Varsinainen yhtiökokous pidetään kerran vuodessa järjestön sääntöjen tai sääntöjen mukaisesti. Tämän kokouksen aikana sinun on keskusteltava taloudesta, hallituksen vaaleista ja muista koko organisaatiota koskevista asioista.
Askeleet
Osa 1/3: Osa 1: Kokouksen suunnittelu
Vaihe 1. Tarkista organisaation säännöt
Ennen kuin teet mitään, tutustu organisaation sääntöihin ja sääntöihin, jotka koskevat yhtiökokousta. Vaikka useimmat organisaatiot noudattavat samaa yleistä rakennetta, jotkin yksityiskohdat voivat vaihdella.
- Yksityiskohdat, joihin sinun on ehkä kiinnitettävä erityistä huomiota sisällyttääksesi kokouskutsuun, jäsenille annettavaan ilmoitukseen, uusien hallituksen jäsenten valintamenettelyyn ja sellaisiin tietoihin, jotka on tarkistettava jokaisessa yhtiökokouksessa.
- Sinun tulisi myös tarkistaa, kuinka monta ihmistä on oltava läsnä, jotta kokous voidaan pitää virallisena, ja tapa, jolla uudet muutokset organisaation perustuslakiin tulee esittää ja äänestää.
Vaihe 2. Suunnittele kokous ajoissa
Aseta yhtiökokouksen päivämäärä ja aika mahdollisimman aikaisin. Ilmoita heti avainhenkilöille.
- Muut kuin keskeiset jäsenet olisi ilmoitettava, kun yksityiskohdat on saatu valmiiksi.
- Kun kaikille on ilmoitettu päivämäärä, sinun tulee lähettää säännöllisiä muistutuksia, jotta kukaan ei unohtaisi.
Vaihe 3. Varmista paikka
Jos sinulla ei ole omaa tapahtumapaikkaa, sinun on valittava paikka, joka voi pitää yhtiökokouksen ja turvata sen mahdollisimman pian.
- Vaikka sinulla olisi omat tilat, varsinaisen yhtiökokouksen pitäminen erillisessä paikassa voi saada tilaisuuden näyttämään merkittävämmältä ja siten houkuttelemaan enemmän osallistujia.
- Valitse paikka, johon mahtuu kaikki osapuolet. Varmista, että huone on tarpeeksi suuri, jotta kaikki voivat majoittua mukavasti. Jos sinulla on jäseniä tai muita osallistujia, jotka tarvitsevat erityismajoitusta (kuten leveät oviaukot ja luiskat pyörätuolilla liikkuville jäsenille), varmista, että paikka sopii näihin tarpeisiin ennen varaamista.
- Kun olet valinnut oikean paikan, varaa se heti, kun päivämäärä ja kellonaika on asetettu.
Vaihe 4. Valmistele esityslista
Esityslista on lähinnä luettelo tai hahmotelma tiedoista, joita yhtiökokouksessa käsitellään.
- Valmista tämä esityslista etukäteen. Sinun on ehkä lähetettävä se osallistujille kokousilmoituksella, mutta vaikka et, se on oltava valmiina jaettavaksi varsinaisessa kokouksessa.
- Luettele keskustelun aiheet siinä järjestyksessä, johon aiot puuttua.
- Yleensä kunkin aiheen nimen luetteleminen riittää esityslistalle. Sinun ei todennäköisesti tarvitse antaa mitään yksityiskohtia jokaisesta aiheesta.
-
Esimerkkiohjelma voisi näyttää tältä:
- AIKATAULU
- 1) Tervetuloa
- 2) Pahoittelut poissaolosta
- 3) Edelliset yhtiökokouksen pöytäkirjat
- 4) Minuuteista johtuvat asiat
- 5) Puheenjohtajan vuosikertomus
- 6) Sihteerin vuosikertomus
- 7) Rahastonhoitajan vuosikertomus
- 8) Virkailijoiden valinta
- 9) Yleiset asiat
- 10) Seuraavan kokouksen päivämäärä
- 11) Kokous päättyy
Vaihe 5. Käytä asiakirjojen ja raporttien valmisteluun tarvittava aika
Kaikkien yhtiökokoukseen tarvittavien lausuntojen, raporttien ja asiakirjojen valmistelu vie aikaa, joten aloita ajoissa.
- Huolehdi kaikista asiakirjoista ja raporteista, joista olet vastuussa mahdollisimman varhaisessa vaiheessa.
- Muistuta muita valiokunnan jäseniä valmistelemaan myös heidän vastuullaan olevat tiedot.
- Asiakirjat, joita saatat joutua valmistelemaan, voivat sisältää kuukausittaisia taloudellisia raportteja ja muita tilinpäätöksiä, edellisen yhtiökokouksen pöytäkirjan, presidentin raportin, sihteerin raportin ja rahastonhoitajan kertomuksen.
Vaihe 6. Kommunikoi jäsenten kanssa johtotehtävistä
Jos hallituksen vaaleista keskustellaan yhtiökokouksessa, sinun on etsittävä jäsenet, jotka sopivat tarvittaviin tehtäviin ennen kokousta.
- Keskustele silmiesi kanssa olevien jäsenten kanssa ja kysy, olisivatko he halukkaita ottamaan roolin.
- Jos tarvitset lisäkoulutusta, anna näille jäsenille tarvittava koulutus.
Vaihe 7. Lähetä ilmoitus
Sinun on lähetettävä virallinen "kokouskutsu" kaikille jäsenille. Noudata organisaatiosi säännöissä annettuja määräyksiä, kun määrität milloin ja miten tämä tehdään.
- Saatat joutua kutsumaan myös sponsoreita, elinikäisiä jäseniä ja alumnia sekä muita sidosryhmiä tai niihin liittyviä osapuolia.
- Yleensä kokouskutsussa on oltava varsinaisen yhtiökokouksen päivämäärä, aika, kesto ja paikka. Sinun on ilmoitettava, että vaalit järjestetään tarvittaessa.
- Voit sisällyttää kokouksen esityslistan tai mainita yhden tai kaksi keskeistä kohtaa. Tarkista organisaation perustuslaki oikean menettelyn määrittämiseksi.
Vaihe 8. Aseta tila ennen kokousta
Tule yhtiökokouksen päivänä useita tunteja aikaisemmin, jotta voit perustaa huoneen.
Muista, että jotkut osallistujat voivat saapua 30 minuuttia aikaisemmin. Yritä saada kaikki istuimet ja virvokkeet valmiiksi ennen kuin tämä tapahtuu
Osa 2/3: Osa 2: Keskustelua esityslistasta kokouksessa
Vaihe 1. Käytä minuutteja
Sihteeri on yleensä vastuussa kokouspöytäkirjojen laatimisesta, mutta jos näin ei ole organisaatiossasi, sinun on nimettävä joku, joka kirjaa yhtiökokouksen sisällön.
- Pidä kirjaa kaikista yhtiökokouksessa tehdyistä päätöksistä, erityisesti vaaleista ja organisaation perustuslain muutoksista.
- Voi myös olla viisasta tallentaa osallistujien nimet ja yhteystiedot. Voit tehdä tämän käskemällä osallistujia kirjautumaan sisään saapuessaan.
Vaihe 2. Tervetuloa osallistujat
Avaa yhtiökokous virallisella tervehdyksellä. Varmista tämän tervehdyksen aikana, että kokouksen esityslista ja vuosikertomukset jaetaan osallistujille.
- Ilmoita kokous avoimeksi. Kerro samalla organisaation koko nimi ja nykyinen yhtiökokouksen numero (kahdeskymmenes toinen vuosikokous, kolmekymmentäyhdeksän vuosikokous jne.).
- Tervetuloa kaikki jäsenet ja mainitse mahdolliset vierailijat.
Vaihe 3. Pyydä anteeksi
Jos joku virkamies tai merkittävä jäsen on poissa, voit halutessasi kertoa lyhyesti poissaolijoiden nimet tervetuloviestisi jälkeen.
- Voit myös pyytää muita läsnä olevia jäseniä pyytämään anteeksi muiden poissa olevien osallistujien puolesta.
- Tee virallinen pyyntö hyväksyä anteeksipyyntö.
Vaihe 4. Tarkista edellisen kokouksen pöytäkirja
Varmista, että kaikki ovat saaneet kopion viime vuoden yhtiökokouksen kokouksista. Tarkista nämä pöytäkirjat ja hyväksy pöytäkirjat virallisesti, kun kaikki asiat on käsitelty.
- Jos muutoksia tai korjauksia on tehtävä, ne on tehtävä ennen pöytäkirjan hyväksymistä.
- Kun pöytäkirja on hyväksytty, puheenjohtajan on allekirjoitettava pöytäkirja.
Vaihe 5. Esittele uudet asiat
Aiheet, jotka liittyvät edellisen yhtiökokouksen pöytäkirjaan, tulee käsitellä heti niiden hyväksymisen jälkeen.
Keskustele asioista tarpeen mukaan. Tämä on yleensä aika esittää huolenaiheita ja havaintoja, joten muodollisia esityksiä ei ehkä tarvita
Vaihe 6. Tarkista raportit
Sinun on keskusteltava presidentin tai puheenjohtajan raportista, sihteerin raportista ja rahastonhoitajan raportista.
- Lue ja keskustele jokaisesta raportista yksi kerrallaan. Kun jokainen raportti on tarkistettu perusteellisesti, sinun on tehtävä virallinen esitys kyseisen raportin hyväksymiseksi.
- Rahastonhoitajan kertomuksen aikana sinun on esitettävä osallistujille edellisen vuoden talous. Rahastonhoitaja voi yleensä suorittaa tehtävän, mutta jotkut organisaatiot voivat vaatia riippumattoman puolueen käyttöä.
Vaihe 7. Käy läpi kaikki vaalit
Jos uusia hallituksen jäseniä on valittava tämän vuoden yhtiökokouksessa, teidän on pidettävä nämä vaalit raporttien antamisen jälkeen mutta ennen kuin yleiset asiat on käsitelty.
- Valmista tarvittavat materiaalit etukäteen.
- Päätä äänestysjärjestelmästä ennen kokousta. Selitä järjestelmä selkeästi ennen äänestystä.
- Puolueettoman puolueen pitäisi laskea äänet.
- Pöytäkirjassa on ilmoitettava, kuka oli ehdolla, kuka ehdotti ehdokasta ja kuka lähetti sen. Siinä on myös lueteltava, kuinka monta ääntä kullakin ehdokkaalla oli ja kuka valittiin kussakin tehtävässä.
Vaihe 8. Keskustelkaa yleisistä asioista
Yleinen asia on yleensä viimeinen asia, joka on keskusteltu yhtiökokouksessa. Osallistujien on aika tuoda esiin kysymyksiä ja huolenaiheita, joita ei muuten käsitellä.
Koska tämä osa kokousta on hieman epävirallinen, et todennäköisesti ota mitään esityksiä tai ääniä tänä aikana
Vaihe 9. Aseta seuraavan kokouksen päivämäärä
Jos tiedät seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päivämäärän ja paikan, kerro se tämän kokouksen lopussa.
Ohita tämä vaihe, jos virallisia suunnitelmia ei ole vielä tehty
Vaihe 10. Sulje kokous
Kun kaikki on käsitelty, julista yhtiökokous päättyneeksi.
Osa 3/3: Kolmas osa: Kokouksen tekeminen nautittavaksi
Vaihe 1. Lähetä tervehdys ovelle
Nimeä jäsen tai kaksi seisomaan ovelle ja tervehtimään ihmisiä heidän saapuessaan.
Tervehdysten käyttö voi tehdä ilmapiiristä ystävällisemmän ja vieraanvaraisemman
Vaihe 2. Tarjoa virvokkeita
Yritä ainakin tarjota vettä osallistujille, varsinkin jos kokous on pitkä.
- Erilaisten virvokkeiden tarjoaminen on parempi vaihtoehto. Harkitse sekä kylmien juomien (vesi, jäätee ja limonadi/booli) että kuumien juomien (kahvi ja kuuma tee) tarjoamista.
- Kellonajasta riippuen voi olla myös tarkoituksenmukaista tarjota kevyitä välipaloja, kuten juustoa ja keksejä.
Vaihe 3. Kutsu vieraileva puhuja
Vierailevan puhujan tulisi puhua epävirallisesta asiasta, joka on erittäin tärkeä organisaation jäsenille.
Yleensä puhuja seuraa yleisten asioiden esittelyä, mutta tulee ennen varsinaisen kokouksen päättymistä. Halutessasi voit kuitenkin pyytää puhujaa esiintymään virallisen kokouksen päätyttyä
Vaihe 4. Tarjoa palkintoja
Ovipalkinto voi kannustaa osallistumaan. Arpajaiset voivat kannustaa sekä osallistumista että taloudellista tukea.
- Harkitse 50/50 -arvontaa, jossa puolet voitosta menee voittajalle ja puolet järjestölle.
- Lahjakorin arvonta on toinen vaihtoehto.
- Harkitse osallistumisen asettamista palkintojen lunastusvaatimukseksi.
Vaihe 5. Seuraa tapaamista sosiaalisen seuran kanssa
Kannusta osallistumista pitämällä varsinaisen yhtiökokouksen virallinen liiketoimintaosa mahdollisimman lyhyenä. Seuraa sitä sosiaalisessa mediassa, jossa osallistujat voivat olla vuorovaikutuksessa ja nauttia.
- Jos sinulla on budjetti, harkitse lounaan järjestämistä kokouksen päätyttyä. Voit leikata kustannuksia tekemällä lounaasta potluckin.
- Organisaatioille, joilla on pienempi budjetti, epävirallinen cocktail -tunti voi olla realistisempi. Sen sijaan, että tarjoisit virvokkeita kokouksen aikana, odota myöhään ja tarjoile välipalaa erilaisten alkoholittomien juomien ja viinin kanssa.