Edistymisraportit ovat tärkeä osa projektinhallintaa, olipa kyseessä väitöskirja tai työprojekti. Sinun on käytettävä näitä pitääksesi esimiehesi, työtoverisi tai asiakkaasi ajan tasalla projektista, jonka parissa työskentelet. Keskityt siihen, mitä olet saavuttanut ja mitä sinun on vielä tehtävä.
Askeleet
Osa 1/3: Prosessin aloittaminen
Vaihe 1. Selvitä, mikä on ehdotuksesi tarkoitus
On monia eri syitä, miksi joku pyytää sinua kirjoittamaan edistymisraportin. Ilmeisesti kenelle tahansa heistä se osoittaa, millaista edistystä olet saavuttanut tietyssä projektissa. On kuitenkin olemassa joitakin erityyppisiä ehdotuksia, jotka sinun on harkittava.
- Tutkimusohjelman tai -hankkeen edistymisraportti tulee olemaan hieman erilainen kuin työssä. Tässä tapauksessa sinun on todennäköisemmin viitattava tietoihin ja harvemmin sinun on harkittava esimerkiksi kustannuksia (vaikkakaan ei aina).
- Asiakkaan työraportti luetaan hieman eri tavalla kuin esimiehen työssä. Sinun on mietittävä, miksi kirjoitat tämän raportin heille.
Vaihe 2. Harkitse yleisöäsi
Kun olet selvittänyt edistymisraportin kirjoittamisen tarkoituksen, sinun on harkittava, millaisia asioita yleisösi tarvitsee tietää raportissa. Vaikka kaikissa edistymisraporteissa on yleisiä asioita, joihin ne yleensä sisältyvät, sinun on harkittava yksityiskohtia:
- Miten lukijat ovat yhteydessä projektiin? Miten hankkeen tulos vaikuttaa heihin? (Yhteys ja miten heihin vaikuttaa, on esimiehellesi erilainen kuin esimerkiksi asiakkaalle.)
- Mieti, minkä päätöksen lukijat joutuvat tekemään edistymiskertomuksen lukemisen jälkeen (mitä tukea, rahaa ja aikaa he esimerkiksi sijoittavat.
- Mieti tietoja, jotka lukijasi tarvitsee tietää voidakseen valvoa ja osallistua projektiin tehokkaasti. Mitä hankkeen teknisiä näkökohtia heidän on tiedettävä. Ovatko ne mukavia teknisen ammattikielen kanssa?
Vaihe 3. Päätä paras tapa kommunikoida yleisösi kanssa
Edistymisraportti ei ole vain kirjallinen asiakirja, jonka lähetät esimiehellesi tai professorillesi. Se voi olla monessa muodossa riippuen siitä, mitä tarvitaan.
- Edistymiskertomus voi olla lyhyt suullinen raportti viikoittain tai kuukausittain järjestettävissä henkilöstökokouksissa.
- Se voi olla säännöllisiä sähköpostiviestejä kollegoille.
- Se voi olla muodollinen tai epävirallinen muistio valvojalle.
- Se voi olla myös muodollisia raportteja asiakkaille tai valtion virastoille.
Vaihe 4. Tarkista asia esimieheltäsi
Ellet ole kirjoittanut tällaista edistymisraporttia aiemmin (missä tapauksessa olet täällä?), Haluat saada niin paljon ohjeita esimiehiltäsi. Yrityksesi voi käyttää tiettyä muotoa, jolloin haluat olla varma, että noudatat sitä koskevia sääntöjä.
Vaihe 5. Mieti sävyäsi
Kaikkien edistymisraporttien ei tarvitse olla muodollisia. Itse asiassa kollegoiden tai esimiesten sisäiset raportit ovat usein epämuodollisempia. Siksi on niin tärkeää tarkistaa esimieheltäsi, mitä he todennäköisesti etsivät.
- Kun kyse on asiakkaan tai valtion viraston tai opinnäytetyön tarkastuslautakunnan tiedoista, olet erehtynyt muodollisuuksien puolella.
- Riippumatta äänesi muodollisuudesta tai epävirallisuudesta, haluat sen olevan selkeä, keskittynyt ja rehellinen.
Pisteet
0 / 0
Osa 1 Tietokilpailu
Mitä sinun pitäisi ottaa huomioon lukijassasi ennen kuin aloitat raporttisi kirjoittamisen?
Miten hankkeen tulos vaikuttaa heihin?
