Kun työskentelet liiketoiminnassa, sinun on usein kirjoitettava sähköposti tuntemattomalle henkilölle. Vaikka se on hieman hankalaa, se on osa työelämää. On olemassa tiettyjä etikettisääntöjä, joita sinun on noudatettava, kun lähetät ammattimaisen sähköpostiviestin muukalaiselle.
Askeleet
Osa 1/3: Sähköpostin aloittaminen
Vaihe 1. Tee tutkimus
Ennen kuin kirjoitat sähköpostia muukalaiselle, sinun on tiedettävä erilaisia tietoja. Ennen kuin aloitat kirjoittamisen, tutustu nopeasti sen yrityksen verkkosivustoon, jossa vastaanottaja työskentelee.
- Jos et tiedä vastaanottajan sähköpostiosoitetta, se löytyy skannaamalla yrityksen verkkosivusto. Jos sähköpostiosoitetta ei ole luettelossa, ole varovainen ottamalla yhteyttä henkilöön sähköpostitse. Haluat ehkä valita fyysisen kirjeen.
- Jos aiot esittää kysymyksiä sähköpostissa, tarkista, vastaako verkkosivusto näihin kysymyksiin. Et halua antaa vaikutelmaa, että olet laiska etkä käyttänyt aikaa verkkosivuston perusteelliseen lukemiseen.
- Varmista, että otat yhteyttä oikeaan henkilöön. Monet ihmiset aloittavat sähköpostiviestit sanoilla: "En ole varma, oletko oikea henkilö kysymään, mutta…" Tätä pidetään epäammattimaisena ja epäkunnioittavana vastaanottajan aikaa. Jos et tiedä, keneen ottaa yhteyttä, odota sähköpostiviestiä, kunnes saat selville nämä tiedot.
Vaihe 2. Kirjoita kuvaava aiherivi
Aiherivilläsi on oltava tarkat syyt sähköpostin lähettämiseen. Usein vieraiden sähköpostit jätetään huomiotta tai jätetään huomiotta. Kiinteä aiherivi vähentää mahdollisuutta, että sähköpostisi välitetään.
- Kerro muutamalla sanalla, mitä sähköposti koskee. Käytä mahdollisimman paljon yksityiskohtia sisällyttääksesi 4 tai 5 sanaan. Esimerkiksi "Kokous klo 10.00 uusista tietokoneista" on parempi kuin "Kokous tänä aamuna".
- Epämääräiset aiherivit, kuten "Hei" ja "Hei", luetaan joskus vahingossa roskapostiksi ja ohjataan vastaanottajan roskapostikansioon.
- Käytä ammattisähköpostia, koska sähköpostisi näkyy aiheen vieressä. Käytä sähköpostia, joka käyttää koko nimesi sen sijaan, että käytät persoonaa tai epämääräistä ilmausta.
- Älä koskaan käytä sähköpostin aiherivillä kaikkia isoja kirjaimia, vaikka sähköposti olisi kiireellinen. Tämä tulee huutoksi, joka voidaan tulkita vihamielisyydeksi.
Vaihe 3. Päätä, miten voit ottaa vastaan vastaanottajan
Tämä voi olla hankalaa, jos lähetät sähköpostia muukalaiselle, koska et ehkä tiedä hänen ensisijaista nimeään. On kuitenkin muutamia etikettiohjeita, jotka voivat auttaa sinua välttämään virheitä.
- Jos et tiedä henkilön nimeä, vältä liian muodollisia lauseita, kuten "Kenelle se voi koskea" tai "Rakas herra/neiti". Älä myöskään ole liian rento. "Hei" on liian epäammattimainen yrityssähköpostille. Saatat olla parempi aloittaa sähköpostiviesti yksinkertaisella "Hei".
- Jos tiedät henkilön nimen, muista kirjoittaa se oikein. Tarkista oikeinkirjoitus muutaman kerran, koska se on helppo liukua ylös, jos et ole koskaan lähettänyt sähköpostia henkilölle aiemmin.
- Käytä "Mr." ja "rouva" jota seuraa vain henkilön sukunimi. Jos esimerkiksi lähetät sähköpostia Jane Hartille, aloita sähköpostisi sanalla "Hyvä rouva Hart" eikä "Hyvä rouva Jane Hart".
- Älä koskaan oleta oletuksia naisen siviilisäädystä. Jos tiedät hänen siviilisäätönsä, on silti parasta välttää kiinnittämästä siihen huomiota sähköpostissa, koska sillä ei ole merkitystä liike -elämälle. Pidä kiinni "Ms" ja älä koskaan käytä "Miss" tai "Mrs." ellei vastaanottaja käytä näitä tervehdyksiä itse.
- Jos jollakin on tohtori, on asianmukaista käyttää "tohtoria" puhuttaessa.
Vaihe 4. Tunnista itsesi ja edustamasi yritys
Muista, että kun lähetät yrityssähköpostia, edustat työpaikkaa. Ensimmäisessä lauseessa tunnista itsesi ja yrityksesi. Esimerkiksi sähköposti voisi alkaa: "Hyvä rouva Hart, nimeni on John Dawson ja työskentelen markkinoinnissa Wilson Technologiesilla."
Osa 2/3: Sähköpostin kirjoittaminen
Vaihe 1. Pidä se lyhyenä ja asiallisena
Menemällä asian ytimeen ja tunnistamalla selkeästi tarkoituksesi esität ammattimaisen kuvan, jonka lukija ottaa vakavasti. Tämä lisää myös todennäköisyyttä, että sähköpostisi luetaan ja siihen vastataan nopeasti, kun ihmiset lykkäävät liian sanallisten vastausten käsittelyä.
- Kun olet tunnistanut itsesi ja yrityksesi, seuraavassa virkkeessäsi pitäisi selittää sähköpostin tarkoitus. On parasta kertoa tapauksesi kahden lauseen sisällä.
- Olla positiivinen. Vaikka kirjoittaisitkin valitukseen tai huolenaiheeseen, ole kohtelias ja kunnioittava koko sähköpostin ajan. Älä ole huono suu pomot, muut yritykset tai työntekijät, koska tämä heijastaa sinua huonosti.
- Saatekirjeissä on tavallista sisällyttää joitakin perustietoja itsestäsi, jos lähetät sähköpostia yrityksen puolesta, jätä nämä tiedot pois. Kerro vain nimesi ja asemasi yrityksessä ennen kuin siirryt sähköpostin tarkoitukseen.
Vaihe 2. Käytä yksinkertaista, suoraa proosaa
Yrityksen sähköpostin pitäisi olla mahdollisimman helppo lukea. Tämä tarkoittaa selkeän ja helposti ymmärrettävän kielen käyttöä.
- Valitse aktiivinen ääni passiivisen äänen sijaan. Älä esimerkiksi sano: "Pomoni James Peterson lähetti sinulle muistion." Sen sijaan sano: "Pomoni James Peterson lähetti sinulle muistion."
- Vältä ammattikieltä ja teknisiä termejä, vaikka tällaisia termejä käytettäisiin yrityksessäsi runsaasti. Valitse yksinkertaisia englantilaisia ja yleisiä lauseita.
- Käytä lyhyitä lauseita. Poista liitännäiset mahdollisuuksien mukaan ja katkaise pitkät lauseet. Esimerkiksi: "Emme kuulleet sinulta muistion suhteen ja halusimme jatkaa varmistaaksesi, että ymmärsit tiedot." Tämä olisi parempi sanoa seuraavasti: "Emme kuulleet sinulta muistion osalta. Halusimme seurata varmistaaksemme, että ymmärsit tiedot."
- Käytä oikeaa kielioppia, oikeinkirjoitusta ja välimerkkejä. Tarkista oikeinkirjoitus ja tarkista kaikki sähköpostit ennen lähetyspainikkeen painamista.
Vaihe 3. Tiedä mitä välttää lähettämistä
On olemassa tiettyjä etikettisääntöjä, jotka koskevat sähköpostin lähettämistä. Yritä välttää lähettämistä ennen kuin otat yhteyttä johonkin.
