Yrityskirjeen kirjoittaminen asiakkaille (mallikirjeillä)

Sisällysluettelo:

Yrityskirjeen kirjoittaminen asiakkaille (mallikirjeillä)
Yrityskirjeen kirjoittaminen asiakkaille (mallikirjeillä)

Video: Yrityskirjeen kirjoittaminen asiakkaille (mallikirjeillä)

Video: Yrityskirjeen kirjoittaminen asiakkaille (mallikirjeillä)
Video: 1.PIETARIN KIRJE (KÄÄNNÖS 33/38) 2024, Maaliskuu
Anonim

Kun omistat yrityksen, sinun on todennäköisesti kirjoitettava kirjeitä asiakkaillesi. Voit kirjoittaa kirjoittamalla heille uusista tapahtumista tai erikoistarjouksista tai vastaamalla asiakasvalitukseen yrityksesi puolesta. Riippumatta kirjeen syystä, sinun on aina säilytettävä ammattimainen sävy.

Askeleet

Esimerkkejä liikekirjeistä

Image
Image

Esimerkkikirje uuden yrityksen ilmoittamisesta

Image
Image

Esimerkki yrityskirjeestä

Image
Image

Esimerkki yrityksen anteeksipyynnöstä

Osa 1/2: Liikekirjeen muotoilu

Kirjoita liikekirje asiakkaille Vaihe 1
Kirjoita liikekirje asiakkaille Vaihe 1

Vaihe 1. Käytä ammattimaista kirjelomaketta

Liikekirje edustaa yritystäsi. Joten sen pitäisi näyttää erottuvalta ja laadukkaalta. Siinä pitäisi olla myös yrityksesi logo tai brändi.

Voit luoda kirjelomakkeen käyttämällä esisuunniteltuja värillisiä kirjelomakemalleja Microsoft Wordissa. Muista käyttää olemassa olevaa logoa tai tuotemerkkiä kirjelomakkeessa

Kirjoita liikekirje asiakkaille Vaihe 2
Kirjoita liikekirje asiakkaille Vaihe 2

Vaihe 2. Avaa tekstinkäsittelyohjelma

Sinun tulee aina kirjoittaa liikekirje tietokoneeseen.

  • Luo uusi asiakirja ja määritä asiakirjalle 1 tuuman marginaalit.
  • Käytä serif -kirjasinta, kuten Times New Roman, Georgia tai Ariel. Muista käyttää kirjasinkokoa, joka on enintään 12 pistettä, mutta vähintään 10 pistettä. Kirjeen ei pitäisi olla vaikea lukea fonttivalinnan tai kirjasinkokon vuoksi.
  • Varmista, että asiakirja on asetettu yksiväliin.
Kirjoita liikekirje asiakkaille Vaihe 3
Kirjoita liikekirje asiakkaille Vaihe 3

Vaihe 3. Määritä estolomake

Lohkolomake on yleisin liikekirjeiden muoto. Se on myös helpoin asentaa ja seurata. Jokainen otsikko on jätettävä tasattavaksi ja jokaisen otsikon väliin on jätettävä yksi välilyönti. Asiakirjan ylhäältä alareunasta alkaen yrityksesi kirjeessä tulee olla seuraavat otsikot:

  • Tänään tai kirjeen lähettämispäivä. Päivämäärä on tärkeä, koska sitä voidaan käyttää tietueisiin ja vastaanottajan tietueisiin. Lisäksi sillä voi olla laillista käyttöä. Joten varmista, että se on tarkka.
  • Lähettäjän osoite. Tämä on osoitteesi, joka on muotoiltu tavalliseen osoitetyyliin. Jos osoitteesi näkyy jo kirjepaperissa, voit ohittaa tämän otsikon.
  • Sisäinen osoite. Tämä on sen henkilön nimi ja osoite, jolle kirjoitat. Herran/rouvan käyttö on vapaaehtoista. Joten jos esimerkiksi kirjoitit Nina Brownille, voit jättää rouvan/neiti pois hänen nimestään, jos et ole varma, mikä hänen siviilisääty on.
  • Tervehdys. Tämä voi olla "Hyvä rouva Brown" tai "Hyvä Nina Brown". Jos et ole varma, kuka lukee kirjeen, käytä "Arvoisa herra tai rouva". Voit myös käyttää”Kenelle se voi koskea” -palvelua, mutta vain viimeisenä keinona, jos sinulla ei ole aavistustakaan, kuka yleisösi on.
  • Kirjeen runko. Keskitymme tähän enemmän artikkelin seuraavassa osassa.
  • Kirjeen sulkeminen allekirjoituksella. Tämä voi olla "Ystävällisin terveisin" tai "Ystävällisin terveisin".

Osa 2/2: Liikekirjeen kirjoittaminen

Kirjoita liikekirje asiakkaille Vaihe 4
Kirjoita liikekirje asiakkaille Vaihe 4

Vaihe 1. Tunnista yleisösi

Kirjeen sävyn tulee aina olla ammattimainen yleisöstä riippumatta. Mutta todennäköisesti muokkaat kieltäsi tai sanavalintasi sen perusteella, kenelle kirjoitat. Jos kirjoitat toisen yrityksen henkilöstöosastolle, sinun on ehkä käytettävä enemmän muodollista kieltä. Mutta jos kirjoitat tietylle asiakkaalle, voit käyttää epämuodollisempia tai satunnaisia kieliä.

  • Yleisön tunnistaminen tarkoittaa myös sitä, että vältät yleisön hämmentämisen. Vältä terminologian käyttöä, jota lukijasi ei ymmärrä. Asiakas ei todennäköisesti tiedä esimerkiksi yrityksesi avaruusohjelman lyhenteitä, joten vältä niiden käyttöä kirjeessä.
  • Hyvän liikekirjeen kirjoittamisen sääntö yksi on olla selkeä, ytimekäs ja kohtelias.
Kirjoita liikekirje asiakkaille Vaihe 5
Kirjoita liikekirje asiakkaille Vaihe 5

Vaihe 2. Ilmoita kirjaimen tarkoitus ensimmäisellä rivillä

Harkitse kirjeen tarkoitusta. Haluatko kertoa asiakkaillesi uudesta sijainnistasi uudessa kaupungin osassa? Onko se muistuttaa asiakasta maksamattomasta laskusta tai erääntyneestä saldosta? Tai vastata asiakkaan valitukseen? Luo tätä tarkoitusta varten ensimmäinen rivi, jonka avulla lukija tietää heti, mistä kirjeessä on kyse. Älä ole epäselvä kirjeen tarkoituksesta. Mene asiaan.

  • Aloita käyttämällä "I", jos ilmaiset mielipiteesi yrityksen omistajana. Käytä "me", jos kirjoitat yrityksen tai organisaation puolesta.
  • Keskity suoraan lausuntoon, kuten: "Kirjoitamme ilmoittaaksemme sinulle" tai "Kirjoitamme pyynnöstä". Voit myös käyttää "I" -lausetta, jos kirjoitat yrityksen omistajana. Kuten: "Otan sinuun yhteyttä koska" tai "Kuulin äskettäin… ja haluaisin tietää lisää…"
  • Esimerkiksi sinä (yrityksen omistaja) kirjoitat Nina Brownille viime kuun maksamattomasta laskusta. Aloita kirje seuraavasti: "Otan sinuun yhteyttä, koska tililläsi on erääntynyt saldo maaliskuusta 2015 lähtien."
  • Tai olet yrityksen työntekijä ja kirjoitat vastauksena asiakkaan valitukseen yrityksen avaruusohjelmasta. Aloita kirje: "Saimme valituksen Mars -avaruusohjelmastamme."
  • Voit kirjoittaa kirjoittamalla ilmoittaaksesi lukijalle, että he voittivat kilpailun tai saivat paikan jatko -ohjelmassa. Aloita lauseella: "Minulla on ilo ilmoittaa sinulle …" Tai "Olemme iloisia voidessamme ilmoittaa sinulle …".
  • Jos välität huonoja uutisia, aloita lauseella:”Valitettavasti ilmoitamme sinulle…”. Tai: "Huolellisen harkinnan jälkeen olen päättänyt olla tekemättä …".
Kirjoita liikekirje asiakkaille Vaihe 6
Kirjoita liikekirje asiakkaille Vaihe 6

Vaihe 3. Käytä aktiivista ääntä passiivisen sijaan

Käytämme passiivista ääntä koko ajan yhteisessä puheessa. Mutta passiivinen ääni voi saada kirjoituksesi näyttämään tylsältä tai hämmentävältä. Aktiivinen ääni on paljon tehokkaampi liikekirjeessä, koska se luo vakuuttavamman sävyn.

  • Esimerkki passiivisesta äänestä voisi olla: "Mitä erityisiä valituksia voin tehdä puolestasi?" Lauseen aihe, asiakas ("sinä") näkyy lauseen lopussa eikä lauseen alussa.
  • Esimerkki aktiivisesta äänestä voi olla seuraava:”Mitä voin tehdä valituksesi käsittelemiseksi?” Tämä lauseen versio aktiivisella äänellä on paljon selkeämpi ja helpompi ymmärtää lukijalle.
  • Passiivisen äänen käyttö voi olla hyvä tapa viedä viestisi eteenpäin kiinnittämättä huomiota virheeseen tai epämiellyttävään kohtaan. Mutta käytä sitä vain tässä tapauksessa. Yleensä aktiivinen ääni on paljon tehokkaampi liikekirjeissä.
Kirjoita liikekirje asiakkaille Vaihe 7
Kirjoita liikekirje asiakkaille Vaihe 7

Vaihe 4. Jos mahdollista, viittaa edelliseen tapahtumaan tai aiempaan viestintään lukijan kanssa

Ehkä otit yhteyttä Nina Browniin aiemmin viime kuussa varoittaen maksamattomasta laskusta. Tai ehkä asiakas ilmaisi turhautumisensa avaruusohjelmaan viime kuussa konferenssissa. Jos olet jo ollut yhteydessä lukijaan, myönnä tämä. Se muistuttaa lukijaa aiemmasta yhteydestäsi ja saa liikekirjeen tuntumaan välittömämmältä ja tärkeämmältä.

Käytä ilmausta: "Edellisen kirjeeni maksamattomasta laskustasi…" tai "Kiitos maksusta maaliskuussa." Tai "Oli erittäin hyödyllistä kuulla avaruusohjelmaongelmista toukokuussa pidetyssä konferenssissa."

Kirjoita liikekirje asiakkaille Vaihe 8
Kirjoita liikekirje asiakkaille Vaihe 8

Vaihe 5. Pyydä tai tarjoa apua

Luo positiivinen sävy lukijan kanssa esittämällä kohtelias pyyntö tai tarjoamalla apua työsuhteen muodossa.

  • Oletetaan, että olet yrityksen omistaja, joka yrittää saada asiakkaan maksamaan laskun. Käytä ilmausta: "Arvostaisin välitöntä huomiota maksamattomasta laskustasi."
  • Sano, että kirjoitat yrityksesi puolesta. Käytä ilmausta: "Haluaisimme järjestää kasvokkain tapaamisen sinun ja henkilöstöpäällikkömme kanssa."
  • Sinun tulisi myös tarjota vastaus lukijan mahdollisiin kysymyksiin tai huolenaiheisiin. Käytä ilmausta: "Vastaan mielelläni kaikkiin laskuasi koskeviin kysymyksiin tai huolenaiheisiin." Tai "Haluatko, että annamme sinulle lisätietoja ohjelmasta?"
Kirjoita liikekirje asiakkaille Vaihe 9
Kirjoita liikekirje asiakkaille Vaihe 9

Vaihe 6. Kääri kirje

Sisällytä toimintakehotus sinulta tai lukijalta. Tämä voi olla maksuvaatimus tiettyyn päivämäärään mennessä tai huomautus muodollisen kokouksen järjestämisestä lukijan kanssa.

  • Lisää lause siitä, että puhut kirjeen vastaanottajalle tulevaisuudessa. "Odotan sinua ensi viikon budjettikokouksessa." Tai "Odotan innolla, että voimme keskustella tästä kanssasi lisää vierailullasi pääkonttorissamme."
  • Huomaa kaikki asiakirjat, jotka sinulla on, mukaan lukien kirjeesi. Lisää lause, kuten "Löydät oheisen maksamattoman laskusi" tai "Löydät oheisen kopion avaruusohjelmastamme".
  • Päätä kirje loppulauseella. Käytä "vilpittömästi" tai "vilpittömästi sinun" asiakkaillesi tai asiakkaillesi.
  • Käytä "Sinun uskollisesti" virallisissa kirjeissä henkilöille, joita et tunne ollenkaan.
  • Käytä "Terveisin" tai "Paras" vain, jos kirjoitat tuntemallesi henkilölle tai sinulla on työsuhde.
Kirjoita liikekirje asiakkaille Vaihe 10
Kirjoita liikekirje asiakkaille Vaihe 10

Vaihe 7. Oikaise kirje

Kaikki huolellinen muotoilu ja kirjoittaminen ovat turhia, jos kirje on täynnä kirjoitusvirheitä!

  • Etsi passiivisen äänen esiintymiä ja yritä säätää lause aktiiviseen ääneen.
  • Huomaa lauseet, jotka ovat pitkiä tai eivät ole selkeitä ja suoria. Liikekirjeessä vähemmän on yleensä enemmän, joten lyhennä lauseesi pituutta, jos mahdollista.

Suositeltava: