tulevaa. Esimerkiksi sen sijaan, että kuvaisit kokemuksesi puutetta tietyllä alalla, jota tutkitaan laajemmassa ohjelmassa, sano, että olet innokas oppimaan kyseisestä alalta ja tunnet innostusta sen uutuuteen.
Vaihe 3. Tasapainota sekä ammatillinen sävy että henkilökohtaiset tiedot
Vaikka sinun on muokattava kirje kokemusten ja kiinnostuksen kohteidesi osoittamiseksi, se on ehdottomasti ammattimainen kirje, ja se on muotoiltava ja muotoiltava sellaiseksi.
- Pidä huomio henkisissä motiiveissa. Vaikka sinulla voi olla uskonnollisia, altruistisia tai muita henkilökohtaisia motiiveja, jotka liittyvät "sydämeesi", vastaanottohenkilöstö on enemmän kiinnostunut "mieleen" liittyvistä motivaatioista. Korosta akateemisia ja ammatillisia tavoitteitasi.
- Samaan aikaan sinun tulisi erottua joukosta mahdollisimman paljon. Älä yleistä ammatillisia tavoitteitasi liikaa; ole niin erityinen itsellesi kuin voit olla sukeltamatta emotionaalisiin tai yksityisiin motiiveihisi.
Vaihe 4. Pysy rehellisenä
Riippumatta siitä, mitä kirjoitat, sinun on oltava rehellinen sen suhteen. Vältä liioittamasta aiempia kokemuksia tai muita pätevyyksiä, jotka ylittävät niiden todellisen soveltamisalan.
Eettisellä tasolla tavoitteesi tulee täyttää pätevimmät ehdokkaat. Sinun täytyy uskoa omaan kykyysi selviytyä jossakin näin kilpaillussa, ja pätevyytesi valehtelu voi olla merkki siitä, että et ole varma siitä, kuka olet
Vinkkejä
- Anna itsellesi runsaasti aikaa motivaatiokirjeen täyttämiseen. Tee muistiinpanoja ja kirjoita luonnos vähintään kolme viikkoa ennen kuin aiot lähettää hakemuksesi. Suorita ensimmäinen luonnos kaksi viikkoa ennen ja viimeinen luonnos viikkoa ennen. Tee viimeinen oikoluku juuri ennen kirjeen lähettämistä, jotta saat selville mahdolliset aiempien tarkistusten aikana tehdyt kirjoitusvirheet.
- Huomaa, että motivaatiokirje on eräänlainen liikekirje ja se on muotoiltava sellaiseksi. Käytä ammattimaisia kirjelomakkeita, vakiomarginaaleja ja vakiokirjasintyylejä.