Pyyntökirjeen lopettaminen: 10 vaihetta (kuvilla)

Sisällysluettelo:

Pyyntökirjeen lopettaminen: 10 vaihetta (kuvilla)
Pyyntökirjeen lopettaminen: 10 vaihetta (kuvilla)

Video: Pyyntökirjeen lopettaminen: 10 vaihetta (kuvilla)

Video: Pyyntökirjeen lopettaminen: 10 vaihetta (kuvilla)
Video: Kuinka kirjoittaa kirje -alkeiskurssin osa 3 2024, Maaliskuu
Anonim

Voit kirjoittaa muodollisen pyyntökirjeen monista syistä, esimerkiksi pyytää joltakulta rahaa tai muuta apua tai pyytää häntä ryhtymään tiettyihin toimiin. Kirjeesi tulee yleensä olla lyhyt - enintään sivun pituinen - ja selittää haluamasi asiat suoraan ja luottavaisesti. Kirjeen lopettaminen riippuu kirjeen tarkoituksesta ja henkilöstä, jolle kirjoitat. Yleensä suljet henkilökohtaisen kirjeen tuntemallesi henkilölle rennommin kuin suljet kirjeen, joka on kirjoitettu liike- tai ammatilliseen tarkoitukseen.

Askeleet

Tapa 1 /2: Henkilökohtaisen kirjeen sulkeminen

Lopeta pyyntökirje Vaihe 1
Lopeta pyyntökirje Vaihe 1

Vaihe 1. Muotoile pyyntösi kohteliaalla kielellä

Henkilökohtaisella kirjeellä annat yleensä jonkin verran taustatietoja pyynnön tekemisestä ja esität sitten pyynnön suoraan. Lause, kuten "haluaisitko" tai "voisitko", ilmoittaa vastaanottajalle, että et pidä itsestäänselvyytenä, että hän täyttää pyyntösi.

Voit esimerkiksi kirjoittaa: "Olisitko valmis siskoni mukaan varainkeräykseen, jotta hänen ei tarvitsisi mennä yksin?"

Lopeta pyyntökirje Vaihe 2
Lopeta pyyntökirje Vaihe 2

Vaihe 2. Aloita uusi kappale jokaiselle jatkopyynnölle

Jos tarvitset vastauksen vastaanottajalta tiettyyn päivämäärään mennessä tai jos haluat tehdä jotain muuta pyyntöön liittyvää, pidä se erillään pääpyynnöstä. Näin vastaanottaja tietää, että seurantapyyntö on pääpyyntöjen alainen.

Jatkaaksemme edellisestä esimerkistä jatkopyyntö voi olla "Olisimme myös kiitollisia, jos olisit valmis ajamaan hänet tapahtumaan ja tuomaan hänet takaisin kotiin myöhemmin."

Lopeta pyyntökirje Vaihe 3
Lopeta pyyntökirje Vaihe 3

Vaihe 3. Kiitä vastaanottajaa etukäteen pyyntösi täyttämisestä

Kun olet esittänyt pyynnön, liitä mukaan yksinkertainen lausunto, jossa kiität vastaanottajaa. Voit myös sisällyttää lauseen siitä, kuinka paljon heidän avunsa merkitsisi sinulle.

Voit esimerkiksi kirjoittaa "Kiitos etukäteen, että autat meitä täällä. Se merkitsisi sisareni koko maailman osallistumista varainkeräykseen."

Lopeta pyyntökirje Vaihe 4
Lopeta pyyntökirje Vaihe 4

Vaihe 4. Sisällytä vastaanottajan mahdollisesti tarvitsemat lisätiedot

Jos pyyntö on täytettävä tietyllä tavalla tai tietyssä ajassa ja paikassa, jatka ja liitä nämä tiedot kiitoksesi jälkeen. Voit myös sisällyttää yhteystiedot, jos arvelet vastaanottajan haluavan puhua sinulle ensin.

Voit esimerkiksi kirjoittaa: "Siskoni haluaisi päästä varainkeräykseen vähintään tuntia aikaisemmin, jotta hän voisi puhua järjestäjien kanssa."

Kärki:

Jos lisäät lisätietoja, voit halutessasi lisätä vielä yhden pienen rivin, jossa lukee "kiitos vielä kerran". Tämä vahvistaa, ettet pidä vastaanottajan vastausta itsestäänselvyytenä.

Lopeta pyyntökirje Vaihe 5
Lopeta pyyntökirje Vaihe 5

Vaihe 5. Lisää ilmainen sulkeminen nimesi eteen

Yksinkertainen sulkeminen, kuten "Ystävällisin terveisin", sopii hyvin henkilökohtaisiin kirjeisiin. Riippuen siitä, kuinka hyvin tunnet vastaanottajan ja suhteesi luonteen, voit valita jotain lämpimämpää, kuten "Rakkaus" tai "Rakasta aina".

Kirjoita pilkku sulkemisen jälkeen ja jätä kaksoisväli allekirjoituksellesi. Kirjoita sitten nimesi alle

Tapa 2/2: Liikekirjeen lopettaminen

Lopeta pyyntökirje Vaihe 6
Lopeta pyyntökirje Vaihe 6

Vaihe 1. Sisällytä pyyntösi kirjeen runkoon

Kun kirjoitat pyyntökirjettä liiketoiminnallisista, ammatillisista tai akateemisista syistä, kerro kirjeen tarkoitus etukäteen. Sisällytä mieluiten pyyntösi kirjeesi ensimmäiseen lauseeseen kirjeen loppuun.

Koska teit pyynnön nimenomaan kirjeesi ensimmäisessä virkkeessä, sitä ei tarvitse toistaa kirjeen lopussa

Lopeta pyyntökirje Vaihe 7
Lopeta pyyntökirje Vaihe 7

Vaihe 2. Kiitä vastaanottajaa ajastasi ja huomiosta

Aloita uusi kappale ja kirjoita sitten yksi lause ja kiitä vastaanottajaa siitä, että hän on käyttänyt aikaa kirjeesi lukemiseen ja pyyntösi käsittelyyn. Vastaanottaja on todennäköisesti kiireinen henkilö, ja heidän aikansa on arvokasta. Kerro heille, että arvostat heitä.

Voit esimerkiksi kirjoittaa "Kiitos, että käytit aikaa pyyntöni käsittelyyn. Arvostan sitä todella."

Kärki:

Kun olet kiittänyt vastaanottajaa ajastasi ja huomiosta, voit tarvittaessa lisätä toisen anteeksipyynnön, kuten "Pyydän anteeksi haittaa".

Lopeta pyyntökirje Vaihe 8
Lopeta pyyntökirje Vaihe 8

Vaihe 3. Kerro vastaanottajalle mahdollisista määräajoista

Jos haluat tietää vastaanottajan vastauksen tiettyyn päivämäärään mennessä, anna täsmällinen päivämäärä ja kellonaika. Joissakin tilanteissa saattaa olla asianmukaista kertoa lyhyt syy siihen, miksi määräaika on tärkeä.

Voit esimerkiksi kirjoittaa "Pahoittelen lyhytaikaista ilmoitusta, mutta tarvitsen vastauksen ennen maanantaita 22. huhtikuuta. Olen varannut lennon pois kaupungista sinä päivänä ja olen poissa 2 viikkoa."

Lopeta pyyntökirje Vaihe 9
Lopeta pyyntökirje Vaihe 9

Vaihe 4. Anna yhteystiedot, jos vastaanottajalla on kysyttävää

Anna vastaanottajalle tapa ottaa sinuun yhteyttä nopeasti, varsinkin jos tarvitset vastauksen muutaman päivän kuluessa. Varmista, että antamasi yhteydenottotapa on sellainen, jossa olet yleisesti tavoitettavissa normaaleina aukioloaikoina.

Voit esimerkiksi kirjoittaa "Jos sinulla on kysyttävää, voit soittaa minulle työnumerooni 222-123-4567."

Lopeta pyyntökirje Vaihe 10
Lopeta pyyntökirje Vaihe 10

Vaihe 5. Sulje muodollinen ja kunnioittava sulkeminen

Päätös, kuten "vilpittömästi" tai "kunnioittavasti", on aiheellinen liikesyistä kirjoitetulle viralliselle pyyntökirjeelle. Kirjoita pilkku sulkemisen jälkeen ja jätä kaksoisväli allekirjoituksellesi. Kirjoita allekirjoituksesi välilyönnin alle.

Jos tarvitset lisätietoja, kuten tehtävänimikkeen tai tunnistenumeron, lisää ne suoraan kirjoittamasi nimen alapuolelle

Vinkkejä

  • Muokkaa ja tarkista kirjeesi huolellisesti ennen tulostamista ja allekirjoittamista. Mahdolliset virheet saavat sinut näyttämään huolimattomalta ja voivat johtaa siihen, että pyyntösi ei täyty.
  • Ota kirjeestäsi kopio ja säilytä se muistissasi ainakin siihen asti, kunnes asia on käsitelty tai pyyntösi on täytetty.
  • Jos aiot lähettää kirjeesi sähköpostitse tulostetun kopion sijaan, muoto on yleensä täsmälleen sama. Jätät tilaa allekirjoituksellesi, mutta et itse allekirjoita sitä (ellei sinulla ole digitaalista allekirjoitustiedostoa).

Suositeltava: