Voit kirjoittaa muodollisen pyyntökirjeen monista syistä, esimerkiksi pyytää joltakulta rahaa tai muuta apua tai pyytää häntä ryhtymään tiettyihin toimiin. Kirjeesi tulee yleensä olla lyhyt - enintään sivun pituinen - ja selittää haluamasi asiat suoraan ja luottavaisesti. Kirjeen lopettaminen riippuu kirjeen tarkoituksesta ja henkilöstä, jolle kirjoitat. Yleensä suljet henkilökohtaisen kirjeen tuntemallesi henkilölle rennommin kuin suljet kirjeen, joka on kirjoitettu liike- tai ammatilliseen tarkoitukseen.
Askeleet
Tapa 1 /2: Henkilökohtaisen kirjeen sulkeminen
Vaihe 1. Muotoile pyyntösi kohteliaalla kielellä
Henkilökohtaisella kirjeellä annat yleensä jonkin verran taustatietoja pyynnön tekemisestä ja esität sitten pyynnön suoraan. Lause, kuten "haluaisitko" tai "voisitko", ilmoittaa vastaanottajalle, että et pidä itsestäänselvyytenä, että hän täyttää pyyntösi.
Voit esimerkiksi kirjoittaa: "Olisitko valmis siskoni mukaan varainkeräykseen, jotta hänen ei tarvitsisi mennä yksin?"
Vaihe 2. Aloita uusi kappale jokaiselle jatkopyynnölle
Jos tarvitset vastauksen vastaanottajalta tiettyyn päivämäärään mennessä tai jos haluat tehdä jotain muuta pyyntöön liittyvää, pidä se erillään pääpyynnöstä. Näin vastaanottaja tietää, että seurantapyyntö on pääpyyntöjen alainen.
Jatkaaksemme edellisestä esimerkistä jatkopyyntö voi olla "Olisimme myös kiitollisia, jos olisit valmis ajamaan hänet tapahtumaan ja tuomaan hänet takaisin kotiin myöhemmin."
Vaihe 3. Kiitä vastaanottajaa etukäteen pyyntösi täyttämisestä
Kun olet esittänyt pyynnön, liitä mukaan yksinkertainen lausunto, jossa kiität vastaanottajaa. Voit myös sisällyttää lauseen siitä, kuinka paljon heidän avunsa merkitsisi sinulle.
Voit esimerkiksi kirjoittaa "Kiitos etukäteen, että autat meitä täällä. Se merkitsisi sisareni koko maailman osallistumista varainkeräykseen."
Vaihe 4. Sisällytä vastaanottajan mahdollisesti tarvitsemat lisätiedot
Jos pyyntö on täytettävä tietyllä tavalla tai tietyssä ajassa ja paikassa, jatka ja liitä nämä tiedot kiitoksesi jälkeen. Voit myös sisällyttää yhteystiedot, jos arvelet vastaanottajan haluavan puhua sinulle ensin.
Voit esimerkiksi kirjoittaa: "Siskoni haluaisi päästä varainkeräykseen vähintään tuntia aikaisemmin, jotta hän voisi puhua järjestäjien kanssa."
Kärki:
Jos lisäät lisätietoja, voit halutessasi lisätä vielä yhden pienen rivin, jossa lukee "kiitos vielä kerran". Tämä vahvistaa, ettet pidä vastaanottajan vastausta itsestäänselvyytenä.
Vaihe 5. Lisää ilmainen sulkeminen nimesi eteen
Yksinkertainen sulkeminen, kuten "Ystävällisin terveisin", sopii hyvin henkilökohtaisiin kirjeisiin. Riippuen siitä, kuinka hyvin tunnet vastaanottajan ja suhteesi luonteen, voit valita jotain lämpimämpää, kuten "Rakkaus" tai "Rakasta aina".
Kirjoita pilkku sulkemisen jälkeen ja jätä kaksoisväli allekirjoituksellesi. Kirjoita sitten nimesi alle
Tapa 2/2: Liikekirjeen lopettaminen
Vaihe 1. Sisällytä pyyntösi kirjeen runkoon
Kun kirjoitat pyyntökirjettä liiketoiminnallisista, ammatillisista tai akateemisista syistä, kerro kirjeen tarkoitus etukäteen. Sisällytä mieluiten pyyntösi kirjeesi ensimmäiseen lauseeseen kirjeen loppuun.
Koska teit pyynnön nimenomaan kirjeesi ensimmäisessä virkkeessä, sitä ei tarvitse toistaa kirjeen lopussa
Vaihe 2. Kiitä vastaanottajaa ajastasi ja huomiosta
Aloita uusi kappale ja kirjoita sitten yksi lause ja kiitä vastaanottajaa siitä, että hän on käyttänyt aikaa kirjeesi lukemiseen ja pyyntösi käsittelyyn. Vastaanottaja on todennäköisesti kiireinen henkilö, ja heidän aikansa on arvokasta. Kerro heille, että arvostat heitä.
Voit esimerkiksi kirjoittaa "Kiitos, että käytit aikaa pyyntöni käsittelyyn. Arvostan sitä todella."
Kärki:
Kun olet kiittänyt vastaanottajaa ajastasi ja huomiosta, voit tarvittaessa lisätä toisen anteeksipyynnön, kuten "Pyydän anteeksi haittaa".
Vaihe 3. Kerro vastaanottajalle mahdollisista määräajoista
Jos haluat tietää vastaanottajan vastauksen tiettyyn päivämäärään mennessä, anna täsmällinen päivämäärä ja kellonaika. Joissakin tilanteissa saattaa olla asianmukaista kertoa lyhyt syy siihen, miksi määräaika on tärkeä.
Voit esimerkiksi kirjoittaa "Pahoittelen lyhytaikaista ilmoitusta, mutta tarvitsen vastauksen ennen maanantaita 22. huhtikuuta. Olen varannut lennon pois kaupungista sinä päivänä ja olen poissa 2 viikkoa."
Vaihe 4. Anna yhteystiedot, jos vastaanottajalla on kysyttävää
Anna vastaanottajalle tapa ottaa sinuun yhteyttä nopeasti, varsinkin jos tarvitset vastauksen muutaman päivän kuluessa. Varmista, että antamasi yhteydenottotapa on sellainen, jossa olet yleisesti tavoitettavissa normaaleina aukioloaikoina.
Voit esimerkiksi kirjoittaa "Jos sinulla on kysyttävää, voit soittaa minulle työnumerooni 222-123-4567."
Vaihe 5. Sulje muodollinen ja kunnioittava sulkeminen
Päätös, kuten "vilpittömästi" tai "kunnioittavasti", on aiheellinen liikesyistä kirjoitetulle viralliselle pyyntökirjeelle. Kirjoita pilkku sulkemisen jälkeen ja jätä kaksoisväli allekirjoituksellesi. Kirjoita allekirjoituksesi välilyönnin alle.
Jos tarvitset lisätietoja, kuten tehtävänimikkeen tai tunnistenumeron, lisää ne suoraan kirjoittamasi nimen alapuolelle
Vinkkejä
- Muokkaa ja tarkista kirjeesi huolellisesti ennen tulostamista ja allekirjoittamista. Mahdolliset virheet saavat sinut näyttämään huolimattomalta ja voivat johtaa siihen, että pyyntösi ei täyty.
- Ota kirjeestäsi kopio ja säilytä se muistissasi ainakin siihen asti, kunnes asia on käsitelty tai pyyntösi on täytetty.
- Jos aiot lähettää kirjeesi sähköpostitse tulostetun kopion sijaan, muoto on yleensä täsmälleen sama. Jätät tilaa allekirjoituksellesi, mutta et itse allekirjoita sitä (ellei sinulla ole digitaalista allekirjoitustiedostoa).