Projektinhallintaraportti on asiakirja, joka kuvaa liiketoimintaprojektin ja vaiheet, jotka ryhmän on suoritettava sen toteuttamiseksi. Raportti jaetaan hankkeen keskeisille toimijoille. Kun kaikki ovat samalla sivulla, kaikki voivat työskennellä yhdessä saavuttaakseen projektin tavoitteen. Raportti sisältää tyypillisesti projektisuunnitelman, tiimin vastuut, arvioidun aikataulun ja budjetin. Organisaation, selkeyden ja tiimin jäsenten panoksen avulla voit helposti luoda tehokkaan projektinhallintaraportin ja työskennellä sen tavoitteiden saavuttamiseksi.
Askeleet
Osa 1/3: Tietojen kerääminen
Vaihe 1. Määrittele projektin tarkoitus
Projektinhallintaraportissa on esitettävä hankkeen laajuus ja päätavoite. Tavoitteen ymmärtäminen on avain hankkeen tarpeiden ymmärtämiseen. Sinulle ja yleisöllesi on tärkeää, että sinulla on selkeä käsitys projektin tarkoituksesta maksimoida raporttisi tehokkuus.
Kysy itseltäsi:”Miten tämä auttaa yritystäni, asiakasta tai yhteisöämme? Onko tällä hankkeella mahdollisesti myönteisiä vaikutuksia muilla aloilla?” Yleisen laajuuden ymmärtäminen voi auttaa sinua ymmärtämään, kuinka tämä projekti voi olla hyödyllinen sinulle ja muille
Vaihe 2. Määritä yleisösi
Tiedä kuka lukee raportin ja mitä he haluavat oppia siitä. Jotkut yksityiskohdat voivat olla vieraita tietyille yleisöille, kun taas toisille on ehkä annettava yksityiskohtaisia tietoja. Lukijoiden tunnistaminen heti alussa antaa ohjeet projektiraportin sisällölle.
Jotkut yleisöt eivät ehkä tunne työympäristössäsi usein käytettyä kieltä, termejä ja ammattikieltä. Jos esimerkiksi kirjoitat raporttia asiakkaalle, älä käytä pitkiä selityksiä vaativaa teknistä ammattikieltä. Suunnittele sen sijaan kirjoittaa äänellä, joka kuvaa helposti projektisi laajuuden ja aikajanan
Vaihe 3. Luo sisällysluettelo
Sisällysluettelo tarjoaa oleellisesti yleisöllesi helposti luettavan luonnoksen. Nopealla silmäyksellä lukija ymmärtää nopeasti asiakirjan rakenteen ja sisällön. Sisällysluettelo voi myös auttaa kiireisiä lukijoita löytämään heille tärkeät tiedot nopeasti ja tehokkaasti.
Ehkä sijoittaja, joka lukee raporttia, haluaisi tarkistaa talousarvion ensin. Budjetin osoittaminen sisällysluettelossa auttaa ohjaamaan sijoittajan tarvitsemiin tietoihin
Vaihe 4. Keskustele esimiehesi kanssa
Tapaaminen esimiehesi kanssa ymmärtääksesi projektinhallintaraporttisi odotukset. Esimiehelläsi voi olla erityisiä kiinnostuksen kohteita, huolenaiheita tai yksityiskohtia, jotka he haluaisivat sinun sisällyttävän raporttiin. Esimiehesi voi myös selittää, kuinka pitkä raportin on oltava ja onko yrityksesi tietyissä muodoissa vaatinut tällaisia raportteja. Yritä kerätä mahdollisimman paljon hyödyllistä tietoa, jotta raportistasi tulee selkeä ja hyödyllinen.
Kysy esimieheltäsi, mitä raporttiin tulee sisällyttää.”Ajattelin sisällyttää viime vuoden tutkimuksen tulokset projektin esittelyyn. Luuletko, että tämä auttaisi lukijoita ymmärtämään projektin tavoitteet?” Esimiehesi arvostaa mahdollisuutta antaa sinulle palautetta prosessin alussa
Osa 2/3: Raportin muotoilu ja kirjoittaminen
Vaihe 1. Anna yhteenveto
Tiivistelmä esitetään projektinhallintaraportin alussa. Tämä yhteenveto antaa lukijalle tiiviin yleiskuvan hankkeen tarkoituksesta ja tiimin havainnoista, edistymisestä, odotetuista esteistä ja aikataulusta. Lukijoiden pitäisi pystyä tarkistamaan yhteenveto ja ymmärtämään projektin kokonaisprosessi.
Tee tiivis yhteenveto hankkeen tärkeydestä ja sen päätavoitteesta. "Tämä projekti laajentaa asiakkaidemme vaikutusta heidän markkinoihinsa täyttämällä tämän tyydyttämättömän tarpeen tällä alalla."
Vaihe 2. Kirjoita johdanto
Johdannon tulisi kuvata projektin luonne, sen yleinen tavoite ja projektin arvo yritykselle, asiakkaalle tai yhteisölle.
- Ole mahdollisimman ytimekäs uhraamatta tarvittavia yksityiskohtia. Yleisösi voi joutua vaatimaan aikaa. Yritä välittää viestisi parilla lauseella tai luetelmakohdalla pitkien kappaleiden sijasta.
- Jos esimerkiksi julkaiset kirjaa, luetteloita merkittävät tiedot, kuten "kirjakierros, joka alkaa syyskuussa" ja "lomamyynnin odotetaan kasvavan 15%", luetelmakohdissa, jotta tärkeimmät tiedot ovat lukijalle ilmeisiä.
Vaihe 3. Selitä keskeiset tiedot menetelmäosassa
Sinun tulee toimittaa tietoja, jotka kuvaavat asiaankuuluvia tilastoja ja laadullisia havaintoja, jotka kertovat projektisi tarpeista. Anna lukijan ymmärtää, miksi projektisi on tärkeä, miten se sopii ainutlaatuiseen vastaukseen tiettyyn ongelmaan ja miten se vastaa tai vastaa yrityksesi tarpeisiin tai asiakkaan pyyntöihin.
Jos projektisi tavoitteena on auttaa yritystä avaamaan muotiliike esimerkiksi tietyllä alueella, anna tietoja, jotka kuvaavat lähellä olevaa kilpailua.”15 kilometrin säteellä paikallisesta ostoskeskuksesta ei ole kilpailijoita. Kaupan avaaminen tälle paikalle lisää asiakkaamme kokonaismyyntiä.” Tällaiset tiedot voivat auttaa lukijaa ymmärtämään, että on mahdollisuus vastata tiettyyn tarpeeseen
Vaihe 4. Listaa projektille tarvittavat resurssit
Kuvaile työvoimaa, työkaluja ja resursseja, joita käytetään hankkeen tavoitteiden saavuttamiseen. Tässä osassa voit kuvata lyhyesti, mitkä osastot vastaavat suunnitelman tietyistä näkökohdista ja mitä ohjelmia tai tietoja he käyttävät. Tässä osiossa voidaan myös kuvata kaikki ulkoistettavat projektin osat. Lukijan pitäisi pystyä ymmärtämään, kuka on vastuussa tietyistä suorituksista.
Vaihe 5. Anna ennakoitu tai varattu budjetti
Anna kaavio tai kaavio, joka osoittaa budjetin yksityiskohdat ja kuvaa, mihin varat menevät. Huomaa, rahoitetaanko suunnitellulla budjetilla riittävästi hankkeen resursseja. On myös tärkeää sisällyttää siihen, toteutetaanko hanke määrärahojen puitteissa vai ei.
Vaihe 6. Sisällytä projektin aikajana
Kuvaile kuinka kauan projektisi toteuttaminen kestää ja liitä mukaan kaikki asiaan liittyvät projektin virstanpylväät. Tässä osiossa voit myös halutessasi sisällyttää projektin yleisen terveyden ja sen edistymisen. Tee lukijan helppo ymmärtää projektisi tila nopeasti.
Jos olet keskellä projektia, lisää prosenttiosuus, joka kuvaa projektin valmistumisen ja oletko aikataulusi edellä
Vaihe 7. Kuvaile hankkeen haasteita ja tarjoa ratkaisuja
Projektisi voi kohdata odotettuja haasteita tai odottamattomia vastoinkäymisiä. Haasteita voivat olla riittämättömät resurssit, odottamattomat esteet, mekaaniset tai tekniset viat tai muut viiveet. Kuvaile ratkaisuja ja selitä lyhyesti, mitä tarvitaan hankkeen haasteiden ratkaisemiseksi.
Jos viive on odotettavissa, ilmoita siitä tässä osiossa. "Uuden rakennuksen rakentaminen voi hidastua merkittävästi tammikuun aikana, koska kylmät lämpötilat voivat luoda vaarallisia työoloja." Kerro lukijallesi, että olet mukauttanut aikajanan huomioidaksesi tällaiset odotetut viivästykset
Vaihe 8. Raportin johtopäätöksen laatiminen
Käytä päätelmää muistuttaaksesi lukijaa lyhyesti tärkeimmistä kysymyksistä ja hankkeen tavoitteesta. Keskity projektisi eteenpäin suuntautuvaan vauhtiin ja tavoitteisiin lopputuloksessa.
Muistuta lukijaasi, mitä tarvitaan jatkossa. "Lahjoittajiemme oikea -aikaisella tuella hanke pitäisi saada päätökseen ajallaan ja budjetin rajoissa ensi toukokuuhun mennessä." Tarpeiden korostaminen voi auttaa varmistamaan, että hanke valmistuu ajoissa
Osa 3/3: Raportin kiillotus
Vaihe 1. Ohjaa lukijoiden huomio muotoilutekniikoilla
Anna selkeät luokat alaotsikoilla ja luetelmakohdilla koko raportin ajan, jotta säästät aikaa lukijoille, jotka ovat kiinnostuneita vain tietyistä projektiasiakirjan näkökohdista.
Vaihe 2. Tee raportista visuaalisesti mielenkiintoinen
Kaavioiden, kaavioiden ja muiden lukujen käyttäminen raportissa voi auttaa osoittamaan keskeiset kohdat, vähentämään toistoa ja tarjoamaan visuaalista kiinnostusta lukijalle. Merkitse jokainen kaavio ja anna helppolukuinen avain.
Säästä lukijaa jonkin aikaa ja aseta luvut tekstin osien viereen raportin lopussa. Lukija voi helposti tarkastella sekä tekstiä että kaaviota ilman sivujen selaamista
Vaihe 3. Levitä alustava raportti projektitiimisi jäsenille
Tämä on erityisen tärkeä vaihe ennen projektiraportin jakamista muille osastoille, johdolle tai asiakkaillesi. Tiimin jäsenet voivat kiinnittää huomionne tärkeisiin puuttuviin yksityiskohtiin. Ne voivat myös auttaa huomauttamaan osia, jotka ovat epäselviä ja vaikeasti ymmärrettäviä.
Muokkaa raporttia, jotta se sisältäisi tiimin jäsenten kommentit. Käytä harkintaa siitä, mitä tietoja haluat sisällyttää
Vaihe 4. Oikaise raportti
Raporttisi tulee olla puhdas, selkeä, eikä siinä saa olla muotoiluongelmia eikä oikeinkirjoitus- ja kielioppivirheitä. Hyvin järjestetty ja virheetön raportti vähentää häiriötekijöitä ja antaa lukijoillesi mahdollisuuden keskittyä raporttisi pääkohtiin. Jos luet saman asiakirjan useita kertoja, voit jättää huomiotta ilmeiset virheet, joten pyydä tiimin jäsentä tarkistamaan asiakirja.
Vinkkejä
- Keskustele projektista joukkuetovereidesi kanssa, kun kirjoitat raporttia. Muiden näkökulmat ja näkemykset, heidän tarpeensa ja tavoitteensa huomioon ottaminen voivat auttaa vaikuttamaan joihinkin yksityiskohtiin, jotka päätät sisällyttää projektinhallintaraporttiin.
- Jos yritykselläsi on tietty muoto tai malli projektinhallintaraporteille, muista noudattaa näitä ohjeita.