Kiinni! Jos tiedät, miten tämä projekti vaikuttaa yleisöösi, sinulla on helpompi päättää, mitä tietoja sisällyttää ja missä yhteydessä. Jos esimerkiksi linjalla on paljon rahaa, voit laittaa ne rauhaan suunnitelmien tai nykyisten kasvumallien kanssa. Silti se ei ole ainoa asia, jota pitää ajatella. Siellä on parempi vaihtoehto!
Mitä valintoja lukijoitasi pyydetään tekemään raportin lukemisen jälkeen?
Melkein! On ehdottomasti tärkeää käsitellä ja lievittää yleisön huolenaiheita. Jos etsit rahoitusta, tukea, resursseja tai lupaa, keskustele siitä, miten kehityksesi vaikuttaa näihin ongelmiin, ja yritä saada vastaukset valmiiksi kysymyksiin ennen niiden esittämistä. On kuitenkin muitakin tapoja valmistautua. Siellä on parempi vaihtoehto!
Kuinka paljon yleisösi tietää projektista tai aiheesta?
Yritä uudelleen! Tämä on tärkeä asia pitää mielessä, varsinkin jos raportoit suoraan esimiehelle. Haluat varmistaa, että he tuntevat kaikki käyttämäsi tekniset termit ja ymmärtävät projektin rajat. Mutta se ei ole kaikki mitä sinun pitäisi tietää ennen kuin aloitat raporttisi kirjoittamisen. Arvaa uudestaan!
Kaikki yllä oleva.
Oikea! Ennen kuin istut alas kirjoittaaksesi edistymisraporttisi, haluat pystyä vastaamaan joihinkin erittäin tärkeisiin kysymyksiin. Mitä enemmän tiedät yleisöstäsi ja heidän asemastaan projektin osissa, sitä helpompi on esitellä, vastata kysymyksiin ja toivottavasti siirtyä eteenpäin. Lue toinen tietokilpailukysymys.
Haluatko lisää tietokilpailuja?
Jatka itsesi testaamista!
Osa 2/3: Raportin kirjoittaminen
Vaihe 1. Päätä, miten haluat esittää materiaalisi
Kun aloitat raporttisi kirjoittamisen, olet jo ymmärtänyt, mikä sävy on ja mikä on raportin tarkoitus. Nyt sinun on päätettävä paras tapa tai tapoja esittää nämä tiedot.
- Voit tehdä luettelomerkin. Se on erittäin selkeä tapa esitellä materiaalia, ja se on helppo selata ja silti saada tarvittavat tiedot. Se voi kuitenkin olla hieman vähemmän muodollinen tapa edistymisraportin kirjoittamiseen, joten olisi ehkä parempi käyttää sitä muistioissa esimiehille ja sähköpostiviesteissä kollegoille.
- Voit myös harkita kaavioiden tai taulukoiden lisäämistä. Tämä voi olla erityisen hyvä, jos kirjoitat edistymisraporttia projektista, johon yrität saada rahoitusta, tai osoitat, miksi ansaitset saamasi rahoituksen.
Vaihe 2. Harkitse alajaksojen käyttöä
Jotta voit kirjoittaa onnistuneen raportin, haluat sen olevan mahdollisimman selkeä. Raporttisi jakaminen osa -alueisiin on loistava tapa koota kaikki olennainen aineisto yhteen.
Alaotsikoiden lisääminen voi tehdä tämän vielä selkeämmäksi, koska se antaa lukijoillesi tai yleisölle tietää, mitä odottaa jokaisessa alajaksossa. Jos on materiaalia, josta he ovat erityisen kiinnostuneita, he voivat siirtyä suoraan siihen osaan
Vaihe 3. Kirjoita otsikko
Tämä tapahtuu yleensä paperin yläosassa, jos käytät sivumuotoa. Jälleen se riippuu siitä, mitä yrityksesi tai yliopistosi haluaa, joten varmista, että kirjaudut heidän kanssaan.
Otsikon tulee sisältää päivämäärä, jolloin raportti lähetettiin, vastaanottajan nimi ja asema, kirjoittajan nimi ja asema sekä raportin aihe
Vaihe 4. Kirjoita johdanto -osa
Johdanto -osa menee otsikon alle. Se voidaan usein erottaa muusta materiaalista kursiivilla. Se antaa lyhyen yleiskatsauksen hankkeesta ja tiivistää sen tilan. Voit selvittää, mitä edistystä on tapahtunut ja onko tiettyjä tavoitteita saavutettu.
Muista sisällyttää: raportin tarkoitus, esittele projekti, muistuta, että tämä on päivitys projektin edistymisestä
Vaihe 5. Tee ehdotuksen runko
Ehdotus, riippumatta siitä, onko se jaettu osiin ja alajaksoihin, on pohjimmiltaan vain yksityiskohtaisempi versio johdannosta. Harkitse johdantoon kirjoittamiasi tietoja ja muista laajentaa niitä.
- Määritä edellisen raportin jälkeen suoritetut tehtävät ja käynnissä olevat tehtävät.
- Keskustele kohtaamistasi ongelmista, käsiteltävistä ongelmista ja mahdollisista ratkaisuista näille ongelmille ja ongelmille.
- Käsittele tapahtuneita muutoksia ja miksi ne on tehtävä.
- Voit myös sisällyttää asioita, kuten henkilöstön muutokset, materiaalin hankintaongelmat, mahdolliset ylitykset, mahdolliset viivästykset tai tekniikan tai turvallisuuden ongelmat.
Vaihe 6. Käsittele projektisi seuraavaksi
Vaikka tämä on edelleen pohjimmiltaan osa raportin sisältöä, haluat varmistaa, että yleisösi ymmärtää, mihin olet menossa projektin kanssa. Muista ilmoittaa, mitkä ongelmat saattavat vaikuttaa valmistumisaikaan, budjettiin tai hallintorakenteeseen.
- Haluat todella sanoa varmasti, onko projektin määräaika muuttunut vai ei.
- Vältä sokeripinnoittamista yleisölle, mutta älä hälytä heitä tarpeettomasti äläkä lupaa mitään, mitä et voi antaa.
Vaihe 7. Lisää yhteenlasketut työtunnit
Sinun on näytettävä, kuinka paljon työtä sinä ja tiimisi (jos sinulla on) ovat tehneet projektiin. Tämä näyttää yleisölle (olipa kyseessä esimiehesi, asiakkaasi tai valtion virasto, joka saattaa antaa sinulle rahaa), että olet työskennellyt kovasti. Pisteet
0 / 0
Osa 2 Tietokilpailu
Missä edistymisraportin osassa pitäisi olla ongelmia, joita olet kohdannut?
Johdannossa saada se pois tieltä.
Ei! Johdanto on lyhyt katsaus hankkeeseen ja edistymiseen. Vaikka sinun pitäisi ehdottomasti sisällyttää haasteita, muista, että kaikki lukevat tämän osan ensin, joten on hyödyllistä keskittyä positiivisiin puoliin ja tallentaa negatiiviset myöhempää käyttöä varten. Napsauta toista vastausta löytääksesi oikean…
Edistymisraportin "Mitä seuraavaksi" -vaiheessa.
Ei oikeastaan! Jos "Mitä seuraavaksi" -vaihe sisältää ajankohtaisten ongelmien käsittelyn, sinun kannattaa sisällyttää ne vaiheisiin. Silti on muitakin paikkoja selittää vastoinkäymisiäsi, jotta yleisösi tietää koko tarinan, mutta ei jää huonolle huomiolle. Kokeile toista vastausta…
Edistymisraportin rungossa.
Oikein! Sinun tulisi tutkia yksityiskohtaisesti projektisi onnistumisia ja vastoinkäymisiä raportin tekstissä. Tämän avulla voit selittää, miksi olet kohdannut nämä haasteet, sekä mitä resursseja tarvitset eteenpäin. On aina hyvä olla rehellinen, mutta muista pysyä mahdollisimman positiivisena, kun käsittelet vastoinkäymisiäsi. Lue toinen tietokilpailukysymys.
Sinun ei pitäisi sisällyttää takaiskuja tai haasteita edistymisraporttiin.
Yritä uudelleen! Se ei ehkä ole kaunista, mutta edistymisraportissa on kyse hankkeen tilasta ja "edistymisestä". Jos keskustelet vain hankkeen onnistumisista etkä selitä, mitä materiaaleja tai apua tarvitset projektin edistämiseksi tai jopa loppuun saattamiseksi, edistymisraporttisi jättää yleisölle väärän käsityksen hankkeen tilasta. Sinun ei tarvitse olla hälyttävä, mutta sinun on oltava rehellinen. Siellä on parempi vaihtoehto!
Haluatko lisää tietokilpailuja?
Jatka itsesi testaamista!
Osa 3/3: Yhteisten vaikeuksien välttäminen
Vaihe 1. Varmista, että pysyt aiheessa
Niin kauan kuin pidät yllä kuvatut perustiedot, sinun pitäisi olla kunnossa. Haluat todella välttää vaeltamista muille alueille, jotka liittyvät vain vähän projektiin, vaikka ne ovatkin mielenkiintoisia.
Esimerkiksi: jos projektisi koskee paikallisen voittoa tavoittelemattoman taideorganisaation uudelleensijoittamista, saattaa olla houkuttelevaa käydä keskustelua taiteiden rahoituksen valitettavasta tilasta, mutta se ei todellakaan auta yksityiskohtaisesti, miten projektisi etenee
Vaihe 2. Pidä se yksinkertaisena
Edistymiskertomuksen tarkoituksena on päästä käsiksi edistymiseesi ilman, että kuormitat yleisöäsi sanoilla ja ideoilla. Sinun tarvitsee vain keskittyä siihen, miten tietty projekti etenee, mitä on vielä käsiteltävä ja mitä muutoksia on tehtävä.
Riippuen siitä, kenelle kirjoitat raportin, se voidaan rajoittaa tiettyyn sivurajoitukseen. Hyvä nyrkkisääntö on pitää se mahdollisimman lyhyenä ja varmistaa samalla, että se sopii asianmukaisiin tietoihin
Vaihe 3. Yritä välttää liian epämääräistä
Sinun on varmistettava, että annat tarkat tiedot siitä, missä olet projektissasi. Esimerkiksi: haluat välttää sanomasta jotain "edistymme hyvin taiderahoituksen saamisessa" ja sanoa sen sijaan "näiden kahden säätiön kahdella 5 000 dollarin apurahalla, meillä on vain 2 000 dollaria jäljellä 12 dollarista, 000 maalia."
Vaihe 4. Vähennä ilmeikäs sanamuoto
Haluat jälleen kertomuksesi olevan selkeä ja ytimekäs. Et halua hukuttaa yleisöäsi sanamuodolla, joka ei lisää raporttiin mitään. Esimerkiksi ilmaukset "täydellinen katastrofi" tai "huima menestys" ovat liian emotionaalisia ja liian epämääräisiä voidakseen käyttää asiakkaita tai esimiehiä.
Vaihe 5. Mainitse lähteesi
Kaikki käyttämäsi tiedot, jotka ovat peräisin ulkopuolisesta lähteestä, kaikki kaaviot tai tiedot, on mainittava oikein. Voit lisätä lisättyä lähdesivua edistymisraporttiin. Pisteet
0 / 0
Osa 3 Tietokilpailu
Totta vai tarua: Tunteelliset sanat ovat tehokas tapa kirjoittaa edistymisraportteja, koska ne osoittavat intohimoa ja jännitystä.
Totta
Ei aivan! Kyllä, emotionaaliset sanat voivat varmasti olla tehokas väline, mutta niitä käytetään paremmin, kun etsit apurahoja tai oikeudellista tukea kaupungista. Edistymisraporttisi on tilan päivitys projektin osista, ja sitä on käsiteltävä sellaisena. Rajoita asioita niin, että ne ovat yksinkertaisia ja selkeitä, ja säästä intohimosi seuraavaa hanke -ehdotusta varten. Kokeile toista vastausta…
Väärä
Oikein! On aika ja paikka tunteellisille, intohimoisille projektiesityksille, mutta yksinkertainen edistymisraportti ei ole sitä. Sen sijaan keskitä projekti niin, että saat tärkeimmät tiedot helposti ja yksinkertaisesti. Sinulla on muita mahdollisuuksia taistella intohimoprojekteidesi puolesta. Lue toinen tietokilpailukysymys.
Haluatko lisää tietokilpailuja?
Jatka itsesi testaamista!
Video - Käyttämällä tätä palvelua joitakin tietoja voidaan jakaa YouTuben kanssa
Vinkkejä
- Yritä arvioida esimiehesi tyyliä. Hän saattaa haluta nähdä, millaisia raportteja hän haluaa nähdä. Jotkut saattavat haluta nähdä lisää luetteloita tai luettelomerkintöjä. toiset haluavat tietää mahdollisimman vähän päästäkseen toimeen. Toiset taas saattavat haluta mahdollisimman paljon tietoa riippumatta siitä, kuinka monta sivua se vie.
- Ole tarkka koko edistymisen tiivistelmän aikana, mutta yritä olla liian sanaton.