Voittoa tavoittelemattoman yrityksen säännöissä esitetään säännöt, jotka ohjaavat organisaation toimintaa. Ne sisältävät säännöt ja menettelyt kokousten pitämistä, johtajien valitsemista, virkamiesten nimittämistä ja muiden olennaisten muodollisuuksien hoitamista varten. Kun voittoa tavoittelematon yhteisö kehittyy ja muuttuu, sen sääntöjä on tarkistettava säännöllisesti ja muutettava vastaamaan näitä muutoksia. Esimerkiksi kasvava voittoa tavoittelematon järjestö saattaa haluta laajentaa hallituksen kokoa tai määrittää uudelleen joidenkin jäsenten tehtäviä. Jos voittoa tavoittelematon yhteisö ei voi osoittaa toimiensa noudattavan sen sääntöjen vaatimuksia, se on altis jäsentensä, tilintarkastajien tai myyjien kanteille.
Askeleet
Osa 1/2: Ehdotetun muutoksen laatiminen
Vaihe 1. Ymmärrä osavaltiosi voittoa tavoittelematon yhtiölaki
Voittoa tavoittelematonta järjestöä säännellään siinä valtiossa, jossa se on perustettu. Ennen kuin laadit ohjesäännön tai muutoksen olemassa olevaan sääntöön, on tärkeää, että tarkistat osavaltion voittoa tavoittelemattoman osakeyhtiön perussäännön ymmärtääksesi sen oletusmääräykset ja sen kielletyt käytännöt.
- Varmista, että haluamasi muutos ei ole valtion lain kielletty. Jos näin on, muutoksella ei ole vaikutusta ja sen nojalla toteutetut toimet mitätöidään. Esimerkiksi Washingtonin osavaltion voittoa tavoittelematon laki sanoo: "päätösvaltaisuus ei missään tapauksessa saa olla alle kolmanneksen näin vahvistetusta tai ilmoitetusta johtajien määrästä." Tämä tarkoittaa, että kaikki Washingtonin osavaltion säännöt, jotka sallivat alle yhden kolmasosan päätösvaltaisuuden, eivät olisi päteviä.
- Katso voittoa tavoittelematonta yhtiölakiasi koskevat oletussäännökset, kuten hallituksen äänestyksessä tarvittava vähimmäismäärä ääniä. Jos haluat ohittaa ne, muuta sääntöjäsi tämän muutoksen mukaan.
- Kun suunnittelet äänestyksen järjestämistä muutoksesi hyväksymisen varmistamiseksi, tarkista, kuinka jäsenet (jos äänioikeutettuja jäseniä on) ja johtajat saavat kokoontua ja äänestää osavaltion lain mukaan. Monet valtion voittoa tavoittelemattomat yhtiölainsäädännöt eivät salli johtajien äänestää asiamiehen välityksellä. Sen sijaan johtajan on osallistuttava kokoukseen henkilökohtaisesti tai puhelimitse, jotta hänet voidaan pitää läsnä kokouksessa päätösvaltaisuuden ja äänestyksen vuoksi.
Vaihe 2. Varmista, että ehdotettu muutos on yhdenmukainen muiden sääntelyasiakirjojen kanssa
Sen lisäksi, että varmistat, että ehdotettu sääntösi on osavaltiosi voittoa tavoittelemattoman osakeyhtiön perussäännön mukainen, sinun on myös tarkistettava, että se on voittoa tavoittelemattoman yhdistyksen yhtiöjärjestyksen ja tarvittaessa muiden asiaan liittyvien sääntöjen mukainen.
- Jos organisaatiotasi hallinnoi tai on lisensoinut valtion virasto, kuten opetusministeriö tai pankkivirasto, tarkista näiden alueiden osavaltion lakeista lisäpakollisia sääntöjä.
- Jos esimerkiksi haluat muuttaa kodin omistajayhdistyksen sääntöjä, sinun on viitattava sekä osavaltion voittoa tavoittelemattomaan sääntöön että sen kodin omistajayhdistyslakiin. Jos kodin omistajayhdistyslaissa määrätään, että hallituksen kokousten on oltava avoimia jäsenille, sääntöjen on sallittava jäsenten osallistua hallituksen kokouksiin, vaikka valtion voittoa tavoittelematon perussääntö ei sitä edellytä.
Vaihe 3. Älä luota muiden järjestöjen sääntöjen kieleen
Vältä ehdotetun työjärjestyksen kielen ottamista muiden järjestöjen säännöistä. Toisen organisaation säännöt voivat:
- Älä noudata osavaltion lakia.
- Älä sisällytä tärkeitä määräyksiä, joita sovellettava laki oletusarvoisesti koskee organisaatiossasi.
- Ei ole räätälöity vastaamaan organisaatiosi tarpeita.
Vaihe 4. Käsittele kaikkia ennakoitavia skenaarioita
Ajattele kaikkia mahdollisia skenaarioita, jotka voivat ilmetä ehdotetun muutoksen yhteydessä, ja käsittele niitä sääntöjen kielellä.
Jos esimerkiksi tarkistuksesi kuvaa hallituksen jäsenen erottamisprosessia, sinun on myös sisällytettävä säännös tehtävän täyttämisestä hänen erottamisensa jälkeen
Vaihe 5. Pyydä asianajajaa tarkistamaan muutos
Jos sinulla on epäilyjä ehdotetusta muutoksesta tai aiot muuttaa sääntöjä tavalla, joka muuttaa niitä merkittävästi, pyydä voittoa tavoittelemattomaan oikeuteen erikoistunutta lakimiestä tarkistamaan kaikki muutosehdotuksesi. Lakimies voi havaita epäjohdonmukaisuudet ja mahdolliset ongelmat ehdotuksessa.
Esimerkiksi asianajaja tuntee osavaltiosi voittoa tavoittelematonta ohjetta ja pystyy sisällyttämään luonnokseen säännöksiä, jotka voivat olla pätemättömiä, koska ne ovat ristiriidassa lain vähimmäisvaatimusten kanssa. Jos asut kaupungissa, asianajajasi tuntee myös kaupungin säännöt, jotka vaikuttavat työjärjestykseen, kuten vaatimus, että valitsemasi virkamies tai hallituksen työntekijä toimii hallituksessasi
Vaihe 6. Ole valmis selittämään, miksi muutosta tarvitaan
Jotta voit hyväksyä sääntösi, sinun on vakuutettava hallitus siitä, että muutoksesi on tarpeen. Yleensä kahden kolmasosan hallituksen on äänestettävä sinun puolesta. Tästä syystä on tärkeää pohtia, mitkä perusteet perustelevat nykyisten sääntöjen muuttamista.
Jos esimerkiksi organisaatiosi toiminta ei enää kuulu tehtäväsi piiriin, sinun on muutettava tehtäväsi selvitystä. Valmistaudu selittämään, mitä toimintaa organisaatiolle alun perin suunniteltiin, miten se on kehittynyt ja mitkä tehtävänkuvaukseen tehdyt tarkistukset heijastavat tätä uutta todellisuutta
Osa 2/2: Hyväksynnän saaminen
Vaihe 1. Tarkista nykyiset säännöt
Voittoa tavoittelemattoman yhdistyksen sääntöjen muuttamista koskevat säännöt sisältyvät itse sääntöihin. Varmistaaksesi, että muutat ohjesääntöäsi tavalla, jota ei haasteta oikeuteen, tarkista nykyisistä säännöistä tarvittavat menettelyt.
- Etsi prosenttiosuus hallituksesta, jonka on äänestettävä puolestasi (yleensä kaksi kolmasosaa).
- Tarkista, minkälainen ilmoitus sinun on annettava hallitukselle ennen muutoksen äänestämistä.
- Jos organisaatiosi jäsenillä on myös äänioikeus, katso, kuinka monta prosenttia äänioikeutetuista jäsenistä äänestää muutoksen puolesta ja millainen ilmoitus heille on annettava.
- Muista, että sääntöjen muuttamisprosessi on sama riippumatta siitä, haluatko muuttaa olemassa olevia määräyksiä, lisätä uusia määräyksiä vai poistaa niitä.
Vaihe 2. Ilmoita hallitukselle muutosehdotuksestasi
Jos työjärjestyksesi niin vaatii, sinun on ilmoitettava hallituksen jäsenille muutosehdotuksestasi ennen äänestystä, jotta voit päättää, hyväksyykö se vai ei.
- Esitä muutosehdotuksesi kirjallisesti ja jaa se hallituksen jäsenten kesken, jotta heillä on mahdollisuus esittää kysymyksiä siitä ja miettiä, äänestetäänkö sen puolesta vai ei.
- Esipuhdista muutosehdotus selityksellä, miksi muutos on mielestäsi tarpeellinen.
Vaihe 3. Järjestä hallituksen äänestys muutoksesta
Pyydä hallitusta kokoontumaan keskustelemaan muutosehdotuksestanne ja äänestämään sen hyväksymisestä.
- Jos muutosehdotus on vähäinen eikä työjärjestyksessänne vaadita sinua ilmoittamaan hallituksen jäsenille ehdotuksesta ennen kokousta, voit ehdottaa muutosta ja äänestää samassa kokouksessa.
- Noudata ohjesäännöissä annettuja sääntöjä siitä, kenen on oltava läsnä kokouksessa, kuinka monta osallistujaa kokoukseen ja kuinka monta prosenttia äänistä on tarpeen, jotta muutos hyväksytään, jotta äänestys on pätevä.
- Kirjaa äänestyksen tulos ja säilytä kopio muiden yritysten paperien kanssa.
Vaihe 4. Kirjoita muutos sääntöihin
Kun olet saanut tarvittavan hyväksynnän muutoksellesi, luonnostele uusi asiakirja, joka sisältää täydelliset säännöt, mukaan lukien muutos. Levittää uusia sääntöjä hallituksen jäsenten ja muiden asiaan liittyvien henkilöiden kesken.
Vaihe 5. Ilmoita IRS: lle
Jos IRS tunnustaa järjestösi verovapaana, sinun on ilmoitettava IRS: lle kaikista "rakenteellisista tai toiminnallisista" muutoksista sääntöihisi.
- Esimerkki rakenteellisesta tai toiminnallisesta muutoksesta olisi uuden ohjelman luominen.
- Jos näin on, lähetä muutetut säännöt tai kirje, jossa kuvataan muutokset IRS: n vapautettujen organisaatioiden määrittelyvirastoon, tai ilmoita muutoksista täyttämällä lomake 990 tai lomake 990-EZ.