Paras tapa kirjoittaa varasuunnitelma

Sisällysluettelo:

Paras tapa kirjoittaa varasuunnitelma
Paras tapa kirjoittaa varasuunnitelma

Video: Paras tapa kirjoittaa varasuunnitelma

Video: Paras tapa kirjoittaa varasuunnitelma
Video: Kiusallinen alapääongelma || BLOKESS 2024, Maaliskuu
Anonim

Organisaatiot luovat varautumissuunnitelmia, joita joskus kutsutaan "suunnitelmaksi B", valmistautuakseen johonkin huonoon, mikä voi vaikuttaa organisaation toimintakykyyn. Tehokkaan varautumissuunnitelman laatiminen on välttämätöntä kaikille organisaatioille. Monet asiat voivat vaarantaa organisaation teknisestä katastrofista (kuten tietomurrosta) luonnonkatastrofiin (kuten tulva). Varautumissuunnitelmien kirjoittaminen valmistaa organisaation tällaisiin mahdollisuuksiin.

Askeleet

Esimerkkejä varautumissuunnitelmista

Image
Image

Esimerkki tulipalon varautumissuunnitelmasta

Image
Image

Esimerkkisuunnitelma uhkia varten

Image
Image

Esimerkkisuunnitelma tietojen palauttamiseksi

Osa 1/3: Riskien arviointi

Kirjoita varautumissuunnitelma Vaihe 1
Kirjoita varautumissuunnitelma Vaihe 1

Vaihe 1. Valmistaudu varautumissuunnitelman kirjoittamiseen

Tärkein tavoite on varmistaa, että pystyt ylläpitämään organisaatiosi toimintaa katastrofin sattuessa.

  • On hyvä idea muodolliseen politiikkaan, jossa täsmennetään valmiussuunnitelman tarve.
  • Suunnitelman pitäisi olla kokonaisuudessaan yksinkertainen. Sen kielen ja ohjeiden tulisi olla ymmärrettäviä tulevalle yleisölle. Koskaan ei tiedä, kenen on toteutettava se.
  • Selvitä erityinen liipaisin, joka edellyttää varautumissuunnitelman käyttöä. Määritä, miten mitat menestystä, jotta voit palata normaaliin toimintaan. Tunnista kaikki liiketoimintasi kannalta kriittiset toiminnot.
Kirjoita varautumissuunnitelma Vaihe 2
Kirjoita varautumissuunnitelma Vaihe 2

Vaihe 2. Varmista, että suunnitelma vastaa valmiussuunnitelmien kolmeen keskeiseen kysymykseen

Kun varmistat, että suunnitelmasi vastaa kaikkiin näihin kolmeen kysymykseen, voit varmistaa, ettet missaa mitään.

  • Mitä voisi tapahtua?
  • Mitä teemme vastauksena?
  • Mitä voimme tehdä etukäteen valmistautuaksemme?
Kirjoita varautumissuunnitelma Vaihe 3
Kirjoita varautumissuunnitelma Vaihe 3

Vaihe 3. Selvitä riskit, jotka ovat todennäköisimpiä organisaatiollesi

Mahdollisten riskien määrittäminen on yksi varautumissuunnitelman tärkeimmistä näkökohdista. Tämä ei ole kaikille sopiva prosessi. Sinun on määritettävä organisaatiolle ominaiset riskit. Yritykset voivat kohdata monia mahdollisia riskejä.

  • Luonnonkatastrofit, kuten tulvat, hirmumyrskyt ja kuivuus, voivat vaatia varautumissuunnitelman. Muita mahdollisia riskejä ovat kriisi, työpaikalla tapahtuva onnettomuus, henkilöstöongelmat (kuten johtajan kuolema tai lakko), tietojen menetys, huono hallinta ja tuoteongelmat (kuten palautus).
  • Sinun tulisi keskittyä aloihin, mukaan lukien hallinta, viestintä, taloudelliset resurssit, koordinointi, logistiset ja tekniset vastaukset.
  • Tekniset katastrofit voivat sisältää niitä organisaation komponentteja, jotka käsittelevät viestintäinfrastruktuuria. Haluat harkita mahdollisia tietojen tai asiakkaiden menetyksiä.
Kirjoita varautumissuunnitelma Vaihe 4
Kirjoita varautumissuunnitelma Vaihe 4

Vaihe 4. Priorisoi riskit

Järjestä riskit niiden toteutumisen todennäköisyyden perusteella. Kaikki riskit eivät ole tasa -arvoisia, ja useimmat varautumissuunnitelmat eivät voi käsitellä perusteellisesti kaikkia mahdollisia riskejä. Sinun on selvitettävä, mitkä ovat todennäköisimpiä ja vaikuttavat yritykseen eniten.

  • Keskity kriittisimpiin tapahtumiin. Sinun pitäisi luetella kaikki tapahtumat, jotka voivat vaikuttaa toimintoihin, mutta sijoittaa ne sitten 1-10. Mikä olisi kunkin tapahtuman vaikutus? Pieni tulipalo, joka on eristetty yhteen koneeseen, on todennäköisesti alempi kuin esimerkiksi koko kasvi.
  • Laadi sitten sijoitus siitä, kuinka usein riski voi esiintyä. Voit esimerkiksi antaa sille 10 pistettä, jos se voisi tapahtua kerran kuukaudessa, ja 1, jos se tapahtuisi kerran 100 vuodessa. Kerro sitten kaksi pistettä todennäköisyyden ja vaikutuksen suhteen saadaksesi kokonaispistemäärän.
  • Työskentele ensin korkeimpien pisteiden parissa. Keksi leikkaus. Voit kuitenkin katsoa alhaisia pisteitä ja kehittää yleisen prosessin. Alueet, jotka ovat olennaisia organisaation selviytymisen kannalta, asetetaan yleensä kärkeen, kuten kassavirran säilyttäminen, markkinaosuus ja henkilöstön tuki.

Pisteet

0 / 0

Osa 2 Tietokilpailu

Mitä riskejä yrityksillä on?

Lakot

Kiinni! On totta, että yritysten on otettava huomioon henkilöstöriskit, kuten lakot. Selvitä organisaatiosi ainutlaatuiset riskit tutkimalla esimerkiksi hallintoa, viestintää ja taloutta. Lakkojen lisäksi on kuitenkin otettava huomioon myös muita riskejä. Napsauta toista vastausta löytääksesi oikean…

Tietojen menetys

Yritä uudelleen! Tietojen menetys on valtava riski monille tietokoneesta riippuvaisille yrityksille. Se ei vaikuta pelkästään organisaatioon, vaan myös asiakkaisiin. Silti yrityksillä on monia muita riskejä, jotka hyötyvät varautumissuunnitelmasta. Valitse toinen vastaus!

Hurrikaanit

Melkein! Suuret hirmumyrskyt, kuten Katrina, ovat opettaneet meille niiden vaikutuksen alueeseen. Muita luonnonkatastrofien riskejä ovat tulvat ja kuivuus. Muista kuitenkin, että varautumissuunnitelmasi tulisi sisältää myös muita riskejä. Yritä uudelleen…

Tuotteen muistutukset

Ei aivan. Tuotteiden palautuksia tapahtuu useammin kuin uskotkaan. Muita riskiesimerkkejä ovat työtapaturmat, odottamattomat kuolemat ja huono hoito. Varautumissuunnitelmassasi on käsiteltävä, mitä pitäisi tapahtua, jos jokin näistä riskeistä ilmenee. Napsauta toista vastausta löytääksesi oikean…

Kaikki yllä oleva

Oikea! Lakot, tietojen menetys, luonnonkatastrofit ja tuotteiden palautukset ovat esimerkkejä organisaation kohtaamista riskeistä. Muita esimerkkejä ovat työtapaturmat, odottamattomat kuolemat ja huono hallinto. Arvioi yrityksesi jokainen alue määrittääksesi sen ainutlaatuiset riskit. Lue toinen tietokilpailukysymys.

Haluatko lisää tietokilpailuja?

Jatka itsesi testaamista!

Osa 2/3: Tunnista skenaariot

Kirjoita valmiussuunnitelma Vaihe 5
Kirjoita valmiussuunnitelma Vaihe 5

Vaihe 1. Kehitä skenaariot korkeimmin sijoitetuille riskeille

Sinun on laadittava realistiset skenaariot jokaiselle riskille, jotta voit kehittää tehokkaan varautumissuunnitelman. Selvitä erityisesti, mitä voisi tapahtua, jos kukin tärkeimmistä riskeistä tapahtuisi.

  • Voit aloittaa vaikutusten määrittämisen, kun olet kehittänyt skenaariot perusteellisesti. Mikä voisi olla kunkin skenaarion lopullinen vaikutus yksityiskohtaisesti?
  • Voit kehittää eri asteikot samalle skenaariolle, kuten parhaan, todennäköisimmän ja pahimman skenaarion.
Kirjoita varautumissuunnitelma Vaihe 6
Kirjoita varautumissuunnitelma Vaihe 6

Vaihe 2. Luo aikajana skenaarioiden kehittymiselle

Määritä kuka on vastuussa mitä ja milloin. Muista päivittää yhteystietoluettelot ja määrittää, kuka on vastuussa ilmoituksista.

  • Esitä aikataulut. Mitä tapahtuu ensimmäisenä päivänä tai ensimmäisenä viikolla? Ole hyvin tarkka.
  • Sinulla voi olla aikatauluja skenaarioille, jotka käsittelevät fyysisiä, organisatorisia ja institutionaalisia haavoittuvuuksia. Esimerkiksi fyysinen haavoittuvuus voi koskea infrastruktuuria. Organisaatio saattaa pohtia, onko olemassa varhaisvaroitusjärjestelmiä tai osaavia vastausryhmiä. Institutionaaliset haavoittuvuudet voivat vaikuttaa siihen, onko käytettävissä taloudellisia resursseja vai ulkoisia kumppaneita. Eri ihmiset voivat olla vastuussa eri näkökohdista.
Kirjoita varautumissuunnitelma Vaihe 7
Kirjoita varautumissuunnitelma Vaihe 7

Vaihe 3. Päätä, mikä on oleellisinta liiketoimintasi saamiseksi uudelleen toimintaan

Tutustu näihin kulmiin yksityiskohtaisesti. Kartoittaa kapasiteettia ja haavoittuvuuksia. Mikä on organisaation kyky vastata riskeihin tai lieventää niitä?

  • Oletetaan esimerkiksi, että mahdollinen vaara on tulva. Mahdollinen riski voi olla jokien tulvat, jotka ylittävät pankit ja vaikuttavat alueen asuntoihin. Haavoittuvuus voi olla huono infrastruktuuri. Kapasiteetti saattaa olla ammattitaitoisen henkilökunnan käsillä.
  • Arvioi resurssit rehellisesti. Mitä toimintoja joudut muuttamaan tai vähentämään resurssien rajallisuuden vuoksi? Tee liiketoiminnan vaikutusanalyysi. Haluat tunnistaa, mitkä alueet ovat välttämättömiä liiketoiminnan tehtävän saavuttamiseksi ja toiminnan jatkamiseksi.
Kirjoita varautumissuunnitelma Vaihe 8
Kirjoita varautumissuunnitelma Vaihe 8

Vaihe 4. Etsi keinoja vähentää riskiä

Yleensä ei riitä, että kehität "suunnitelman B" ja sitten istut alas ja toivot, ettei se koskaan toteudu. Arvioi, miten voit ryhtyä välittömästi toimenpiteisiin riskien vähentämiseksi. Kehitä ennaltaehkäiseviä strategioita.

  • Harkitse kumppaneiden saatavuutta. Mitä paikallisia resursseja olisi käytettävissä, jos katastrofi iskisi? Olisivatko naapurit valmiita auttamaan?
  • Parhaat varautumissuunnitelmat auttavat yrityksiä määrittelemään alueet, joita ne voivat parantaa, jotta ne vähentävät todennäköisyyttä, että suunnitelmaa tarvitaan.
  • Saatat huomata, että tarvitset esimerkiksi vakuutuksen tai että sinulla on oltava katastrofiharjoituksia. Ehkä ymmärrät, että avainhenkilöt tarvitsevat lisäkoulutusta. Mitä tulee tietouhkiin, sinulla voi olla varmuuskopiointijärjestelmä asennettuna. Laadi suunnitelma jokaiselle skenaariolle

Pisteet

0 / 0

Osa 3 Tietokilpailu

Totta vai tarua: Sinun tulisi hahmotella mahdolliset skenaariot jokaiselle ensisijaiselle riskillesi.

Totta

Ehdottomasti! Kuvittele, mitä tapahtuisi parhaassa ja pahimmassa tapauksessa. Suorita sitten liiketoiminnan vaikutusanalyysi sen määrittämiseksi, mitkä alueet ovat välttämättömiä liiketoiminnan tehtävän saavuttamiseksi ja toiminnan jatkamiseksi. Lue toinen tietokilpailukysymys.

Väärä

Ehdottomasti ei! Roolipelit eri skenaarioissa auttavat määrittämään yrityksesi alueet, jotka ovat eniten vaarassa katastrofin aikana. Vie jokaista skenaariota eteenpäin aivoriihellä ehkäiseviä strategioita, kuten varajärjestelmien asentaminen tai lisäkoulutus. Valitse toinen vastaus!

Haluatko lisää tietokilpailuja?

Jatka itsesi testaamista!

Osa 3/3: Pidä valmiussuunnitelmasi yllä

Kirjoita varautumissuunnitelma Vaihe 9
Kirjoita varautumissuunnitelma Vaihe 9

Vaihe 1. Kerro suunnitelmasta kaikille työntekijöille

Sinun täytyy kouluttaa organisaation avainhenkilöitä paikasta ennen kuin sitä koskaan tarvitaan.

  • Kerro ihmisille, mikä rooli ja velvollisuudet heillä on, jotta ei hämmenny, jos suunnitelma on toteutettava hätätilanteessa. Tämä vähentää paniikkimahdollisuuksia.
  • Anna ihmisille asianmukainen koulutus, jota he tarvitsevat täyttääkseen suunnitelmassa esitetyt velvoitteensa. Pidä harjoituksia tarvittaessa. Tee säädöt harjoituksen jälkeen.
Kirjoita valmiussuunnitelma Vaihe 10
Kirjoita valmiussuunnitelma Vaihe 10

Vaihe 2. Testaa varautumissuunnitelmasi

Voit tehdä testauksesta hallittavan ja kustannustehokkaan testaamalla neljässä vaiheessa. Jos alue osoittautuu virheelliseksi tai ristiriidassa muiden osastojen valmiussuunnitelmien kanssa, voit muokata suunnitelmaa ja testata sen uudelleen.

  • Tee johtavan henkilöstön tarkastelu. Ylempi henkilökunta valitsee päivämäärän ja kellonajan käydäkseen läpi kaikki varautumissuunnitelmat ja tunnustaakseen tehtävänsä perusteellisesti suorittaneet ihmiset.
  • Tee osastojen välinen tarkastus. Täällä jokainen osasto tarkastelee toisen osaston suunnitelmia. Tämä on vaihe, joka jakaa resursseja ja tunnistaa ristiriidat.
  • Tutki kriittisten järjestelmien vikoja. Tämä testausvaihe voidaan lokalisoida osastojen sisällä. Testaus sisältää järjestelmän ja/tai toimittajan vikojen simuloinnin. Voit pelata roolileikkejä ilman, että sinun tarvitsee tosiasiallisesti sammuttaa tärkeitä laitteita tai prosesseja.
  • Todellinen diili. Lopuksi sinun on testattava varautumissuunnitelma kokonaan. Tämä voi sisältää lyhytaikaisia seisokkeja keskeisillä alueilla reaaliajassa.
Kirjoita valmiussuunnitelma Vaihe 11
Kirjoita valmiussuunnitelma Vaihe 11

Vaihe 3. Säilytä suunnitelma paikassa, josta se on helposti saatavilla

Jos katastrofi iskee, et halua, että suunnitelma palaa tulessa tai tuhoutuu tulvan mukana. Et halua tietomurron vaikeuttavan suunnitelman noutamista silloin, kun sitä eniten tarvitset.

  • Etsi suunnitelman (tai sen kopion) sijainti eri paikasta. Haluat kuitenkin säilyttää sen jossain, missä voit päästä siihen nopeasti, jos tarvitset.
  • Säilytä aina suunnitelman kopio eri paikassa kuin alkuperäinen. Ja varmista, että useampi kuin yksi henkilö osaa käyttää sitä ja että hänellä on siihen valtuudet.
Kirjoita varautumissuunnitelma Vaihe 12
Kirjoita varautumissuunnitelma Vaihe 12

Vaihe 4. Tarkista suunnitelma säännöllisesti uudelleen

Joskus asiat muuttuvat. Oletuksesi voivat olla vanhentuneita. Riskit voivat olla suurempia kuin ennen.

  • Ota suunnitelmaan ja sen päivityksiin mukaan useampi kuin yksi henkilö. Voit esimerkiksi haluta uuden työntekijän katsovan sitä tuoreella silmällä tai antavan sen auditoida.
  • Vahvista kaikki oletukset yhdistämällä ne viimeisimpiin tietoihin tai tarkistamalla ne kolmannen osapuolen kanssa. Varmuuskopiointijärjestelmässä on ehkä vähemmän tietoja kuin oletit.

Pisteet

0 / 0

Osa 4 Tietokilpailu

Miten varautumissuunnitelma kannattaa säilyttää?

Pidä se lukittuna turvallisesti kassakaapissa.

Ei! Suunnitelma kannattaa säilyttää paikassa, johon on helppo päästä käsiksi. Jos yritykselläsi on useita toimipaikkoja, varmista, että jokaisella sivustolla on kopio ja joku, joka tietää sen sijainnin. Siellä on parempi vaihtoehto!

Testaa suunnitelma sulkemalla yrityksesi päiväksi.

Ei todellakaan! Jos haluat testata suunnitelmaa reaaliajassa, harkitse lyhyen aikavälin sulkemista keskeisillä alueilla. Noudata suunnitelmaa ja merkitse ongelmat. Käy ne läpi myöhemmin työntekijöidesi kanssa prosessin virtaviivaistamiseksi. Siellä on parempi vaihtoehto!

Kerro suunnitelmasta ylemmälle henkilökunnallesi.

Ei oikeastaan! Sinun on ilmoitettava suunnitelmasta kaikille työntekijöille, jotta kaikki tietävät, mitä tehdä hätätilanteessa. Tarkastele yksittäisiä rooleja ja vastuita ja järjestä säännöllisiä koulutustilaisuuksia ja harjoituksia. Työntekijöiden kouluttaminen vähentää nyt paniikkimahdollisuuksia myöhemmin. Napsauta toista vastausta löytääksesi oikean…

Tarkista ja päivitä suunnitelma säännöllisesti.

Oikein! Ensisijaiset riskit ja parhaat keinot niiden vähentämiseksi voivat muuttua. Yritä saada uusi työntekijä antamaan suunnitelmalle uudet silmät. Tarkista myös olemassa olevat järjestelmät ja sopimukset varmistaaksesi, että ne ovat ajan tasalla. Lue toinen tietokilpailukysymys.

Haluatko lisää tietokilpailuja?

Jatka itsesi testaamista!

Vinkkejä

  • Älä tee varautumissuunnitelmaasi niin vähäiseksi, ettet koskaan saavuta sitä!
  • Saatat haluta useamman kuin yhden varautumissuunnitelman.
  • Aloita perustamalla varautumissuunnittelukomitea ja valitsemalla henkilö, joka johtaa tätä komiteaa. Valmiussuunnitelman johtaja tarjoaa taitoja, työkaluja ja tietopohjan, jotta jokainen osasto voi kirjoittaa oman suunnitelmansa.
  • Käy suunnitelma uudelleen läpi. Toinen arvostelu auttaa löytämään asioita, jotka jäivät ensimmäisellä kerralla väliin.

Suositeltava: