Yhtiökokouksen järjestäminen (kuvien kera)

Sisällysluettelo:

Yhtiökokouksen järjestäminen (kuvien kera)
Yhtiökokouksen järjestäminen (kuvien kera)

Video: Yhtiökokouksen järjestäminen (kuvien kera)

Video: Yhtiökokouksen järjestäminen (kuvien kera)
Video: Yhdessä kohti ilmastotavoitteita! -webinaari 2024, Maaliskuu
Anonim

Varsinainen yhtiökokous pidetään kerran vuodessa järjestön sääntöjen tai sääntöjen mukaisesti. Tämän kokouksen aikana sinun on keskusteltava taloudesta, hallituksen vaaleista ja muista koko organisaatiota koskevista asioista.

Askeleet

Osa 1/3: Osa 1: Kokouksen suunnittelu

Järjestä varsinainen yhtiökokous Vaihe 1
Järjestä varsinainen yhtiökokous Vaihe 1

Vaihe 1. Tarkista organisaation säännöt

Ennen kuin teet mitään, tutustu organisaation sääntöihin ja sääntöihin, jotka koskevat yhtiökokousta. Vaikka useimmat organisaatiot noudattavat samaa yleistä rakennetta, jotkin yksityiskohdat voivat vaihdella.

  • Yksityiskohdat, joihin sinun on ehkä kiinnitettävä erityistä huomiota sisällyttääksesi kokouskutsuun, jäsenille annettavaan ilmoitukseen, uusien hallituksen jäsenten valintamenettelyyn ja sellaisiin tietoihin, jotka on tarkistettava jokaisessa yhtiökokouksessa.
  • Sinun tulisi myös tarkistaa, kuinka monta ihmistä on oltava läsnä, jotta kokous voidaan pitää virallisena, ja tapa, jolla uudet muutokset organisaation perustuslakiin tulee esittää ja äänestää.
Järjestä varsinainen yhtiökokous Vaihe 2
Järjestä varsinainen yhtiökokous Vaihe 2

Vaihe 2. Suunnittele kokous ajoissa

Aseta yhtiökokouksen päivämäärä ja aika mahdollisimman aikaisin. Ilmoita heti avainhenkilöille.

  • Muut kuin keskeiset jäsenet olisi ilmoitettava, kun yksityiskohdat on saatu valmiiksi.
  • Kun kaikille on ilmoitettu päivämäärä, sinun tulee lähettää säännöllisiä muistutuksia, jotta kukaan ei unohtaisi.
Järjestä varsinainen yhtiökokous Vaihe 3
Järjestä varsinainen yhtiökokous Vaihe 3

Vaihe 3. Varmista paikka

Jos sinulla ei ole omaa tapahtumapaikkaa, sinun on valittava paikka, joka voi pitää yhtiökokouksen ja turvata sen mahdollisimman pian.

  • Vaikka sinulla olisi omat tilat, varsinaisen yhtiökokouksen pitäminen erillisessä paikassa voi saada tilaisuuden näyttämään merkittävämmältä ja siten houkuttelemaan enemmän osallistujia.
  • Valitse paikka, johon mahtuu kaikki osapuolet. Varmista, että huone on tarpeeksi suuri, jotta kaikki voivat majoittua mukavasti. Jos sinulla on jäseniä tai muita osallistujia, jotka tarvitsevat erityismajoitusta (kuten leveät oviaukot ja luiskat pyörätuolilla liikkuville jäsenille), varmista, että paikka sopii näihin tarpeisiin ennen varaamista.
  • Kun olet valinnut oikean paikan, varaa se heti, kun päivämäärä ja kellonaika on asetettu.
Järjestä varsinainen yhtiökokous Vaihe 4
Järjestä varsinainen yhtiökokous Vaihe 4

Vaihe 4. Valmistele esityslista

Esityslista on lähinnä luettelo tai hahmotelma tiedoista, joita yhtiökokouksessa käsitellään.

