Konferenssi on loistava tapa ihmisille, joilla on yhteinen etu, kokoontua yhteen ja vaihtaa alansa huippuideoita. Konferenssit ovat säännöllisiä tapahtumia korkeakouluissa, monilla teollisuuden aloilla, monitasoisissa markkinointiryhmissä ja uskonnollisissa ryhmissä. Jos olet päättänyt järjestää konferenssin omalla alueellasi, saatat alkaa ymmärtää, että hyvin suunnitellussa konferenssissa on noin kilometriä pitkä tehtäväluettelo. Siellä on konferenssipaikka, osallistujaluettelo, materiaalit, tekniikka ja jopa virvokkeita ajateltavaksi ja suunniteltavaksi. Jos olet alkanut katumaan suunnitelmasi aloittamista, hidasta vauhtia, hengitä ja tiedä, että sinulla on taidot järjestää konferenssi. Avain konferenssin onnistuneeseen suunnitteluun on ottaa jokainen tehtävä askel kerrallaan ja pitää perusteellinen luettelo siitä, mitä olet tehnyt ja mitä sinun on tehtävä seuraavaksi.
Askeleet
Osa 1/4: Konferenssin suunnittelu: Varhaiset vaiheet
Vaihe 1. Aloita aikaisin
Sinun tulisi aloittaa konferenssin suunnittelun varhaiset vaiheet vähintään kahdeksan kuukautta etukäteen, jopa pidempään, jos konferenssissa on paljon osallistujia tai se on laaja.
- Muista, että monet paikat ja catering -palvelut on varattava kuukausia etukäteen, ja monien osallistujien on matkustettava ja sovittava aikatauluista ollakseen läsnä.
- Lisäksi saatat tarvita sponsoreita ja suuria yrityksiä laatimaan vuosibudjettinsa kuukausia etukäteen, joten taloudellisesta tai muusta taloudellisesta avusta on neuvoteltava heidän kanssaan etukäteen.
Vaihe 2. Muodosta komitea
Konferenssivaliokunta tekee kaikki konferenssia koskevat päätökset, ja useamman kuin yhden henkilön varmistaminen varmistaa, että sinulla on tarpeeksi näkökulmia päätösten tekemiseen tärkeistä asioista ja että sinulla on tarpeeksi ihmisiä tosiasioiden viemiseksi.
- Tarvitset konferenssikoordinaattorin, joka on kaikkien tärkeimpien päätösten kohdehenkilö ja joka lopulta antaa eniten aikaa kaiken yhdistämiseen. Voit myös palkata tapahtumasuunnittelijan, jos sinulla on tarpeeksi suuri budjetti, ja säästää itsellesi päänsärkyä.
- Jos tämä konferenssi toistaa aiemmin järjestetyn konferenssin, yritä saada edellisen vuoden koordinaattori komiteaan. Jos hän ei voi osallistua, pyydä ainakin edellisen vuoden materiaaleja suunnittelun virtaviivaistamiseksi.
Vaihe 3. Kirjoita tavoitteesi ja asialista
Sinun on määriteltävä selkeästi, mitä haluat saavuttaa tällä konferenssilla, koska se vaikuttaa muihin päätöksiisi. Tietäen, mitä haluat välittää ja kenelle ennen kuin aloitat minkään muun konferenssin järjestämisen, helpottaa eteenpäin siirtymisen stressiä.
Jos et ole koskaan suunnitellut konferenssia, on viisasta pitää kiinni pienestä ja suhteellisen yksinkertaisesta suunnitelmasta ensimmäisellä kerralla. Käytännössä tämä tarkoittaa korkeintaan yhden tai kahden päivän konferenssia, jossa on enintään 250–300 henkilöä
Vaihe 4. Valitse kaupunki ja päivämäärät
Vaikka et ehkä voi valita tiettyä päivämäärää ja paikkaa ilman tarkempaa suunnittelua, on tärkeää, että sinulla on hyvä käsitys siitä, kuinka paljon aikaa sinulla on suunnitella.
- Valitsemallasi päivämäärällä on todennäköisesti paljon rajoituksia tilanteesi vuoksi, mutta yleensä konferenssit pidetään yleensä tiettyinä aikoina vuodesta ja tietyistä viikonpäivistä. Esimerkiksi Euroopassa konferenssit pidetään yleensä maalis -kesäkuun tai syyskuun ja marraskuun välillä; muina aikoina ja ihmiset eivät todennäköisesti näy. Samoin konferenssit pidetään yleensä torstaista perjantaihin tai maanantaista tiistaihin. Selvitä, mitkä ovat alan normit alueellasi, ennen kuin valitset kuukauden ja päivän.
- Konferenssin pituus riippuu siitä, kuinka monta ihmistä luulet osallistuvan, ja mitä kaikki on tehtävä konferenssissa. Suunnittele 250–300 hengen konferenssille noin kaksi täyttä päivää.
- Yleensä sinun pitäisi yrittää järjestää konferenssi vain omassa kaupungissa, ja kaupungin on päästävä lähellä sijaitsevalle lentokentälle, hotelleihin ja hyväksyttäviin paikkoihin. On myös parasta, jos kaupunki on suuri pääkaupunkiseutu, jossa ihmiset haluaisivat vierailla joka tapauksessa; konferenssiin osallistuvat aidalla olevat ihmiset menevät todennäköisemmin, jos se on matkailukohteessa.
Vaihe 5. Nimeä neuvottelu
Tämä auttaa julkistamisen aloittamisessa, mutta auttaa myös suunnittelussa, koska voit pitää materiaalisi johdonmukaisina ja alkaa rakentaa sosiaalisen median läsnäoloa konferenssia varten.
Valitse nimi, joka viittaa itse konferenssin tavoitteeseen ja/tai yleisöön. Etsi vastaavien konferenssien nimiä saadaksesi ideoita, mutta varmista, että omasi on alkuperäinen eikä kuulosta samankaltaiselta kuin toinen tapahtuma, erityisesti tapahtumaasi liittyvä tapahtuma
Osa 2/4: Konferenssin järjestäminen
Vaihe 1. Kehitä budjettiasi
Et voi tehdä mitään muuta tietämättä, kuinka paljon rahaa sinun on käytettävä kokonaisuudessaan, ja jakaaksesi sen sitten määrärahoihin, kuten konferenssipaikkaan, materiaaleihin ja puhujien palkkioihin. Pidä kiinni budjetistasi ja jos siirrät vastuuta, varmista, että avustajasi noudattavat myös raharajojaan.
Budjettiin voi vaikuttaa se, haluatko yrittää rekrytoida tapahtumallesi sponsoreita vai et. Sponsorit maksavat konferenssin tukemisesta maksun, mutta saavat myös mahdollisuuden vaikuttaa itse konferenssin sisältöön, mukaan lukien tyypillisesti esitysten tai paneelien isännöiminen omilla puhujillaan ja konferenssimateriaalien merkitseminen logollaan. Plussapuolena sponsori maksaa sinulle etukäteen, mikä antaa sinulle enemmän rahaa työskennellä suunnitelmasi mukaan. Sponsoreina voi olla paikallisia alan johtajia tai hyväntekeväisyyksiä aiheesta riippuen
Vaihe 2. Määritä lipun hinta ja myyntitapa
Jotkut konferenssit ovat osallistujille ilmaisia, ja toiset veloittavat kohtuuttomia maksuja. Lippujen hinnan asettamisessa ja lippujen myynnin aloittamisessa on otettava huomioon useita tekijöitä:
- Mitä maksuja konferenssin suunnitteluun liittyy? Jos se on pieni paikallinen konferenssi, jossa on pieniä tai ei lainkaan maksuja, saattaa olla järkevää olla veloittamatta ihmisiä osallistumisesta. Toinen vaihtoehto on antaa läsnäolijoiden osallistua ilmaiseksi, kun taas toiset maksavat pienen maksun konferenssikustannusten kattamiseksi.
- Monipäiväiset tai aterioita tarjoavat konferenssit veloittavat tyypillisesti rekisteröintimaksuja, jotka voivat vaihdella 30 dollarista useisiin satoihin Yhdysvalloissa.
- Monissa konferensseissa käytetään liukuvaa palkkataulukkoa ihmisille uransa eri vaiheissa. Esimerkiksi akateemiset konferenssit veloittavat tyypillisesti alhaisempia maksuja opiskelijoilta kuin tiedekunnalta ja myös alempaa maksua sponsoroivan yhdistyksen jäseniltä kuin suurelta yleisöltä.
Vaihe 3. Valitse kokouspaikka
Kun etsit paikkoja, pidä mielessä osallistujamäärät, sijainnin mukavuus, pysäköinti ja julkisen liikenteen läheisyys, lentokentät ja hotellit. Tavoitteena löytää paikka konferenssin pitämiseksi olisi tehdä osallistujista mahdollisimman helppoa.
Tarkista, onko kaupungissasi kokouskeskus tai hotelli, jossa on kokoushuoneita. Pieniä kokouksia varten voit usein vuokrata paikallisen kirkon tai yhteisökeskuksen
Vaihe 4. Pyydä paikan henkilökunnan apua
Jos olet valinnut paikan, joka tunnetaan konferenssien järjestämisestä, nauti tästä korvaamattomasta resurssista. Henkilökunta tekee tätä joka päivä, ja hänen pitäisi pystyä vastaamaan kaikkiin kysymyksiin tai huolenaiheisiin ja neuvomaan tarvittaessa.
Joissakin paikoissa on jopa tapahtumasuunnittelija henkilöstössä, joka pystyy käsittelemään monia konferenssisi jäljellä olevia yksityiskohtia. Vaikka suunnittelija veloittaa maksun, saattaa olla sen arvoista estää siitä, että siitä tulee oma kokopäiväinen työsi seuraavien viikkojen aikana
Vaihe 5. Päätä valikosta
Kun järjestät konferenssin, sinun on muistettava, että osallistujat eivät halua istua koko päivän syömättä kunnollista ateriaa, ja monet eivät tiedä, mitä alueella on saatavilla. Selvitä, vuokraatko catering -palvelun tuomaan aamiaisen, lounaan ja välipalat tai tarjoatko ruokapalvelun valitsemastasi kokouspaikasta.
Muista, että monilla ihmisillä on ruokarajoituksia, allergioita ja mieltymyksiä, jotka voivat tehdä aterioiden suunnittelusta melko vaikeaa. Jos valitset kokeneen pitopalvelun, he voivat luoda vaihtoehtoja kasvissyöjille, pähkinättömille, gluteenittomille, kosher- tai muille aterioille
Vaihe 6. Vaadi läpivientiä
Kun olet päässyt suurimman osan konferenssin järjestämisestä, älä jätä mitään sattuman varaan kävelemällä muiden osallistujien kanssa konferenssin alkaessa.
Mene konferenssipaikalle ja tapaa henkilökunta edellisenä päivänä varmistaaksesi, että kaikki on paikallaan, ja huolehdi kaikista viime hetken yksityiskohdista
Osa 3/4: Konferenssin sisällön suunnittelu
Vaihe 1. Suunnittele aikataulu
Tiedät jo konferenssin otsikon ja sinulla on yleinen käsitys aiheista. Mutta nyt sinun on päätettävä, miten se todella tapahtuu. Konferensseja on monenlaisia, ja eri toimialoilla on erilaisia lähestymistapoja. Jos et ole varma, miten edetä, harkitse yhteisen neuvottelumuodon käyttöä:
- Aloita pääpuhelu tai avausosoite. Tämä on yleensä puhe tai esitys, jonka antaa alan tai alan valtava nimi-kuka sattuu olemaan tunnetuin puhuja, jonka voit vakuuttaa tulemaan. Pääpuhelu voidaan järjestää illalla ja sen jälkeen illallisella tai se voidaan pitää ensimmäisenä aamuna konferenssin ensimmäisenä päivänä.
- Konferenssin jäljellä oleva päivä tai päivät tulisi jakaa lyhyempiin istuntoihin. Istuntojen todellinen sisältö määräytyy yleensä sen mukaan, kuka aikoo osallistua (osallistujat tekevät ehdotuksia), mutta voit myös suunnitella työpajoja, elokuvanäytöksiä tai muita formaatteja, jotka haluat sisällyttää. Riippuen siitä, kuinka monta ihmistä osallistuu, voit järjestää yhden istunnon kerrallaan (jota kutsutaan "täysistunnoksi") tai voit järjestää useita istuntoja samanaikaisesti (kutsutaan "breakout -ryhmiksi"), jotta osallistujat voivat valita, mihin osallistuvat.
- Päätä konferenssi korkealla nojalla, motivoivalla puhujalla tai haasteella yleisölle.
Vaihe 2. Päätä, millaisia istuntoja haluat järjestää
Nämä vaihtelevat alan standardien mukaan, mutta voit harkita luentoja, keskeneräisiä esityksiä, työpajoja, käytäntöpäivityksiä tai huippuosoitteita, interaktiivisia istuntoja tai avoimen kerroksen julisteesityksiä.
- Odotettavien istuntojen tyyppi vaikuttaa konferenssin julkistamiseen, joten päätä aikaisin, minkä tyyppinen sisältö on kohdeyleisöllesi tärkeintä.
- Istunnot voivat kestää 45 minuutista kolmeen tuntiin, riippuen esitysten määrästä ja sisällöstä.
Vaihe 3. Suunnittele, jos haluat sisällyttää muita toimintoja
Onnistuneen tapahtuman kannalta on tärkeää selvittää, kuinka sovittaa muut tärkeät tapahtumat konferenssiaikatauluusi.
- Voit myös varata aikaa organisaatiotoimintaan, kuten liiketapaamisiin tai palkintoihin.
- Voit sisällyttää aterioita tai pyytää osallistujia tuomaan ruskean pussin aterian (valitse yleensä vain viimeinen vaihtoehto, jos et veloita osallistumismaksua; muuten ihmiset odottavat rekisteröintimaksujen kattavan vähintään yhden aterian). Voit myös pitää tauon ja antaa osallistujien saada lounaan läheisissä tiloissa, jos tapahtumapaikkasi on kaupungissa.
- Päätä, haluavatko osallistujat todennäköisesti kaikenlaista viihdettä, kuten retkiä lähialueelle, illan komediaklubilla tai elokuva- tai teatteriesityksen. Joissakin kaupungeissa ja joillakin toimialoilla näitä odotetaan, mutta toisissa ne saattavat tuntua sopimattomilta.
Osa 4/4: Konferenssin julkistaminen
Vaihe 1. Määritä osallistuja
Konferensseja on monenlaisia, myös akateemisia, uskonnollisia ja teollisia, ja kukin näistä tyypeistä vaihtelee osallistujatyyppien mukaan. Sinun on varmistettava, että kohdentamasi segmentti kiinnostaa riittävästi, ennen kuin jatkat suunnittelua.
Jos kohdistat vain pieneen ryhmään, kuten yrityksesi työntekijöihin tai kirkkosi jäseniin, sinun ei tarvitse ryhtyä niin moniin toimiin konferenssin julkistamiseksi. Yksinkertaisen sähköpostin tai kaksi, maininta uutiskirjeessä ja/tai hallinnollisissa kokouksissa pitäisi riittää konferenssin julkistamiseksi
Vaihe 2. Etsi alan johtajia osallistumaan
Tarvitset suuren pääesiintyjän tai pääpuhujan vakuuttaaksesi muut alan ihmiset.
Kun olet vahvistanut, että alan suuret nimet osallistuvat, voit sisällyttää nämä tiedot konferenssimateriaaliin, kuten osallistujakutsuihin
Vaihe 3. Luo konferenssisivusto
Nykyään digitaalisen läsnäolon onnistuminen konferenssissa on lähes pakollista. Etsi käytettävissä oleva URL -osoite, joka sisältää konferenssin nimen tai loogisen johdannaisen, jotta se on helppo löytää. Sisällytä kaikki tärkeät tiedot konferenssista verkkosivustolle ja muista luetella kaikkien konferenssiin liittyvien tulostusmateriaalien ja mainosten URL -osoite.
- Muista lisätä verkkosivustolle konferenssipaikan päivämäärä, kellonaika ja osoite sekä kaikkien näkyvien puhujien nimet. Voit myös sisällyttää tietoja kuljetuksesta, majoituksesta, alueen nähtävyyksistä ja halutessasi liittää konferenssiaikataulun, kun se on saatavilla.
- Voit myös päivittää verkkosivun rekisteröintilinkillä, kun olet valmis avaamaan rekisteröinnin.
Vaihe 4. Mainosta
Aloita aikaisin (jopa vuosi etukäteen), jotta esittelijät voivat alkaa lähettää ehdotuksia istuntoideoiksi. Konferenssisi koosta ja kohdeyleisöstä riippuen lähestymistapasi vaihtelee. Muista, mistä kohdeyleisösi jäsenet saavat tietoa tästä toimialasta tai ryhmästä. Näitä voivat olla:
- Sosiaalinen media, kuten sponsoroivan organisaation Facebook -sivu ja Twitter -syöte
- Listapalvelut ja sähköpostilistat
- Vaihda blogeja, lehtiä, uutiskirjeitä tai lehtiä
- Julisteet, esitteet tai muut ilmoitukset, jotka on lähetetty asianomaisille ryhmille, organisaatioille tai yrityksille
Vaihe 5. Pyydä ehdotuksia
Mainontamateriaaleihisi sinun tulee sisällyttää myös osallistujakutsu tai ehdotuspyyntö, jossa pyydetään yksilöitä tai ryhmiä lähettämään paperi-, paneeli- tai työpajaehdotuksia.
Toimialasta riippuen voit pyytää tietyn pituisen ehdotuksen. Akateemisessa maailmassa pienemmät konferenssit vaativat yleensä muutaman sadan sanan tiivistelmän; suuremmissa konferensseissa pyydetään kokonaisia käsikirjoituksia
Vaihe 6. Aloita rekisteröintien hyväksyminen
On hyvä, että osallistujilla on mahdollisuus ilmoittautua ennen konferenssia, jopa kuukausia etukäteen, jotta saat käsityksen siitä, kuinka monta ihmistä tulee paikalle.
- Määritä rekisteröintisivusto, joka on linkitetty konferenssin verkkosivustoon. On olemassa useita tapoja tehdä tämä käyttämällä olemassa olevia palveluita, jos sinulla ei ole teknisiä taitoja luoda omia. Voit esimerkiksi maksaa maksun RegOnline-palvelun käyttämisestä, yritys, joka isännöi tapahtumien online-rekisteröintejä, kokoaa ne ja lähettää ne sinulle käyttäjäystävällisellä tavalla.
- Voit myös sallia osallistujien soittaa tai faksata rekisteröinneissään, jos sinulla on tapa käsitellä luottokorttimaksu.
- Jos et halua tehdä online- tai puhelinmenetelmää, luo rekisteröintilomake ja lataa se verkkosivustollesi PDF -tiedostona, pyydä osallistujia tulostamaan se ja täyttämään se ja lähettämään se yhdessä sekin kanssa yrityksesi osoitteeseen.
- Kannusta varhaista ilmoittautumista tarjoamalla alennettu hinta niille, jotka ilmoittautuvat kuukausi tai enemmän etukäteen, hieman korkeampi maksu ilmoittautumisen odottamisesta konferenssia edeltävänä kuukautena ja hieman korkeampi maksu ovella rekisteröinnistä.
Video - Käyttämällä tätä palvelua joitakin tietoja voidaan jakaa YouTuben kanssa
Vinkkejä
- Kysy puhujilta etukäteen, tarvitsevatko he esityksiinsä lisälaitteita, kuten korokkeen, television, suuret näytöt tai tietokoneen.
- Selvitä, onko jollakin konferenssin osallistujalla erityisruokavaliovalintoja valikkoa laadittaessa.
- Ota huomioon konferenssin tarkoitus, kun asetat huoneen ja tarjoa joko auditoriotyyppisiä istuimia tai pöytiä muistiinpanoja varten.
- Kun vertaat tapahtumapaikkojen hintoja, kysy myös ruoan, veden, juomien jne. Hintaa. Nämä voivat olla erittäin kalliita.