- Liitteet ovat kunnossa, jos lähetät sähköpostitse tietoja, joita on erityisesti pyydetty, mutta älä lähetä liitteitä vieraille ilman kehotusta.
- Vältä liian suuria liitteitä ja tiedostoja. Jos tällaisten tietojen lähettäminen on välttämätöntä, lähetä sähköpostiviesti etukäteen ja ilmoita vastaanottajalle.
- Älä käytä liian pitkää allekirjoitusta. Ihannetapauksessa allekirjoituksesi tulisi sisältää vain nimesi, postiosoitteesi, sähköpostiosoitteesi ja puhelinnumerosi. Jos haluat, on myös tarkoituksenmukaista lisätä työnimikkeesi.
- Älä sisällytä grafiikkaa tai taustoja. Niillä on taipumus tukkia sähköpostin muisti ja tulla epäammattimaiseksi yritysympäristössä.
Osa 3/3: Sähköpostin viimeistely
Vaihe 1. Anna vastaanottajalle ohjeet vastaamisesta
Anna sähköpostin lopussa ohjeet siitä, miten vastaanottaja voi seurata.
- Määrittele kohteliaasti aika, jonka kuluessa haluat kuulla takaisin. Esimerkiksi: "Jos voisit palata minuun huomenna päivän loppuun mennessä, olisin todella kiitollinen."
- Liitä tarvittaessa kaikki yhteystiedot. Voit yksinkertaisesti sanoa: "Tämä on paras sähköpostiosoite, johon minut tavoittaa", tai pyytää soittamaan ja sisällyttämään numerosi.
- Kerro tarkasti, mitä haluat vastaanottajalta. Älä yksinkertaisesti sano: "Toivottavasti kuulen sinusta pian." Sano sen sijaan: "Toivottavasti kuulen sinusta pian, jotta voimme keskustella uuteen tietokonejärjestelmään siirtymisen logistiikasta."
Vaihe 2. Käytä asianmukaista lähetystä
Ennen nimeäsi tulee jonkinlainen hyvästit. Valitse yrityksellesi sopiva lähetys sähköpostillesi.
- Älä käytä vain yhdysviivaa ja lisää sitten nimesi. Tämä tuntuu liian epäviralliselta, samoin kuin allekirjoitukset, kuten "Nähdään ympärillä" ja "Ota rauhallisesti". Hymiöitä, kuten hymiöitä, kannattaa välttää.
- Yrityssähköpostissa esimerkiksi "Paras" tai "Kaikkea hyvää" on sopiva, koska se on ystävällinen uhraamatta ammattitaitoa. "Ystävällisin terveisin" on toinen hyvä vaihtoehto, mutta saattaa tulla tukkeutuneeksi.
- "Kiitos" ja "kiitos" ovat myös tarkoituksenmukaisia, mutta niitä tulisi välttää, jos et pyydä vastaanottajaa suorittamaan tiettyä tehtävää tai velvollisuutta.
Vaihe 3. Seuraa
Elinkeinoelämä on kiireinen. Jos et kuule vastaanottajalta sopivassa ajassa, on asianmukaista lähettää jatkosähköposti.
- Jos joku ei vastaa, se ei todennäköisesti ollut tahallinen. Sähköpostit varmuuskopioidaan ja usein, vaikka noudatat oikeaa protokollaa, asiat päätyvät vahingossa roskapostisuodattimeen.
- Seuraavan sähköpostin pitäisi olla suora vastaus jo lähettämääsi sähköpostiin. Ole kohtelias ja aloita vaikkapa "Tiedän, että olet todennäköisesti hyvin kiireinen, mutta halusin vain varmistaa, että saat sähköpostini." Muotoile sitten lyhyesti alkuperäisen viestin aihe.
Ohjeita sähköpostin kirjoittamiseen
Sähköpostin osoittaminen tuntemattomalle henkilölle
Tuki wikiHow ja avaa kaikki näytteet.
Asialliset terveiset yrityksille
Tuki wikiHow ja avaa kaikki näytteet.
Lisätty sähköpostiviesti professorille, jota et tunne
Tuki wikiHow ja avaa kaikki näytteet.