  • Valmista tämä esityslista etukäteen. Sinun on ehkä lähetettävä se osallistujille kokousilmoituksella, mutta vaikka et, se on oltava valmiina jaettavaksi varsinaisessa kokouksessa.
  • Luettele keskustelun aiheet siinä järjestyksessä, johon aiot puuttua.
  • Yleensä kunkin aiheen nimen luetteleminen riittää esityslistalle. Sinun ei todennäköisesti tarvitse antaa mitään yksityiskohtia jokaisesta aiheesta.
  • Esimerkkiohjelma voisi näyttää tältä:

    • AIKATAULU
    • 1) Tervetuloa
    • 2) Pahoittelut poissaolosta
    • 3) Edelliset yhtiökokouksen pöytäkirjat
    • 4) Minuuteista johtuvat asiat
    • 5) Puheenjohtajan vuosikertomus
    • 6) Sihteerin vuosikertomus
    • 7) Rahastonhoitajan vuosikertomus
    • 8) Virkailijoiden valinta
    • 9) Yleiset asiat
    • 10) Seuraavan kokouksen päivämäärä
    • 11) Kokous päättyy
Järjestä varsinainen yhtiökokous Vaihe 5
Järjestä varsinainen yhtiökokous Vaihe 5

Vaihe 5. Käytä asiakirjojen ja raporttien valmisteluun tarvittava aika

Kaikkien yhtiökokoukseen tarvittavien lausuntojen, raporttien ja asiakirjojen valmistelu vie aikaa, joten aloita ajoissa.

  • Huolehdi kaikista asiakirjoista ja raporteista, joista olet vastuussa mahdollisimman varhaisessa vaiheessa.
  • Muistuta muita valiokunnan jäseniä valmistelemaan myös heidän vastuullaan olevat tiedot.
  • Asiakirjat, joita saatat joutua valmistelemaan, voivat sisältää kuukausittaisia taloudellisia raportteja ja muita tilinpäätöksiä, edellisen yhtiökokouksen pöytäkirjan, presidentin raportin, sihteerin raportin ja rahastonhoitajan kertomuksen.
Järjestä varsinainen yhtiökokous Vaihe 6
Järjestä varsinainen yhtiökokous Vaihe 6

Vaihe 6. Kommunikoi jäsenten kanssa johtotehtävistä

Jos hallituksen vaaleista keskustellaan yhtiökokouksessa, sinun on etsittävä jäsenet, jotka sopivat tarvittaviin tehtäviin ennen kokousta.

  • Keskustele silmiesi kanssa olevien jäsenten kanssa ja kysy, olisivatko he halukkaita ottamaan roolin.
  • Jos tarvitset lisäkoulutusta, anna näille jäsenille tarvittava koulutus.
Järjestä varsinainen yhtiökokous Vaihe 7
Järjestä varsinainen yhtiökokous Vaihe 7

Vaihe 7. Lähetä ilmoitus

Sinun on lähetettävä virallinen "kokouskutsu" kaikille jäsenille. Noudata organisaatiosi säännöissä annettuja määräyksiä, kun määrität milloin ja miten tämä tehdään.

  • Saatat joutua kutsumaan myös sponsoreita, elinikäisiä jäseniä ja alumnia sekä muita sidosryhmiä tai niihin liittyviä osapuolia.
  • Yleensä kokouskutsussa on oltava varsinaisen yhtiökokouksen päivämäärä, aika, kesto ja paikka. Sinun on ilmoitettava, että vaalit järjestetään tarvittaessa.
  • Voit sisällyttää kokouksen esityslistan tai mainita yhden tai kaksi keskeistä kohtaa. Tarkista organisaation perustuslaki oikean menettelyn määrittämiseksi.
Järjestä varsinainen yhtiökokous Vaihe 8
Järjestä varsinainen yhtiökokous Vaihe 8

Vaihe 8. Aseta tila ennen kokousta

Tule yhtiökokouksen päivänä useita tunteja aikaisemmin, jotta voit perustaa huoneen.

Muista, että jotkut osallistujat voivat saapua 30 minuuttia aikaisemmin. Yritä saada kaikki istuimet ja virvokkeet valmiiksi ennen kuin tämä tapahtuu

Osa 2/3: Osa 2: Keskustelua esityslistasta kokouksessa

Järjestä varsinainen yhtiökokous Vaihe 9
Järjestä varsinainen yhtiökokous Vaihe 9

Vaihe 1. Käytä minuutteja

Sihteeri on yleensä vastuussa kokouspöytäkirjojen laatimisesta, mutta jos näin ei ole organisaatiossasi, sinun on nimettävä joku, joka kirjaa yhtiökokouksen sisällön.

  • Pidä kirjaa kaikista yhtiökokouksessa tehdyistä päätöksistä, erityisesti vaaleista ja organisaation perustuslain muutoksista.
  • Voi myös olla viisasta tallentaa osallistujien nimet ja yhteystiedot. Voit tehdä tämän käskemällä osallistujia kirjautumaan sisään saapuessaan.
Järjestä varsinainen yhtiökokous Vaihe 10
Järjestä varsinainen yhtiökokous Vaihe 10

Vaihe 2. Tervetuloa osallistujat

Avaa yhtiökokous virallisella tervehdyksellä. Varmista tämän tervehdyksen aikana, että kokouksen esityslista ja vuosikertomukset jaetaan osallistujille.

  • Ilmoita kokous avoimeksi. Kerro samalla organisaation koko nimi ja nykyinen yhtiökokouksen numero (kahdeskymmenes toinen vuosikokous, kolmekymmentäyhdeksän vuosikokous jne.).
  • Tervetuloa kaikki jäsenet ja mainitse mahdolliset vierailijat.
Järjestä varsinainen yhtiökokous Vaihe 11
Järjestä varsinainen yhtiökokous Vaihe 11

Vaihe 3. Pyydä anteeksi

Jos joku virkamies tai merkittävä jäsen on poissa, voit halutessasi kertoa lyhyesti poissaolijoiden nimet tervetuloviestisi jälkeen.

  • Voit myös pyytää muita läsnä olevia jäseniä pyytämään anteeksi muiden poissa olevien osallistujien puolesta.
  • Tee virallinen pyyntö hyväksyä anteeksipyyntö.
Järjestä varsinainen yhtiökokous Vaihe 12
Järjestä varsinainen yhtiökokous Vaihe 12

Vaihe 4. Tarkista edellisen kokouksen pöytäkirja

Varmista, että kaikki ovat saaneet kopion viime vuoden yhtiökokouksen kokouksista. Tarkista nämä pöytäkirjat ja hyväksy pöytäkirjat virallisesti, kun kaikki asiat on käsitelty.

  • Jos muutoksia tai korjauksia on tehtävä, ne on tehtävä ennen pöytäkirjan hyväksymistä.
  • Kun pöytäkirja on hyväksytty, puheenjohtajan on allekirjoitettava pöytäkirja.
Järjestä varsinainen yhtiökokous Vaihe 13
Järjestä varsinainen yhtiökokous Vaihe 13

Vaihe 5. Esittele uudet asiat

Aiheet, jotka liittyvät edellisen yhtiökokouksen pöytäkirjaan, tulee käsitellä heti niiden hyväksymisen jälkeen.

Keskustele asioista tarpeen mukaan. Tämä on yleensä aika esittää huolenaiheita ja havaintoja, joten muodollisia esityksiä ei ehkä tarvita

Järjestä varsinainen yhtiökokous Vaihe 14
Järjestä varsinainen yhtiökokous Vaihe 14

Vaihe 6. Tarkista raportit

Sinun on keskusteltava presidentin tai puheenjohtajan raportista, sihteerin raportista ja rahastonhoitajan raportista.

  • Lue ja keskustele jokaisesta raportista yksi kerrallaan. Kun jokainen raportti on tarkistettu perusteellisesti, sinun on tehtävä virallinen esitys kyseisen raportin hyväksymiseksi.
  • Rahastonhoitajan kertomuksen aikana sinun on esitettävä osallistujille edellisen vuoden talous. Rahastonhoitaja voi yleensä suorittaa tehtävän, mutta jotkut organisaatiot voivat vaatia riippumattoman puolueen käyttöä.
Järjestä varsinainen yhtiökokous Vaihe 15
Järjestä varsinainen yhtiökokous Vaihe 15

Vaihe 7. Käy läpi kaikki vaalit

Jos uusia hallituksen jäseniä on valittava tämän vuoden yhtiökokouksessa, teidän on pidettävä nämä vaalit raporttien antamisen jälkeen mutta ennen kuin yleiset asiat on käsitelty.

  • Valmista tarvittavat materiaalit etukäteen.
  • Päätä äänestysjärjestelmästä ennen kokousta. Selitä järjestelmä selkeästi ennen äänestystä.
  • Puolueettoman puolueen pitäisi laskea äänet.
  • Pöytäkirjassa on ilmoitettava, kuka oli ehdolla, kuka ehdotti ehdokasta ja kuka lähetti sen. Siinä on myös lueteltava, kuinka monta ääntä kullakin ehdokkaalla oli ja kuka valittiin kussakin tehtävässä.
Järjestä varsinainen yhtiökokous Vaihe 16
Järjestä varsinainen yhtiökokous Vaihe 16

Vaihe 8. Keskustelkaa yleisistä asioista

Yleinen asia on yleensä viimeinen asia, joka on keskusteltu yhtiökokouksessa. Osallistujien on aika tuoda esiin kysymyksiä ja huolenaiheita, joita ei muuten käsitellä.

Koska tämä osa kokousta on hieman epävirallinen, et todennäköisesti ota mitään esityksiä tai ääniä tänä aikana

Järjestä varsinainen yhtiökokous Vaihe 17
Järjestä varsinainen yhtiökokous Vaihe 17

Vaihe 9. Aseta seuraavan kokouksen päivämäärä

Jos tiedät seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päivämäärän ja paikan, kerro se tämän kokouksen lopussa.

Ohita tämä vaihe, jos virallisia suunnitelmia ei ole vielä tehty

Järjestä varsinainen yhtiökokous Vaihe 18
Järjestä varsinainen yhtiökokous Vaihe 18

Vaihe 10. Sulje kokous

Kun kaikki on käsitelty, julista yhtiökokous päättyneeksi.

Osa 3/3: Kolmas osa: Kokouksen tekeminen nautittavaksi

Järjestä varsinainen yhtiökokous Vaihe 19
Järjestä varsinainen yhtiökokous Vaihe 19

Vaihe 1. Lähetä tervehdys ovelle

Nimeä jäsen tai kaksi seisomaan ovelle ja tervehtimään ihmisiä heidän saapuessaan.

Tervehdysten käyttö voi tehdä ilmapiiristä ystävällisemmän ja vieraanvaraisemman

Järjestä varsinainen yhtiökokous Vaihe 20
Järjestä varsinainen yhtiökokous Vaihe 20

Vaihe 2. Tarjoa virvokkeita

Yritä ainakin tarjota vettä osallistujille, varsinkin jos kokous on pitkä.

  • Erilaisten virvokkeiden tarjoaminen on parempi vaihtoehto. Harkitse sekä kylmien juomien (vesi, jäätee ja limonadi/booli) että kuumien juomien (kahvi ja kuuma tee) tarjoamista.
  • Kellonajasta riippuen voi olla myös tarkoituksenmukaista tarjota kevyitä välipaloja, kuten juustoa ja keksejä.
Järjestä varsinainen yhtiökokous Vaihe 21
Järjestä varsinainen yhtiökokous Vaihe 21

Vaihe 3. Kutsu vieraileva puhuja

Vierailevan puhujan tulisi puhua epävirallisesta asiasta, joka on erittäin tärkeä organisaation jäsenille.

Yleensä puhuja seuraa yleisten asioiden esittelyä, mutta tulee ennen varsinaisen kokouksen päättymistä. Halutessasi voit kuitenkin pyytää puhujaa esiintymään virallisen kokouksen päätyttyä

Järjestä varsinainen yhtiökokous Vaihe 22
Järjestä varsinainen yhtiökokous Vaihe 22

Vaihe 4. Tarjoa palkintoja

Ovipalkinto voi kannustaa osallistumaan. Arpajaiset voivat kannustaa sekä osallistumista että taloudellista tukea.

  • Harkitse 50/50 -arvontaa, jossa puolet voitosta menee voittajalle ja puolet järjestölle.
  • Lahjakorin arvonta on toinen vaihtoehto.
  • Harkitse osallistumisen asettamista palkintojen lunastusvaatimukseksi.
Järjestä varsinainen yhtiökokous Vaihe 23
Järjestä varsinainen yhtiökokous Vaihe 23

Vaihe 5. Seuraa tapaamista sosiaalisen seuran kanssa

Kannusta osallistumista pitämällä varsinaisen yhtiökokouksen virallinen liiketoimintaosa mahdollisimman lyhyenä. Seuraa sitä sosiaalisessa mediassa, jossa osallistujat voivat olla vuorovaikutuksessa ja nauttia.

  • Jos sinulla on budjetti, harkitse lounaan järjestämistä kokouksen päätyttyä. Voit leikata kustannuksia tekemällä lounaasta potluckin.
  • Organisaatioille, joilla on pienempi budjetti, epävirallinen cocktail -tunti voi olla realistisempi. Sen sijaan, että tarjoisit virvokkeita kokouksen aikana, odota myöhään ja tarjoile välipalaa erilaisten alkoholittomien juomien ja viinin kanssa.

Suositeltava: