Kansainvälisen standardointijärjestön (ISO) sertifioima yritys tai tuote osoittaa kuluttajille, että tarjoamasi palvelu on turvallista, tehokasta ja luotettavaa. Kun olet laatinut kattavan laatujärjestelmän analyysin, ajoita tarkastus akkreditoidun ulkopuolisen sertifiointielimen rekisterinpitäjän kanssa. Rekisterinpitäjä määrittää, ovatko yrityksesi käytännöt ja menettelyt ISO: n tiukkojen standardien mukaisia. Jos läpäiset tarkastuksen, saat ISO: lta todistuksen, että olet täyttänyt sertifiointiehdot.
Askeleet
Osa 1/3: Laadunhallintajärjestelmän kehittäminen
Vaihe 1. Nimeä projektipäällikkö
Valitse joku yrityksessäsi valvomaan laadunhallintajärjestelmän luomista. Tämä on pohjimmiltaan kokoelma asiakirjoja, joissa kerrotaan, miten yrityksesi suorittaa toimintansa. Koska tällaisen monimutkaisen analyysin laatiminen edellyttää yrityksen politiikan ja sisäisen rakenteen perusteellista tuntemusta, vain kokeneimmat työntekijät tulisi ottaa huomioon työssä.
- Johtaja, osastopäällikkö tai operatiivinen johtaja on yksi pätevimmistä työntekijöistä keskitetyn laadunhallintajärjestelmän luomiseksi.
- Jos olet yrityksesi valvova virkamies, sinun on ehkä helpompi ottaa vastuu itse.
Vaihe 2. Dokumentoi yrityksesi ainutlaatuiset käytännöt
Tässä vaiheessa voit hahmotella kirjallisesti kaikki yrityksesi tai tuotteesi ominaisuudet. Laatuhallintajärjestelmän analyysi voi sisältää yksityiskohtia, kuten yrityksesi tehtävänkuvauksen, tietoja tietyistä käytännöistä ja menettelyistä sekä luettelon osavaltioiden ja liittovaltion standardeista, joita noudatat.
- Ajattele laadunhallintajärjestelmääsi kattavana yleiskatsauksena siitä, mitä yrityksesi haluaa saavuttaa tietyllä tuotteella, palvelulla tai liiketoimintamallilla, ja tarkat vaiheet, joita he noudattavat sen saavuttamiseksi.
- Jos etsit tuotteelle sertifiointia, analyysisi tarkoituksena on kuvata tuotteen suunnittelu ja materiaalit, yrityksesi tuotantojärjestelmä ja yrityksesi sisäinen laadunarviointiprosessi.
- Tämä on vaativin vaihe ISO -sertifioinnin saamisessa, joten varmista, että dokumentaatiosi on huolellinen.
Vaihe 3. Suorita sisäinen tarkastus
Määritä pätevä työntekijä vertaamaan laatujärjestelmäanalyysisi tietoja yrityksen päivittäiseen toimintaan. Heidän on erityisesti pyrittävä varmistamaan, että menettelysi täyttävät sekä alan määräykset että yrityksen standardit. Jos toivot ISO -sertifikaatin saamista, on tärkeää, että kaikki tuotannon tai palvelun osa suoritetaan kuvatulla tavalla.
- Kehota sisäistä tarkastajaa pitämään silmällä epäjohdonmukaisuuksia laatujärjestelmäsi asiakirjojen ja tapaan, jolla asiat todella tehdään.
- Nimeä tilintarkastajaksi joku muu kuin projektipäällikkö. Tämä auttaa varmistamaan puolueettomuuden ja vähentää mahdollisuuksia, että mahdolliset aukot jäävät huomaamatta.
Vaihe 4. Tee tarvittavat parannukset käytäntöihisi
Jos sisäisessä tarkastuksessasi ilmenee jokin ominaisuus, joka ei ole nuuskan mukainen, etusijalla on korjata se ennen virallisen tarkastuksen suorittamista. Käytä tilintarkastajan huomautuksia oppaana ja tunnista alueet, joilla toimintasi ei täytä laatujärjestelmäsi asettamia tavoitteita. Etsi tapoja ratkaista mahdolliset ongelmat tulevina viikkoina ja kuukausina.
Tavoitettujen suorituskykystandardiesi täyttäminen voi edellyttää uusien käytäntöjen toteuttamista, turvallisempien tai tehokkaampien menettelyjen tutkimista tai työntekijöiden uudelleenkoulutusta
Osa 2/3: Sertifiointielimen valitseminen
Vaihe 1. Etsi pätevä rekisterinpitäjä, joka tarkistaa toimintasi
Pyydä valtuutettu rekisterinpitäjä kutsumaan ulkopuolinen tarkastus. Etsi alueellasi organisaatioita, jotka edustavat yritystäsi. Jotkut rekisteröijät käsittelevät esimerkiksi ohjelmistosuunnittelua, kun taas toiset voivat olla päteviä takaamaan lääketieteellisten laitteiden, maakaasun tuotannon ja ympäristönhallinnan laatustandardit.
- ISO-organisaatio suunnittelee vain alan standardeja ja antaa akkreditoinnin riippumattomille sertifiointielimille-se ei itse myönnä sertifikaatteja.
- ANSI-ASQ National Accreditation Board (ANAB) on laatinut luettelon akkreditoiduista sertifiointielimistä yrityksille, jotka hakevat ulkoista tarkastusta.
- Oikean rekisterinpitäjän valitseminen yrityksellesi voi viedä hetken. Aloita haku, kun kehität edelleen laatujärjestelmädokumentaatiotasi, jotta voit varata itsellesi paljon aikaa.
Vaihe 2. Valitse rekisterinpitäjä, jolla on tarvittavat kirjautumistiedot
Sertifiointisi näyttää parhaalta organisaatiolta, joka on myös osoittanut täyttävänsä tietyt vaatimukset. Ota huomioon vain sertifiointielimet, jotka käyttävät vaatimustenmukaisuuden arviointikomitean (CASCO) standardia. Riippumaton akkreditointi on myös merkki siitä, että tekemäsi elin on tutkittu ja hyväksytty perusteellisesti.
Akkreditointi on suuri plussa, mutta se ei ole välttämätöntä. Rekisterinpitäjä voi silti olla erittäin pätevä, vaikka hän ei olisi akkreditoitujen varmentajien luettelossa
Vaihe 3. Laadi ISO -sovellussopimus
Kun olet varmistanut rekisterinpitäjän palvelut, istu heidän kanssaan keskustelemaan tarkastusprosessin säännöistä. He käyvät läpi molempien osapuolten erilaiset lailliset oikeudet ja velvollisuudet ja kertovat sinulle organisaation vastuun luottamuksellisuutta koskevista käytännöistä. Jos olet tyytyväinen sopimuksen ehtoihin, allekirjoita sopimus vahvistaaksesi tarkastuspäiväsi.
Koska tiukkoja kansainvälisiä standardeja tarvitaan kaikkialla, hakemussopimuksen ehdoista ei ehkä ole mahdollista neuvotella
Osa 3/3: Sertifioinnin hakeminen
Vaihe 1. Lähetä laadunhallintajärjestelmäsi asiakirjat esiarviointia varten
Esiarviointi ei ole pakollinen vaihe sertifiointiprosessissa. Alustava tarkastelu antaa kuitenkin sertifiointielimelle mahdollisuuden paikantaa asiakirjoissa olevat ilmeiset virheet tai puutteet. Näiden ongelmien selvittäminen ennen muodollista tarkastusta auttaa sinua keskittymään laatujärjestelmääsi ja parantamaan mahdollisuuksiasi täyttää ISO -sertifiointistandardit.
- Jos päätät suorittaa ennakkoarvioinnin, sinun on toimitettava valitsemallesi sertifiointielimelle täydellinen ja ajan tasalla oleva kopio laatujärjestelmäsi asiakirjoista.
- Huomaa, että esiarviointiaika voi lisätä 2-4 viikkoa sertifiointiprosessiin.
Vaihe 2. Läpäise ulkoinen tarkastus
Tarkastuksen avauspäivänä rekisterinpitäjä istuu yrityksen avainhenkilöiden kanssa esittelemään itsensä ja keskustelemaan lyhyesti menettelystä. Sitten he kiinnittävät huomionsa yrityksesi toiminnan tarkastamiseen ja varmistavat, että ne noudattavat laatujärjestelmässäsi määriteltyjä standardeja. Ole valmis tarjoamaan apua kaikin mahdollisin tavoin.
- Sinua tai työntekijöitäsi voidaan haastatella erikseen tai pyytää sinua selittämään yksityiskohdat toimintaasi koskevista käytännöistä ja menettelyistä.
- Varsinainen tarkastus on jatkuva prosessi, joka voi kestää päivistä viikkoihin. Tarkka pituus riippuu laatujärjestelmäsi monimutkaisuudesta ja yrityksesi koosta ja organisaatiorakenteesta.
Vaihe 3. Tarkista koko tarkastuskertomuksesi
Tarkastuksen jälkeen sertifiointielin lähettää yksityiskohtaisen tarkastuskertomuksen postitse. Raportissa esitetään yhteenveto rekisterinpitäjän havainnoista koko tarkastuksen ajan ja tuodaan tietoosi kaikki alueet, joilla yrityksesi käytännöt eivät vastaa laatujärjestelmässäsi mainittuja standardeja (jäljempänä”poikkeamat”). Rekisterinpitäjä voi mainita kaksi eri tyyppiä ongelmista-pienet poikkeamat ja suuret poikkeamat.
Varmista, että projektisi esimies, sisäinen tarkastaja ja kaikki muut avainhenkilöt ovat läsnä tarkastuskertomuksesi havaintojen yhteydessä
Vaihe 4. Lähetä korjaussuunnitelma pienten epäsäännöllisyyksien ratkaisemiseksi
Tämä on lyhyt asiakirja, joka selittää ongelman luonteen ja ilmaisee tarvittavat toimenpiteet sen korjaamiseksi. Sen ensisijainen tarkoitus on osoittaa sertifiointielimelle, että ymmärrät, kuinka valvonta ei täytä ISO -standardeja. Useimmat vähäiset epäsäännöllisyydet voidaan poistaa ilman lisätarkastuksia, eivätkä ne estä sertifiointiasi.
Pienet poikkeamat viittaavat pieniin menettelyvirheisiin tai tapauksiin, joissa käytäntö ja käytäntö eivät täysin vastaa toisiaan, mutta eivät lopulta vaikuta tuotteen tai palvelun laatuun
Vaihe 5. Kiristä toimintojasi, jotta voit käsitellä suuria epäsäännöllisyyksiä
Nämä viittaukset viittaavat siihen, että liiketoimintamallisi on suunniteltu ja toteutettu selkeästi. Palaaminen vakavasta vaatimustenvastaisuudesta sisältää useimmiten useita seurantatarkastuksia sekä ongelmia, jotka liittyvät ongelman korjaamiseen sisäpuolelta. Yritystäsi tai tuotettasi ei hyväksytä sertifiointia varten, ennen kuin rekisterinpitäjä on tarkastanut uudelleen ja poistanut kaikki merkittävät vaatimustenvastaisuussitaatit.
- Merkittävistä vaatimustenvastaisuuksista voidaan myös määrätä sakkoja tai vastaavia seuraamuksia, jos niiden havaitaan rikkovan lakia.
- Jos tilintarkastuskertomuksesi palauttaa esiin useita merkittäviä vaatimustenvastaisuuksia, sinun on ehkä harkittava uudelleen laatujärjestelmäsi sisältöä selvittääksesi, onko se toteutettavissa nykyisessä muodossaan.
Vaihe 6. Odota ISO -sertifikaattiasi
Jos rekisterinpitäjä on tyytyväinen havaintoihinsa, hän raportoi sertifiointielimelle ja suosittelee, että yrityksellesi myönnetään sertifikaatti. Tämän jälkeen sinulle lähetetään virallinen todistus. Asiakirjassa näkyy sertifiointitasosi ja tarkat standardit, joiden olet todettu noudattavan, sekä sertifiointielimen virallinen leima.
- Sertifikaatin saapuminen voi kestää 2-3 viikkoa sen jälkeen, kun olet saanut sertifiointielimeltä hyväksynnän.
- Yrityksesi lisätään myös ISO -sertifioitujen yritysten rekisteriin, jota kuluttajat ja muut yritykset voivat tarkastella.
Vinkkejä
- Sinun ei tarvitse saada ISO-sertifiointia voidaksesi menestyä yrityksessäsi tai tuotteessasi-se on yksinkertaisesti hyödyllinen tapa kuluttajille tunnistaa yritykset, joiden käytännöt ovat omien etujensa mukaisesti laadittujen kansainvälisten standardien mukaisia.
- Kun merkitset tuotteen, palvelun tai menettelyn ISO -sertifikaatin saamisen jälkeen, muista sisällyttää käytetyn standardin numeerinen merkintä. Sen sijaan, että kirjoitat esimerkiksi "ISO -sertifioitu", kirjoitat "ISO 9001 -sertifioitu".
- Varmista, että luet sertifiointisi tarkan keston ja ehdot nähdäksesi, mitä sinun on tehtävä sen ylläpitämiseksi.